地方性高校檔案信息化管理的問題與調適對策剖析

索曉欣

（赤峰學院黨政辦機要室，內蒙古 赤峰 024000）

國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，“推進傳統(tǒng)檔案管理的改革，加快檔案信息化的進程，是當下檔案信息化工作的重點。地方性高校檔案館作為檔案發(fā)展的“排頭兵”，在人力、物力、財力等方面占有諸多便利條件，理應走在檔案信息化建設的前列。”近年來，全國各地地方性高校對檔案館的信息化建設普遍加速，取得了一系列值得肯定的成效，當然，也在諸多方面存在問題。本文意在從地方性高校檔案信息化管理現(xiàn)狀入手，對地方性高校檔案信息化存在的問題進行一系列梳理，并在此基礎上，提出優(yōu)化地方性高校檔案信息化的宏觀策略與微觀路徑，以期為檔案管理與工作人員提供一定的借鑒與參考。

1 地方性高校檔案信息管理的問題剖析

1）檔案信息化管理制度有待提升。諸多地方性高校的檔案在信息化管理制度存在著一系列問題，在深入調研的當下必須給予重視。部分地方性高校的檔案“信息化”管理意識淡薄非常明顯。從實踐操作上來看，檔案信息化管理必然有別于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，這是一個人所共知的重要事實。然而，當下部分地方性高校檔案工作的重心并未能將檔案的“信息”化建設提升到一定的高度上，未能將“信息化”理念貫穿于檔案管理工作的始終，一度造成了數(shù)字檔案管理凌亂、質量不高等問題出現(xiàn)。從某種程度上來說，造成了當下部分地方性高校檔案信息化管理制度缺乏“時代性”。

2）檔案信息化管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高。信息化技術快速發(fā)展的當下，任何機構的人員都既要掌握專業(yè)相關的知識，同時，也要具備信息化的知識與能力，可以說，地方性高校檔案管理人員也不例外。據(jù)《中國互聯(lián)網(wǎng)職業(yè)素養(yǎng)調查》抽樣顯示：“地方性高校檔案系統(tǒng)人員信息化實踐能力相對不高。” 在實際工作中，由于對檔案管理的信息化技術掌握不足，大多數(shù)工作人員在工作過程中還停留在傳統(tǒng)簡單對檔案資源的整理與分類，加之缺乏對計算機使用知識的相應培訓，使得地方性高校檔案信息化管理的推進更加是步履維艱。

3）檔案信息服務內容有待完善。當下大多數(shù)地方性高校檔案網(wǎng)站的主要包括“本館簡介”、“政策法規(guī)”、“信息發(fā)布”、“檔案基本信息檢索” 、“網(wǎng)上展廳”、“聯(lián)系我們”等內容，而檔案信息化的一些個性化功能，如“異地查檔”、“資料下載”等功能，部分地方性高校檔案網(wǎng)站是不具備的。從基礎建設情況來看，其根本原因是部分地方性高校，由于網(wǎng)站建設相對不完善以及數(shù)據(jù)基礎工作缺失，導致了用于方便用戶的快捷、異地獲取資料的途徑嚴重受限。在一定時空條件下，用戶若想進行線上查檔、資料下載以及信息檢索等功能應用時，則難以實施的，從而嚴重的限制了地方性高校信息化檔案功能的發(fā)揮。

2 地方性高校檔案信息化管理宏觀策略

1）統(tǒng)籌規(guī)劃機構建設，加強軟硬件與技術落地。從技術層面上來看，檔案信息化建設離不開信息技術的支持，尤其是檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字傳遞、轉換與利用等各個方面，都需要有相應的軟、硬件環(huán)境才能實現(xiàn)。因此，要加強信息技術軟、硬件設施落實。相對于普通辦公設備而言，數(shù)字檔案的軟、硬件設備與技術支持的配置要高于辦公設備，其資金需求也是相對較高的，顯然，非常有必要提前進行規(guī)劃與預算。

2）明晰國家檔案文件，加強與外界合作。目前，檔案管理工作繁重，而一系列的梢節(jié)性工作則可以考慮借助外界機構的力量來完成。當然，如果將館藏資料信息化處理的工作交給外包機構的話，一定要確保外包企業(yè)的資質符合標準，同時，要加強對外包企業(yè)的業(yè)務指導和監(jiān)督，確保外包企業(yè)規(guī)范地執(zhí)行各項標準，將信息化處理的任務落實到位。對零散性檔案資料進行整理，進行信息化轉化時，要細劃轉化內容、合理分類，這部分工作要由檔案專業(yè)人員協(xié)同專職人員一同完成，同時，要建立相對統(tǒng)一的轉換信息化標準，以備使工作人員有據(jù)可依，更好地開展工作。

3）適度分層整理，確定整體推進思路。對于地方性高校而言，要積極的解讀國家檔案局與地方性高校檔案建設的相關規(guī)則 ，結合具體工作，一方面，要從數(shù)據(jù)目錄、源文件版權以及頁面修復提出一系列具體要求，另一方面，要對文件掃描、聲像處理、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)庫建設、數(shù)據(jù)質量查驗、數(shù)據(jù)管理等方面的規(guī)范進行相應的細化，進而形成本院校檔案信息化建設的操作規(guī)范。尤其是針對一些外包業(yè)務，若沒有相對完善的規(guī)范與標準，則難免會出現(xiàn)質量不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式混亂，后期無法對接的現(xiàn)象發(fā)生。因此，極有必要對各類外包業(yè)務進行操作規(guī)范與標準的確定。

3 地方性高校檔案信息化管理的微觀路徑

1）強化檔案學科意識，突出學科建設需求。在當前高等教育快速發(fā)展的當下，地方性高校若想在激烈的競爭中占據(jù)有力的位置，缺少學科意識則較難在競爭中脫穎而出的。從當下國內外地方性高校發(fā)展來看，學科建設早已成為各類地方性高校快速發(fā)展的重要內容，地方性高校檔案部門作為檔案信息資源的服務中心，在學科建設中起到了不可或缺的作用。從教學與科研的實際情況來看，需要大量的原始資料，而地方性高校檔案系統(tǒng)恰好能夠為教學與科研部門提供重要的支撐。

2）加強人才培養(yǎng)，建設專業(yè)化檔案服務團隊。眾所周知，檔案信息化建設與優(yōu)化是一個長期的過程，是一個多元因素的合力建構。拋開硬件建設的話，人才支撐則是整個檔案信息化管理的核心，這是無可爭議的重要事實。信息化檔案與傳統(tǒng)檔案處理與理念上有著諸多差異，需要一批有“信息化”認知和技術上的檔案管理員。正如檔案學學者比德所言，但隨著新數(shù)據(jù)源源不斷的產(chǎn)生，新的任務也會隨之而來，具備信息化能力的檔案專員是不可替代的，尤其是高素質的專業(yè)人才更可不能缺少的。

3）加強基礎性工程建設，突出網(wǎng)絡服務體驗。數(shù)字信息化時代，檔案信息化管理的重點一定是在“數(shù)字信息”上。從技術構成上來看，數(shù)字信息是“信息”信息化的產(chǎn)物，而“信息”如何信息化是解決“數(shù)字信息化”的關鍵內容。互聯(lián)網(wǎng)、錄制與轉化器材、媒體終端綜合起來完成了數(shù)字信息的生成與轉化。顯然，網(wǎng)絡技術、硬件設施是“信息信息化”的重要支撐。地方性高校檔案館要想較好地實現(xiàn)檔案信息化，除了地方性高校學科意識認知、人才培養(yǎng)外，更重要的是互聯(lián)網(wǎng)、錄制與轉化器材、媒體終端的建設，這一點是檔案信息化管理實現(xiàn)的重要內容。當下，由于各類地方性高校對檔案認識不一，其檔案信息化的進程表現(xiàn)的是相對緩慢的。以手動筆錄、傳統(tǒng)調檔等方式進行檔案處理的檔案管理仍在較大范圍內存在，嚴重的影響了檔案信息的調用與完善。因此，加強檔案信息化的基礎建設是極為必 要的。