大數據技術在檔案管理中的應用路徑

陳園園

（秦皇島市海港區檔案館，河北 秦皇島 066000）

長期以來，提高檔案管理水平，充分發揮管理作用，深挖檔案本身價值均是廣受關注的事項。而在信息化背景下，檔案管理的創新、優化和改善迎來了新的契機，尤其是大數據技術等先進技術的合理應用，能夠大幅提高管理水平，值得展開研究。

1 檔案管理中應用大數據技術的重要意義

1.1 推動檔案管理信息化發展

信息化浪潮的席卷下，檔案管理的信息化發展已成必然趨勢。而且隨著信息化時代的不斷發展，檔案管理信息化水平需要進一步得到提升。大數據技術作為信息技術中較為先進的一種，將其運用到檔案管理必然能顯著提高信息化水平，從而更好地順應時代發展。

1.2 促進管理水平提升

檔案管理信息化發展的目的在于促進管理質量、效率等的全方位提升，充分發揮檔案管理的功能與作用。雖然近年來信息化受到了廣泛關注，同時在實踐方面也獲得了有效應用，但是從整體上來看，檔案管理信息化依舊還處于探索發展的初級階段，信息化水平較低，相應的管理水平也不高。造成這一現象的主要原因在于當前信息化依舊停留在淺層，只是體現在將傳統的紙質檔案轉變成數字檔案上，并沒有針對信息化特性與優勢進行管理、創新與優化，導致檔案管理信息化建設發展停留于形式和表面。而在大數據技術的助力下，檔案信息化管理模式、流程得到全面改善，同時也能實現對海量數據的快速、精準處理，能提高管理水平，更好地發揮檔案管理作用。

1.3 充分挖掘檔案信息價值

長期以來，檔案管理都面臨著檔案信息數據挖掘利用不足的問題。一方面，技術層面的不足直接限制對檔案數據信息的有效挖掘；另一方面，信息化水平不斷提升，檔案管理涉及的數據量大幅增加，使得數據信息利用難度有所增加。而大數據技術作為一種先進技術，其可以實現對海量數據的快速、精準處理，并能對數據之間的關系進行有效總結，從而更加有效地對檔案數據信息價值進行充分挖掘，提高檔案利用率。

2 大數據技術在檔案管理中的應用路徑

2.1 全面創新和優化管理流程

大數據技術的應用意味著檔案管理各個流程均發生了變化，需要及時進行創新、調整和優化，才能促使大數據技術有效融入到檔案管理之中。總體來看，檔案管理主要包括檔案收集、加工、存儲以及服務四個流程，各個流程都在大數據技術的影響下產生了不容忽視的變化。在檔案收集環節，需要進一步強調收集的全面性與實時性，盡可能通過各種方式拓展檔案資源來源渠道，從根本上保障檔案管理資源的價值。在檔案加工環節，需要不斷發展人工智能識別鑒定技術，借助先進技術對海量信息進行快速處理，并根據實際需求自動、智能地對相關信息進行篩選與處理。在檔案存儲環節，需要在進一步增強本地存儲能力的基礎上，大力發展云端存儲，尤其要解決存儲空間建設信息孤島問題，保障信息資源的有效共享。在檔案服務環節，則需要根據用戶實際需求提供更加智能化、個性化的服務，將檔案資源轉化為知識資源，體現智能服務與知識服務特點。

2.2 發展云端存儲

大數據技術的特性在于對海量技術進行快速、有效處理，自然需要良好的存儲性能，以便對大量數據進行有效存儲以及快速調用。在信息大爆炸的當下，傳統本地存儲媒介已然無法滿足大數據技術的應用要求，故而在檔案管理中應用大數據技術時，必然需要構建相應的云端存儲，借助云服務器、云計算技術等提供基本支撐。發展云端存儲還有兩大不容忽視的優點，其一為進一步拓展數據資源來源。大數據技術由于技術層面的優勢，能夠對海量數據進行有效處理，那么數據資源越多，大數據處理后所得的收益也會明顯提升。對檔案管理管理而言，云端存儲的構建與應用，能夠在數據共享的前提下對更多數據進行有效處理，進而更好地支持檔案管理工作開展。其二為保障數據安全。云端存儲具有安全性高的優勢，不僅僅體現在可以作為本地數據的備份這一點上，還體現在數據訪問、數據傳輸等均受到有效保護，能夠在很大程度上減少檔案管理中因數據丟失、泄露、篡改等所造成的嚴重后果。

2.3 強化數據檢索能力

檔案管理中必然會涉及檔案信息的檢索。在信息大爆炸的時代，檔案數據量顯著增多，傳統查詢與檢索方式已經很難滿足用戶實際需求，無法在大量檔案信息中快速、精準、完整篩選出用戶所需信息，檢索效率與質量均難以達到預期。對此，技術人員應當充分運用大數據技術，提升檔案管理中的數據檢索能力。以大數據技術為基礎，積極拓展更為智能化、多元化的信息數據檢索查詢方式，尤其可以從可視化分析技術以及數據分析預測模型兩方面著手。其中可視化分析技術的應用能夠以直觀的圖表展現大量數據信息，進而幫助檔案管理人員以更為簡單有效的方式完成數據檢索查詢；而數據分析預測模型則能通過附加模型的方式，對數據檢索寬度與深度進一步加以提升，同時能夠根據用戶行為習慣等提供智能化模型，以便用戶更加方便、高效地完成數據檢索工作。

2.4 深化數據分析與挖掘服務

隨著信息化管理水平的不斷提升，檔案管理不再停留于簡單的數據總結，而是更加關注數據分析與挖掘服務，對海量數據背后隱藏的價值進行有效挖掘，充分發揮檔案管理的作用，促進相關工作的有效開展。強化檔案管理人員的數據分析與挖掘意識，積極開發專業軟件，支持對云端數據的全面分析以及深入挖掘，在促進檔案管理服務質量提升的同時，推動總體管理水平提高，讓檔案本身價值得以在各個領域以及方面得到充分發揮。

3 結束語

綜上可知，大數據技術作為新時期推動檔案管理水平全方位提升的重要技術，有必要對其在檔案管理中的應用策略、方法、措施等加以研究。準確把握大數據技術特性，做好基礎的信息技術基礎建設，健全信息化管理制度，大力建設信息技術水平高的檔案管理人才隊伍，充分發揮大數據技術優勢并打造高質量、高效率的全新檔案管理模式。