補齊社保檔案數字化管理短板提高檔案服務利用效能

葉青勝

（瀏陽市人社局社會保險服務中心，湖南 瀏陽 410300）

1 當前社會保險業務檔案管理的普遍現狀

社會保險業務檔案其實是一種社會保險業務經辦部門在業務經辦程中形成的一種專門檔案，2009年7月國家人力資源社會保障部還專門頒布了《社保險業務管理檔案規定（試行）》，用來規范社會保險業務檔案的管理，但隨著經濟社會的發展與社會保障部門自身的機構變革，該《規定》對社會保險的業務檔案管理有一定的指導作用，但在細則方面還不夠完善，有點跟不上當前社保業務形式的需要，再加上其他綜合因素的影響，就造成了當前的社會保險業務檔案管理中不可避免的出現一些共性的問題。

1.1 檔案管理部門多頭化

人力資社會保障部門的社會保險業務經辦機構的設置分為養老、工傷、失業、醫療、生育幾個社會保險業務經辦部門，2019年機構改革之后醫療和生育的經辦機構已經歸屬于各地醫療保障部門，而助各地的社會保險機構的設置也不盡相同，如有的地區是就業和失業管理是一個部門，有的是單獨設置有失業管理機構，這就造成每個不同險種的社會保險業務經辦機構都會形成各自的業務檔案，各自保管、各自為政，在檔案的形成過程中整理成檔標準不一致、管理標準不一致，跨部門利用檔案難等問題。

1.2 檔案形成類別多樣化

各險種在社會保險業務經辦過程中，在不同的階段會形成不同的業務檔案，如參保單位在辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關審核材料以及參保人員辦理社會保險關系變動、基本信息變更等登記手續時填報的登記表單及相關審核材料，參保個人的待遇享受申請材料、個人信息變更材料等，財務部門的基金收入、支出等檔案材料，不同檔案材料，保管期限、利用率、利用價值都有差別，在整理成檔的過程中要對這些資料進行細致、準確的甄別，這樣才有利于形成檔案的嚴謹性、管理的針對性、使用的便利性，這就對檔案管理人員的業務水平就提出了更高的要求。

1.3 檔案管理硬件差別化

所謂檔案管理硬件差別化，主要是指人社部門社會保險業務經辦機構的業務檔案與人才交流服務中心的人事檔案管理的硬件設施相比較還有較大的差距。受制于辦公條件，目前社會保險業務經辦機構的業務檔案的儲存在庫房面積、防潮、防火、溫濕度的控制等方面普遍只是勉強達標，甚至是不達標，在數字化管理方面的投入更是少之又少，最多也就是給配個電腦、打印機之類的。要查一本檔案，基本是上要靠人工到一柜的檔案中去翻，要費九牛二虎之力，極大的影響了工作效率。同時由于檔案管理中庫房通風、防火、防潮等設備設施不完善的話，所保存的社保業務檔案存在極大的安全隱患，稍有不慎就會造成不可挽回的損失。

1.4 檔案管理人才缺乏化

由于社會保險業務經辦機構非專業的檔案管理機構，大部分在社會保險業務經辦機構的檔案管理人員都屬于兼職案管理人員，都是在做好檔案管理的同時還有其他業務工作，而且大部分都是半路出身的非檔案專業的人員，也極少有機會接受比較專業的培訓，甚至有部分單位認為檔案管理工作是一項業務性不強的工作，往往選派一些工作業務能力不強或是工作不夠認真的工作人員去負責該項工作，造成在社會保險業務檔案的收集、整理歸檔、保管等方面還有較大的欠缺。各個社會保險業務經辦機構的兼職檔案管理員的素質不一，管理水平有較大差距。總的看來社保業務經辦機構的專業檔案管理人才都是極度缺乏的。

2 補齊社會保險業務檔案數字化管理短板的幾個重要抓手

2.1 加強檔案數字化管理設備的配備

兵馬未動，糧草先行，要推動社會保險業務檔案的數字化管理，實現社會保險業務檔案管理的現代化、數字化，要提高社會保險業務檔案的整理和利用效率，必須要有先進的設備，要有必備的工具才可以進行操作，如掃描完儀、電腦、打印設備、智能密集架以及相應的圖形處理軟件等，這就需要較大的資金投入，需要我們的社會保險經辦機構的領導人對這一項工作的充分重視，需要我們社會保險經辦機構的檔案管理負責人去爭取，也需要上級人社部門制訂有相應的制度規定來保障單位對社會保險業務檔案管理利用的資金投入。

2.2 搭建社會保險業務檔案管理的統一電子平臺

通過統一社會保險業務檔案管理電子平臺，將養老、工傷、失業甚至是醫療保障部門的醫療、生育險都納入這一個統一平臺管理，做到社會保險業務檔案的統一規范。統一的平臺有有利于電子檔案在各部門之間的交流與傳遞，需要查看某參保對象的某個險種的參保情況或者是待遇享受情況不用再跑到其他部門去看紙質資料。這樣可以大大提高工作效率，提高社會保險業務檔案的利用率。對紙質檔案來說，也是一種更好的保護，因為紙質檔案翻動太多的話不利于保管。而且社會保險業務檔案管理電子平臺的搭建，站的高度可以高一些，至少以省為單位搭建平臺，這樣可以做到全省范圍內的統一，避免出現下轄的市、區、縣各自為政，甚至是復建設，達不到預計的效果。

2.3 注重對檔案管理人員的現代化技術手段的培訓

檔案數字化管理設備的配備、現代化技術手段的不斷革新，對我們社會保險業務檔案管理人員的素質提出了新的要求。無論什么設備，最終還是要人去應用、去操作，有了先進的設備還要有人會使用會操作。所以要注重對社會保險業務檔案管理人員定期進行業務知識培訓，一是不斷更新檔案管理人員的思想理念，跟上時代的步伐；二是要掌握新設備設施的操作技能和技巧。要定期由上級人社部門組織管轄區域內的人社部門的相關檔案管理人員進行專業知識等方面的培訓，只有檔案管理人員的素質跟上去了，才能充分發揮數字化管理設備及新的檔案管理平臺的作用。

2.4 重視社會保險業務數字檔案的安全管理

社會保險業務檔案數字化管理必依托互聯網、信息平臺等工具，所以在使用和保管過程中必然存在一定的風險，如發生信息泄漏等風險，針對數字化管理設備在社會保險業務檔案管理和使用過程中可能存在的風險點一定要先行排查牢牢管控，及時堵漏，切不可大意，及時發現問題和完善管理流程，所以在使用和管理的過程中一是要制訂有嚴密的管理制度，要做崗位職責分明，責任追究到人；二是要在管理平臺的打造與傳輸平臺的搭建時充分考慮到信息安全問題。既要發揮檔案數字化管理的巨大優勢，也要預防可能存的風險問題。

社會保險業務檔案的數字化管理從目前的情況來看還有很長的路要走，我們朝這方面不斷努力的同時，仍要繼續做好社會保險業務紙檔案的收集、整理、保存工作，因為紙質檔案是根，而數字化檔案是枝葉，只有才保證紙質檔案管理不滑坡，數字化檔案管理短板不斷得以補齊的情況下，兩條腿走路才能走得更穩，我們的社會保險業務檔案才能更高效、更便捷的服務于百姓，服務與社會保險工作，我們作為社會保險業務檔案的管理人員也就實現了自己的人生價值。