事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的策略

崔家山

（黑龍江省地質(zhì)礦產(chǎn)實驗測試研究中心，黑龍江 哈爾濱 150036）

隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入，這也對人事檔案管理信息化提出了更高的要求。因此事業(yè)單位需要與自身的情況相結(jié)合，重視在人事檔案管理工作引入信息技術(shù)，提高人事檔案信息化水平，為檔案利用者提供所需要的信息，充分地發(fā)揮出檔案的重要價值。

1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 提高人事檔案管理工作的水平

信息化已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。將人事檔案與信息化技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以電子檔案形式來針對人事檔案信息進行管理，這可以在一定程度上實現(xiàn)檔案管理成本的節(jié)約。而且在實際工作中，借助于計算機技術(shù)和相關(guān)軟件，檔案管理流程更加規(guī)范，相關(guān)審批程序更具科學性，能夠有效的規(guī)避傳統(tǒng)人事檔案管理工作中相應(yīng)的漏洞和不足。而且信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作中還能夠有效地避免人為操作的弊端，進一步規(guī)范檔案管理人員行為，促進人事檔案管理整體水平的提升。

1.2 提高人事檔案信息的利用率

人事檔案信息化管理的實現(xiàn)，檔案信息查詢更具便捷性，不僅查詢速度較快，而且查詢信息更具全面和細致性。檔案利用者借助于檔案信息搜索功能可以實現(xiàn)檔案信息的精準查找，這對于檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升起到積極的促進作用，進一步提升了人事檔案信息的利用率，有利于人事檔案價值的發(fā)揮。

1.3 促進人事檔案信息的共享

在當前大數(shù)據(jù)時代背景下，信息資源成為社會發(fā)展中較為重要的資源。通過推進人事檔案信息化建設(shè)工作，可以實現(xiàn)人事檔案信息的及時傳遞和有效共享，這樣為人員流動過程中人事檔案的轉(zhuǎn)移和變更提供了更多的便利。同時人事檔案信息在權(quán)限范圍內(nèi)能夠?qū)崟r進行查詢，傳輸更具便捷性，使人事檔案信息資源的重要作用能夠充分地發(fā)揮出來。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 加快思想觀念的轉(zhuǎn)變

在當前人事檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，事業(yè)單位領(lǐng)導者要加大重視度。這就需要領(lǐng)導者要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，認識到人事檔案的重要作用，并對人事檔案信息化建設(shè)對事業(yè)單位發(fā)展的重要性有一個深入的認知，從而在人事檔案信息化建設(shè)過程中給予有效的支持。人事檔案信息化是一項較為系統(tǒng)和復雜的工程，不僅需要耗費大量的資金，還離不開專業(yè)的檔案管理人員。因此事業(yè)單位還要強化對人事檔案管理人員的培訓，努力提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，使其在實際工作中能夠有效地運用信息技術(shù)，與檔案信息化建設(shè)的需求更具符合性，進一步促進人事檔案信息化水平的提升。

2.2 科學合理規(guī)劃人事檔案信息化建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)工作的開展離不開物質(zhì)資源的支持，這也需要加大資金的投入力度。檔案信息化建設(shè)整個過程中需要較長的時間，對人力、物力和財力需求較大。這就需要事業(yè)單位領(lǐng)導要加大重視度，并針對人事檔案信息化建設(shè)進行科學合理的規(guī)劃，以此來提高資金和資源的利用率，為人事檔案信息化建設(shè)工作的有序開展打下堅實的基礎(chǔ)。在實際工作中，宜積極購置相配套的軟硬件設(shè)施，結(jié)合單位自 身的特點和要求，選擇適宜的人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一存儲和集中管理，進一步保證檔案信息的完整性和準確性，提高檔案信息查詢效率，促進人事檔案管理水平的提升。

2.3 構(gòu)建完善的制度體系

人事檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，由于整個過程中相對繁雜，而且具有較強的系統(tǒng)性，因此針對實際需求，積極對相關(guān)資源進行優(yōu)化配置。這其中檔案信息化管理制度體系的構(gòu)建極為關(guān)鍵，通過根據(jù)人事檔案管理工作的具體情況來建立統(tǒng)一的制度體系，細化各環(huán)節(jié)的標準和規(guī)范，為人事檔案信息化建設(shè)工作的有序開展提供重要的制度保障。

2.4 重視人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

為了能夠提高人事檔案信息化水平，宜充分的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。在實際工作中需要根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)定和標準，構(gòu)建一個科學、規(guī)范和合理的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息的統(tǒng)一存儲和集中管理，同時也能夠為檔案信息的利用提供更便捷的條件。依托于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對人事檔案信息的管理，可以進一步提高管理工作的高效性，但同時檔案信息也存在較大的安全隱患，這也對檔案信息的安全提出了更高的要求。在實際工作中，事業(yè)單位需要建立人事檔案信息安全標準，并對信息安全保障制度進行不斷完善，針對人事檔案信息不僅要做好備份工作，還要針對檔案管理系統(tǒng)設(shè)置具體的訪問權(quán)限和恢復機制，實現(xiàn)對檔案信息的安全保存。而且為了保證人事檔案信息的安全，還要規(guī)范人事檔案信息的借閱和調(diào)用機制，強化檔案管理人員職業(yè)道德教育，增強檔案管理人員的安全防范意識，進一步保障人事檔案信息的安全性。

2.5 促進檔案信息資源的共享

事業(yè)單位通過推進人事檔案信息化建設(shè)，其目的是使人事檔案能夠更好地為事業(yè)單位各項工作提供及時、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，實現(xiàn)人事檔案的高效利用。基于這種情況，事業(yè)單位需要加快建立信息系統(tǒng)，確保各部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)信息的互聯(lián)互通。同時還要運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來打造一個完善的檔案信息管理和服務(wù)平臺，進一步強化人事檔案網(wǎng)站建設(shè)。在實際工作中還可以引入云計算技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的云存儲，這樣可以實現(xiàn)人事檔案信息的集中存儲，使其不受設(shè)備和平臺的限制，有利于人事檔案信息利用效率的提高。另外，在事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)過程中，無論是系統(tǒng)的建立，還是系統(tǒng)功能的開發(fā)和利用都需要結(jié)合單位自身的實際情況，確保系統(tǒng)內(nèi)部軟件具有較好的兼容性，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的有效銜接，以此來提高對單位內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的管理水平。

3 結(jié)束語

基于當前新形勢下，事業(yè)單位人事檔案管理工作也需要與時代發(fā)展潮流相適應(yīng)，做到與時俱進，努力提高人事檔案信息化水平。因此在實際工作中，需要事業(yè)單位領(lǐng)導者和檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變觀念，構(gòu)建完善的制度體系，合理進行規(guī)劃，為人事檔案信息化建設(shè)工作的有序開展提供重要的保障，促進人事檔案信息的有效利用。