加強流動人員人事檔案信息化管理工作的思考

劉立春

（大慶市大同區(qū)就業(yè)和人才服務中心，黑龍江 大慶 163515）

人事檔案是對一個人發(fā)展軌跡的真實記錄，目前人員流動性增強，這也使傳統(tǒng)人事檔案管理工作的弊端凸顯出來。為了能夠提高流動人員檔案管理水平，需要加快實現(xiàn)檔案信息化管理，確保檔案服務質(zhì)量的提升，促進區(qū)域間人才的合理流動，為社會和經(jīng)濟的健康發(fā)展打下良好的基礎。

1 流動人員人事檔案信息化管理的意義

相較于其他人事檔案，流動人員檔案相對特殊，流動人員人事檔案在具備其他人事檔案共同特點的同時，還具有流轉(zhuǎn)速度快、使用頻率高和管理難度大等特點。為了實現(xiàn)人力資源的合理配置，近年來人員流動十分頻繁，流動人員人事檔案快速流轉(zhuǎn)的特點，使人員一旦工作地或是戶籍地發(fā)生變化，檔案也能夠隨之流轉(zhuǎn)。而且人員流動過程中需要以人事檔案作為重要的憑證，這無形中增加了人事檔案的使用率。雖然當前流動人員人事檔案實施集中統(tǒng)一和歸口管理的管理體制，但在實踐工作中人事檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，人員流動過程中，存在檔案信息沒有及時更新和補充，甚至人事檔案沒有流轉(zhuǎn)的情況。針對于流動人員人事檔案的這些特點，需要加強人事檔案信息化建設。積極應用現(xiàn)代化理念和現(xiàn)代化技術，提高流動人員人事檔案信息化管理水平，檔案利用者可以在自身權限范圍內(nèi)，隨時對檔案信息進行查詢和利用，實現(xiàn)更便捷的操作。特別是檔案信息化管理水平的提升，檔案管理和利用過程中，能夠有效地降低人力和物力的消耗，規(guī)避紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)過程中的風險，檔案管理者和檔案利用者借助于網(wǎng)絡即可以更新和查詢到所需要的檔案信息，有利于實現(xiàn)人事檔案信息的高效 利用。

2 加強流動人員人事檔案信息化管理工作的措施

2.1 增強檔案信息化管理意識

對于人才服務機構，在實際工作中需要認識到人事檔案信息化管理工作的重要意義，并積極投入檔案信息化建設所需要的資金，借助于多種途徑和渠道來加強對人才檔案管理工作的宣傳，促進流動人員能夠加強對個人檔案的重視度。這樣在檔案管理工作中，流動人員才能積極協(xié)助，做好檔案信息補充和完善，并做好檔案轉(zhuǎn)接工作，實現(xiàn)對自身利益的有效維護。

2.2 健全檔案管理體制

針對于流動人員人事檔案進行信息化建設，則需要強化頂層設計。在實際工作中要重視檔案管理體系的完善，使檔案工作的開展能夠有完善的制度作為保障和指導。而且還要重視檔案管理組織和人員的優(yōu)化配置，并針對現(xiàn)有檔案管理制度進行完善，規(guī)范人事檔案信息化建設的流程，確保人事檔案信息轉(zhuǎn)遞過程中的安全性。特別是在檔案工作開展過程中，還需要及時對檔案信息進行歸檔，及時更新人事檔案信息，確保人事檔案作用的充分地發(fā)揮。

2.3 完善基礎設施建設

檔案信息化管理工作的實施離不開完善的基礎設施，人才服務機構需要積極配置檔案信息化工作開展所需要的軟硬件設施，以良好的物質(zhì)基礎來推動流動人員人事檔案信息化建設工作的開展。通過做好軟硬件設施的購置，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，并借助于檔案信息管理系統(tǒng)提高檔案信息檢索和利用的效率，全面提升檔案信息化水平，實現(xiàn)人事檔案信息的高效開發(fā)和利用。

2.4 構建完善的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息化建設工作的開展，宜結合自身的實際情況來建立與自身要求相符的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對流動人員人事檔案信息的統(tǒng)一和集中存儲和管理，并積極促進檔案信息管理系統(tǒng)的完善，強化系統(tǒng)的功能性，提高檔案信息處理和利用水平。同時還要重視大數(shù)據(jù)技術的應用，積極整合檔案信息資源，加快建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，為檔案信息的查閱和調(diào)用提供更多的便利性。

2.5 制定檔案管理標準和規(guī)范

流動人員人事檔案信息化建設過程中，基于檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎上，還要針對于流動人員人事檔案開展網(wǎng)上服務，以此來提高檔案管理的水平和服務效率。在具體工作實施過程中，宜結合自身的情況和要求來制定具體的檔案管理標準和規(guī)范，進一步對檔案管理各個環(huán)節(jié)的標準和規(guī)范進行細化，使檔案信息化管理工作的開展能夠有章可循。另外，還需要加快推進相關法律法規(guī)的完善，為人事檔案信息化管理提供法律支持。

2.6 重視檔案工作者綜合素質(zhì)的提升

流動人員人事檔案信息化建設離不開一支高素質(zhì)的檔案信息管理隊伍。人才服務部門需要重視對檔案工作者的培訓和教育，積極為其提供更多的培訓和學習的機會，促進檔案工作者綜合素質(zhì)的提升。同時還可以通過開展業(yè)內(nèi)的交流和研討活動等豐富自身的檔案管理經(jīng)驗，并更好的掌握現(xiàn)代化技術和設備的運用，強化自身的信息化素養(yǎng)，促進流動人員人事檔案管理工作整體質(zhì)量的提升，實現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。

2.7 加強檔案信息資源的開發(fā)利用

流動人員人事檔案信息化管理的最終目的是實現(xiàn)人事檔案信息的開發(fā)和利用。借助于檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)檔案信息的合理歸類、集中管理和便捷查詢。同時在實際工作中加快推進流動人員人事檔案信息的數(shù)字化進程，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，使兩者信息保持一致性。另外，還需要針對檔案數(shù)字化格式標準進行統(tǒng)一，整合相關的檔案資源，使檔案利用者借助于檔案服務平臺即可以實現(xiàn)檔案信息的有效利用，促進檔案價值的實現(xiàn)。

2.8 強化檔案的安全管理

人才服務部門檔案信息化管理的實現(xiàn)為其各項工作的開展帶來了諸多的便利，但同樣也面臨著一些安全問題。這就需要積極采取有效的技術手段和安全措施來構建檔案安全保障體系，保證流動人員人事檔案信息的安全。通過建立流動人才人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲，而且各級系統(tǒng)進行有效銜接，實現(xiàn)信息的互通共享，這樣能夠?qū)α鲃尤瞬畔嚓P信息進行有效掌握，全面提高人才的管理水平。

3 結束語

流動人員人事檔案信息化管理工作的開展，其不僅是檔案管理工作的必然趨勢，同時也能夠促進人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。因此需要加大重視度，并加大資源的投入，積極引進各種先進技術和設備，促進流動人員人事檔案管理信息化水平的提升，更好地發(fā)揮出檔案的價值，將人事檔案的作用更好地發(fā)揮出來。