信息時代醫院綜合檔案管理現狀及對策

周小麗

（鎮江市中西醫結合醫院，江蘇 鎮江 212000）

醫院綜合檔案是醫院在其行政管理人事、臨床科研，以及醫療設備等管理中產生和形成的，具有重要保存價值的文件資料。近年來，隨著醫療衛生事業改革的不斷深入，以及醫療衛生事業的快速發展，醫院綜合檔案的數量和規模也呈現出快速增長態勢。醫院綜合檔案在醫療衛生事業發展中的重要作用日益凸顯。

1 信息時代醫院綜合檔案管理特點

信息時代其代表性象征為“計算機”，主要以信息技術為主體，代表著先進生產力。信息時代，醫院綜合檔案管理實現了信息技術與檔案管理二者的深度融合，提升了醫院綜合檔案管理的信息化水平。與傳統綜合檔案管理相比，信息時代醫院綜合檔案管理呈現出如下 特點：

1）搜索便利化。將信息技術與醫院綜合檔案管理，實現了醫院綜合檔案管理的信息化，借助word等辦公軟件，以及互聯網等網絡傳輸，在龐雜、多樣的醫院綜合檔案管理中，可便捷地實現醫院綜合檔案搜索檢索的便利，只要通過輸入關鍵詞、主題詞等，即可在相應的檔案管理軟件或數據庫中實現高效檢索。與傳統的需要借助人工檢索、查詢等方式相比，信息時代醫院綜合檔案檢索更加便捷。

2）載體多樣化。傳統模式下，醫院綜合檔案管理主要依靠紙質、照片等載體形式，信息時候，醫院綜合檔案管理除了傳統的紙質、照片等載體外，大量視音頻檔案資料、電子文件資料，存儲的介質包括磁盤、光盤、軟盤，甚至是云盤，綜合檔案載體呈現出日益多樣化管理的特點，使醫院綜合檔案管理更具直觀性。

3）服務多元化。醫院綜合檔案價值在于其利用，為醫院的發展，以及醫療事業改革提供優質、高效的服務。傳統模式下，醫院綜合檔案服務主要是查詢、復印紙質檔案，用以起到憑證或信息查詢等服務。信息時代下，利用大數據、云計算，以及數據庫等信息技術，除了發揮傳統的服務價值功能外，利用“互聯網+”模式，可以突破傳統時空界限，可以實現實時綜合檔案查詢、借閱、下載等。此外，大數據、云計算等技術的應用，有助于提升醫院綜合檔案編研質量。還可以廣泛應用于醫院管理、醫院文化建設、科研等等。

2 信息時代醫院綜合檔案管理現狀

醫院綜合檔案是醫院在其綜合管理活動中產生的原始記錄，是醫療衛生事業改革、人事制度管理，以及臨床科研等重要成果。我醫院是一所集醫療、康復、科研、教學為一體的三級規模中西醫結合醫院，檔案室中共收集、保存各類綜合檔案725件，其中，文書類檔案457件；設備類檔案107卷；實物類檔案155件，照片檔案6件。目前，醫院綜合檔案管理存在的問題主要表現在：

1）理念亟待更新。信息時代背景下，醫院綜合檔案管理與傳統檔案管理的方式、路徑及理念均有著較大的差異性。迫切需要醫院綜合檔案管理部門，以及其他管理人員轉變傳統檔案管理理論，提升信息技術應用的思想自覺和行為自覺，例如，做好OA辦公自動化系統與檔案存儲無縫銜接，實行“單套制”管理模式，減少重復工作。

2）基礎亟待夯實。與傳統醫院綜合檔案管理相比，信息時代醫院綜合檔案管理的信息基礎還需進一步夯實，以滿足信息時代醫院綜合檔案管理的現實要求。從當前醫院綜合檔案管理的現實來看，主要存在計算機、數據庫、檔案管理軟件投入不足，醫院綜合檔案管理的網絡化、信息化水平滯后，難以滿足新時期醫院管理的現實需要。

3）范圍亟待完善。隨著醫療衛生事業的發展，以及醫療體制改革的深入，醫院綜合檔案管理的范圍也呈現出不斷擴大的趨勢，例如，體檢中的諸多健康檔案已經被納入了綜合檔案管理范疇。但從現實情況來看，主要表現在醫院綜合檔案管理范圍不夠健全、不夠規范，檔案資料的歸檔、移交存在不同程度的盲目性，綜合檔案資料移交缺乏系統性、完整性。

4）素能亟待提升。目前，醫院綜合檔案主要由辦公室負責，但具體業務部門或其他部門的檔案資料收集、整理或移交大多是由兼職人員組成，無論是檔案理論功底，還是信息素養都難以適應新時期日益增長的醫院綜合檔案管理的現實需要。

3 信息時代醫院綜合檔案管理對策

近年來，隨著信息化技術在醫院綜合檔案管理中的應用，有力提升了醫院綜合檔案信息化管理水平，綜合檔案查詢效率更高，查詢和利用的頻率更為頻繁，為醫院管理決策提供有力支持，也進一步促進了醫院各項業務的開展，以及管理水平的提升。

1）轉變檔案管理理念。醫院綜合檔案專職人員、兼職人員，以及分管領導，要切實轉變醫院綜合檔案管理理念，根據新時期，信息時代醫院綜合檔案特點及實際，在思想上要高度重視醫院綜合檔案管理工作，學會利用信息技術管理綜合檔案管理。要在思想上高度重視信息時代醫院綜合檔案面臨的安全隱患，采取有效措施切實解決檔案面臨的網絡病毒、非法訪問、數據篡改等安全隱患。通過轉變檔案管理理念，更加重視信息技術在醫院綜合檔案管理中的應用，拓寬醫院綜合檔案收集渠道，適應信息技術條件下醫院綜合檔案收集、整理、編目、歸檔、借閱等現實要求。

2）夯實檔案管理基礎。從軟硬件兩個方面改善信息時代醫院綜合檔案管理的基礎。根據信息時代醫院綜合檔案管理的現實要求，加大醫院綜合檔案管理所需的經費投入力度，撥付專款用以改善醫院綜合檔案管理軟硬件基礎條件。例如，根據醫院綜合檔案管理的數量和實際需要，添置必要的計算機、數碼相機、掃描儀等相關硬件設施，還需要購買相應的檔案管理軟件，以及正版的殺毒軟件等等，夯實醫院綜合檔案管理軟硬件基礎條件。

3）健全檔案管理范圍。首先是建立檔案管理領導小組。由醫院檔案管理部門負責統籌、協調全院綜合檔案資料的收集、歸檔和整理。其次，要明確檔案歸檔范圍。優化醫院綜合檔案管理范圍，根據信息技術在醫院綜合檔案管理中的現實應用，結合醫院各個部門的實際職能，做好相應的文件資料的收集、移交和歸檔，以實現“應歸盡歸”的預期效果。再次完善醫院綜合檔案管理體系及制度。依據醫院管理實際及其職責明確具體的檔案管理范圍，并借助信息技術做好紙質檔案電子化，并將其制作為系統化索引目錄。

4）增強檔案管理素能。信息時代，醫院綜合檔案管理面臨的形勢和任務都發生了巨大變化，需要具體從事檔案工作者不斷增強自身綜合業務素能，更新管理理念，掌握新的知識。具體來說，通過業務知識培訓、參觀學習、業務競賽等，幫助檔案工作者掌握檔案理論知識，以及具體的信息技術，逐漸打造一支復合型人才隊伍，以滿足信息時代，醫院綜合檔案管理的現實需要。