淺談檔案信息化建設趨勢和應對方法

徐龍璽

（山東省鄄城縣衛生健康局，山東 菏澤 274600）

1 檔案管理工作現狀分析

1.1 檔案管理信息化標準問題

由于新學科的不斷涌現使得檔案門類劃分、人員職能調整難以做到規范化，由此引發的檔案文獻著錄、標準難度大，同時在整理鑒定、提供利用、保護措施等諸多技術問題方面遇到許多不曾遇到的新問題。例如，檔案采用信息化手段管理后，對于部分保密資料如何在不失密的前提下，進行保管、利用，需要制定一系列的檔案業務規范和標準，這是實現檔案管理信息化的基本保證。

1.2 檔案數據質量問題

采用計算機檢索檔案信息，必須有高質量的數據支撐，光有先進的設備和系統，無法避免在檢索過程中發生漏檢和誤檢錯誤。原來紙質檔案記錄過于簡單,后期數據錄入時沒法進行完善,導致主題分析及標引不準確，標引中常發生漏標或錯標現象；同時檔案標引語言不規范，以致數據標引中發生用詞混亂，影響檢索效率，也致使系統在使用中常有數據漏檢情況發生。

1.3 檔案工作人員業務素質問題

檔案管理采用現代化設備管理，檔案工作人員業務素質的提高迫在眉睫。它包括檔案工作人員的理論水平和實際工作能力,以計算機為代表的現代化設備綜合應用能力等。例如，在信息技術融入檔案管理當中以后，就需要懂得計算機知識的工作人員，要對計算機檔案管理比較熟悉，如果工作人員不具備計算機技術，那檔案的管理信息化就沒辦法順利地進行。

2 實現檔案信息化的應對方法

2.1 創新檔案服務手段

1）建立檔案館網頁，開展網上利用服務。要建立檔案網站、網頁，以實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法治化。積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。

2）建立數字化檔案館。由電數字化檔案館管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享，并采取措施保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。

3）確保電子文件的自動上傳收集。要改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館(室)的服務器上歸檔。這樣做就可將電子文件自動上傳到檔案服務器歸檔。但是電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

4）開展檔案管理的在線服務。要依托信息技術支持，變被動為主動，利用網絡技術實現虛擬網絡下的檔案服務。可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流、咨詢和服務。

2.2 拓展服務領域

1）明確信息服務的多元化主體。要由主要為企事業單位內的對象服務轉化為機關、團體、企業事業單位以及其他組織社會全方位服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切，人們在從事科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書檢索資料的綜合需求所代替。

2）推動數字資源共享,實現信息資源跨區域建設。信息化時代的檔案工作，必須與圖書、情報等部門進一步加強聯合，共同建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，實現資源共享，使利用用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報，以更好地滿足社會多方面的需要。推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。

3）與時俱進，深層次開發檔案信息。通過服務對象反饋,對反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，提高信息資源開發刊用的科學性、合理性、系統性。

3 實現檔案信息化的隊伍建設

對于目前檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、使用程度低的事實，要提高檔案工作者的素質。

3.1 更新檔案工作者的工作理念

要對工作人員進行培訓。開展檔案資源信息化的過程中，基層崗位人員發揮著重要作用，也能最直觀的反映出開發利用是否有效。針對傳統管理理念中存在的弊端，可以通過技術手段來解決，如果完全否認重新規劃，會浪費大量的工作時間。有針對性地進行局部優化處理，既能夠減少工作開展所用時間，在落實程度上也會有明顯提升，不會造成基層檔案人員與管理層之間的矛盾問題。

3.2 引進掌握計算機技術的新人才

新進人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化老的檔案管理人員的落后思想，時間長了會逐漸實現老中青搭配的合理人才結構。同時，必須加強對在職檔案工作人員的觀念和技能培訓，使他們盡快熟悉現代化技術、技能的運用，壯大適應信息時代要求的檔案管理隊伍。

檔案工作信息化趨勢將加速檔案管理現代化進程，實現對不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發和利用。隨著現代計算機技術日新月異的發展，檔案工作信息化能為經濟社會發展提供越來越重要的服務。