基于數字化背景下的人事檔案管理探析

傅鴻飛

（鄂東醫療集團黃石市婦幼保健院，湖北 黃石 435000）

人事檔案管理工作在新形勢下開始進行有針對性的創新，將信息技術與各操作環節做到切實有效的結合，將數字化技術貫穿于檔案管理的全過程，使以往的工作量減少，也在相應程度上提升了管理的整體效率，迎合新時期下的管理需求，繼而緊跟時代進步需求。因驚喜中伴有挑戰，故人事檔案管理在前行中遇到不同程度的困難，需結合實際情況進行管理的優化，使各環節呈現出現代化，將以往遺留的問題做到逐一的解決，使人事檔案管理能夠持續前行。

1 數字化背景下人事檔案管理走入的困境

首先，在互聯網+時代下，各類信息在保存過程中易受到不同程度的威脅，而數字化的引入可以將原有紙質文檔轉換為數據，能夠將共享與翻閱時的磨損做到極大程度地避免，更能解決遺失的問題。但檔案的存儲也易受到病毒、黑客的攻擊，形成安全問題，故人事檔案的管理遇到安全方面的挑戰。

其次，檔案的管理應有著統一化的規定，特別是對同類檔案的管理應實現操作的規范。在對檔案進行數字化轉型時，應設計相應的操作標準，讓檔案的錄入、歸檔等環節更為標準。但各操作人員的水平暴露出差異性，技術協調性也不足，故在管理時易缺失標準化。

最后，數字化的管理需要鍵盤錄入、識別掃描和安全管理等，各環節的技術都應根據管理需求進行有針對性的更新。在實際操作中，因數據庫體系還未健全，在進行人事信息查閱時暴露出諸多問題，故應對硬、軟件做到同步更新，滿足數字化轉型的需求。

2 數字化背景下人事檔案管理的完善措施

2.1 建立健全人事檔案數據庫

在現階段的人事檔案管理中，由于傳統管理模式存在的缺陷，既影響了人事檔案管理各項工作的順利進行，還限制了人事檔案價值的發揮，所以必須對人事檔案管理進行創新改進。基于數字化時代的到來，數字化技術的應用為人事檔案管理模式的創新提供了全新的途徑與手段，所以檔案管理部門就要善于利用數字化技術來落實各項人事檔案管理工作。因此，在人事檔案管理模式優化改進的過程中，就要利用數字化技術建立起信息數據庫，為人事檔案數據的錄入與存儲提供有效的載體。通過數據庫既可以對人事檔案信息進行安全的存儲，還能夠確保人事檔案信息的完整性。對于人事檔案數據庫的建設，一是可以借助數字化技術建立標準化的人事檔案信息數據庫，通過人員的身份證便可以對人事檔案信息進行檢索；二是利用數據庫的前臺與后臺操作系統，改進檔案信息的整理與檢索技術，確保人事檔案數據錄入與整理的效率和準確性；三是引入信息技術，為人事檔案數據的錄入、查閱、備份等提供可靠的技術保障。

2.2 完善數字化檔案管理體系

基于科技的更新換代，為人事檔案管理提供了技術支撐，現階段人事檔案管理中對于數字化技術的運用在逐漸地加深，尤其是在利用信息技術的基礎上對整個人事檔案管理流程實現了優化，可以說推動了人事檔案管理工作實現了根本性的轉變。首先，建立完善的管理制度，對于人事調度、獎懲機制等方面制度的建設可以為人事檔案管理各環節工作的開展提供可靠的依據，同時還能夠通過現代化的技術手段來實現對人事檔案管理工作的優化改進。其次，引進先進的管理手段，通過數字化的管理方式來優化人事檔案管理模式，比如在監督管理方面利用數字化手段對數據庫加強防護措施，以此來保證人事檔案數據的安全性和保密性。這樣既可以實現人事檔案管理模式的革新，還能夠強化各部門之間的聯系，提升人事檔案管理工作的高效進行。最后，培養從業人員的合規意識，這樣在人事檔案管理工作開展的過程中，從業人員才能夠嚴格地按照相關的法律法規來進行管理工作，以此來有效地避免人事檔案管理工作存在紕漏。

2.3 提升人事檔案數字化水平

對于人事檔案管理工作進行信息化掛辦理，既可以提升管理工作的效率與質量，還能夠積累更多的人事檔案管理經驗，對各個管理環節進行優化。首先，在人事檔案管理工作開展的初期，對于管理工作目標的設置可以確定難度較低的階段性工作目標，并選擇相應的技術與設備來輔助人事檔案管理工作的開展。同時從業人員需要依據管理實踐總結相應的管理經驗，以此來實現管理程序的優化改進。其次，做好從業人員的審查工作，確保所選擇的從業人員具備較高的政治意識、較強的專業技術水平，并熟悉信息技術，這樣才能夠有效地提升人事檔案管理的數字化水平。

2.4 實現智能化快速分類管理

因檔案的存儲多是文本或多媒體這兩種形式，故在對既定信息進行相應處理時，可以借助AI技術做到完成。正常來講，文本的處理能夠在數字化技術的支持下做到快速整合，將文本中的關鍵詞做好精準提取，自動進行人事檔案的歸類，將新舊信息同時完成保存并與所需標準做到極大程度契合。除此之外，從業人員可依托圖片、文字和視頻等先進的識別技術來進行信息的分類，將檢索的效率做到極大程度提升。值得一提的是，數字化的融入，可以使信息的篩選、分類及檢索的操作實現智能化，例如，借助普通話處理、模式分辨等，滿足分類的多樣化需求，實現個性化的管理。

3 結束語

總而言之，基于技術的更新換代，人們進入了數字化時代，這為各行各業的發展都帶來了極大的轉變。其中人事檔案管理也受到了數字化技術的影響，在管理模式上發生了轉變。所以，若想有效地提升人事檔案管理的數字化水平，則需要管理人員不斷地學習先進的信息技術與管理手段，建立起信息化檔案管理平臺，在保證信息檔案安全性的基礎上，還能夠使得人事檔案發揮出更大的價值和作用，這對于人力資源的合理配置有著積極的作用。