數(shù)字化背景下教師人事檔案管理研究

徐露露

（貴州省黔西南自治州安龍縣教育局，貴州 黔西南布依族苗族自治州 552400）

教師人事檔案管理對(duì)于教師與教育發(fā)展的重要意義決定了此項(xiàng)工作應(yīng)該得到教育部門和管理者的足夠重視，由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)的教育管理理念影響，教師人事檔案管理無(wú)法適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的必然要求，限制了教師的發(fā)展和教育部門管理水平的提高。數(shù)字化背景下，教師人事檔案管理工作人員需要對(duì)當(dāng)前的問題進(jìn)行科學(xué)分析，找出存在問題的原因，并給出相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高教師人事檔案信息的利用率，促進(jìn)教師和學(xué)校的整體發(fā)展。

1 加強(qiáng)教師人事檔案數(shù)字化管理的必要性

1）數(shù)字化管理模式符合教師人事檔案管理的特點(diǎn)。隨著人民生活水平的提高，人們的知識(shí)水平也得到很大的提升，職業(yè)理念已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，因此，崗位變化更加頻繁，給人事檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。在新時(shí)代職業(yè)理念的影響下，教師不再是一個(gè)固定的職業(yè)，教師人事檔案管理表現(xiàn)出更強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。教育局檔案中心管理人員需要及時(shí)對(duì)教師的人事變動(dòng)信息進(jìn)行更新。傳統(tǒng)的教師人事管理工作模式中，人工操作是進(jìn)行信息收集和更新的主要方式，不利于檔案管理水平的提高，而且這種人工操作的管理模式很難保證信息的時(shí)效性，無(wú)法適應(yīng)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代。數(shù)字化教師人事檔案管理模式不僅能夠及時(shí)地更新人事變動(dòng)信息，還能實(shí)現(xiàn)不同部門、不同單位之間信息的交流和共享，實(shí)現(xiàn)教師人事檔案的高效管理，規(guī)范教師人事檔案管理工作。

2）符合國(guó)家數(shù)字化建設(shè)的基本要求。在信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)教師人事檔案管理工作的數(shù)字化不僅是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是國(guó)家在檔案信息數(shù)字化管理建設(shè)規(guī)劃中的重要組成部分。國(guó)家在相關(guān)文件中對(duì)于檔案信息數(shù)字化建設(shè)的主要目標(biāo)和基本要求做出了明確的規(guī) 定[1]。教師人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)就是借助先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和現(xiàn)代化信息技術(shù)完成教師人事檔案管理中的信息收集、資料整理和資源應(yīng)用等工作。數(shù)字化教師人事檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，在信息儲(chǔ)存、檢索等方面已經(jīng)發(fā)生了工作模式的巨大轉(zhuǎn)變。教師人事檔案的數(shù)字化管理不僅能夠節(jié)省人力，減少工作人員的工作時(shí)間，提高檔案管理工作的效率，還能夠提高檔案管理的準(zhǔn)確性。教師人事檔案的數(shù)字化管理能夠降低人為因素帶來的失誤，方便后期的信息檢索，還能夠避免因紙質(zhì)資料存放不當(dāng)帶來的信息缺失。因此，加強(qiáng)教師人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是國(guó)家在檔案管理方面數(shù)字化建設(shè)的基本要求，也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 教師人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1）教師人事檔案管理人員的專業(yè)水平有限。教師人事檔案管理工作的質(zhì)量與檔案管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)，在數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，要求檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，還需要能夠掌握數(shù)字化信息技術(shù)的理論知識(shí)和操作數(shù)字化設(shè)備的能力。根據(jù)當(dāng)前教育局檔案管理中心的職工隊(duì)伍中教師人事檔案管理工作者的綜合水平狀況來看，大多數(shù)人事檔案管理人員并沒有檔案專業(yè)的進(jìn)修經(jīng)歷，在理論知識(shí)和操作技能上都存在很大程度的欠缺。從檔案管理隊(duì)伍的人員組成來看，很多地方的教育部門并沒有設(shè)置專門的教師人事檔案管理崗位，教師人事檔案管理工作也是由部分行政人員兼職。很多教師人事檔案管理人員只能利用計(jì)算機(jī)的office功能對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理[2]，對(duì)數(shù)字化管理模式和技術(shù)不熟悉，實(shí)際檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案修改和轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象。

2）缺乏數(shù)字化設(shè)施配置。教師人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需要教育局相關(guān)部門增加一部分資金投入，購(gòu)買專門的數(shù)字化硬件設(shè)施，然而，很多教育局檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)橐庾R(shí)不到教師人事檔案管理工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性，忽視檔案管理方面的資金投入。很多教育局檔案管理中心的教師人事檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)落后，嚴(yán)重阻礙了教師人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。甚至有的教育部門根本沒有設(shè)立教師檔案管理部門。檔案管理人員認(rèn)為這一工作屬于機(jī)械式工作，所以不會(huì)主動(dòng)去了解一些與之相關(guān)的研究新成果，更不會(huì)在該領(lǐng)域提升自己的專業(yè)管理能力。

3）教師人事檔案管理的安全性不高。教師人事檔案的數(shù)字化管理雖然能夠改變傳統(tǒng)人事檔案管理方式中容易受到人為因素和環(huán)境因素的影響而發(fā)生檔案信息缺失的現(xiàn)象，但是數(shù)字化的教師人事檔案管理模式中也存在安全性不高的問題。在數(shù)字化背景下，教師人事檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)受到黑客攻擊和木馬病毒的威脅，嚴(yán)重影響著教師人事檔案管理工作環(huán)境的安全性。很多檔案管理人員由于缺乏網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，容易出現(xiàn)檔案信息泄露和人事檔案丟失的現(xiàn)象[3]。

3 如何加強(qiáng)教師人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

1）加強(qiáng)教師人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。要想提高教師人事檔案管理的數(shù)字化水平，加強(qiáng)教師人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)起著非常重要的作用，不僅能夠提高管理人員的專業(yè)水平，還能夠加快教師人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。教育部門要設(shè)置專門的教師人事檔案管理崗位，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，最好具有一定的檔案專業(yè)進(jìn)修經(jīng)歷，保證管理人員具備一定的專業(yè)理論知識(shí)。要加強(qiáng)現(xiàn)有教師人事檔案管理人員的培訓(xùn)，幫助檔案管理人員掌握必要的數(shù)字信息技術(shù)，能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)及其他數(shù)字化檔案管理設(shè)備。教育局要將檔案管理工作的成果納入職工考核機(jī)制，并制定合理的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰機(jī) 制[4]，有效地提高管理人員的工作積極性。

2）合理配置數(shù)字化教師人事檔案管理設(shè)備。數(shù)字化背景下，要想提高教師人事檔案管理工作的水平，教育部門需要投入一定的資金，購(gòu)買先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，保證教師人事檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。不僅要保證教師人事檔案管理?yè)碛斜匾挠布O(shè)備，還要保證檔案管理系統(tǒng)的正常、穩(wěn)定運(yùn)行。這就需要教育局檔案管理中心安排專業(yè)的設(shè)備和系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)硬件和軟件設(shè)施的管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行中存在的問題，并進(jìn)行有效的修復(fù)。

3）增強(qiáng)教師人事檔案管理的安全性。教師人事檔案管理人員需要提高自己的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，能夠掌握一定的木馬查殺和抵御黑客攻擊的相關(guān)知識(shí)和技能。在國(guó)家管理方面，相關(guān)部門要加強(qiáng)檔案管理的立法工作，用完備的法律體系為教師人事檔案管理的安全性提供法律保障。

教育局檔案管理中心要根據(jù)信息是否保密對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理，避免教師人事檔案信息的泄露。

4 結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)教師人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本目的是通過提高檔案管理工作的科學(xué)性和效率，進(jìn)而發(fā)揮數(shù)字化人事檔案信息在提高教育部門整體管理水平中的重要作用。很多教育局檔案管理中心在開展教師人事檔案的實(shí)際管理工作中，存在檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平不高、數(shù)字化檔案信息安全性不高等問題，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員需要對(duì)數(shù)字化檔案管理模式中存在的問題展開合理的分析，完善檔案資源，提高管理水平。