淺談信息化背景下水利工程檔案管理建設(shè)

操亞麗

（湖北省棗陽市馬鞍山水庫管理處，湖北 棗陽 441200）

1 強(qiáng)化水利工程檔案管理信息化的重要性

檔案工作是企事業(yè)單位不可缺少的基礎(chǔ)性工作，《檔案法》第一章：“為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)”，說明了制定法律目的、指出了檔案管理的目標(biāo)。因此，檔案對(duì)水利部門提升職能管理有重要意義：1）有助于提高水利單位的管理效率。2）有利于提升水利部門的管理效果。

2 信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題

1）思想認(rèn)識(shí)不足。檔案管理思想不夠統(tǒng)一，對(duì)項(xiàng)目檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。由于目前國家對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化還處于試點(diǎn)階段，尚未出臺(tái)具體的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范。因此，水利部門在思想認(rèn)識(shí)上，仍把內(nèi)部檔案看成管理重點(diǎn)，對(duì)有大量資料信息的項(xiàng)目檔案缺乏重視，實(shí)施電子化處理的比例有限。當(dāng)前許多的水利工程單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，甚至認(rèn)為水利工程檔案管理就是幾張紙，并不具有實(shí)際意義。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)不僅會(huì)嚴(yán)重影響水利工程檔案管理工作的開展，同時(shí)還會(huì)引起下屬工作人員的效仿，進(jìn)一步加重水利工程檔案管理的不規(guī)范性操作，比如檔案內(nèi)容粗制濫造、手續(xù)缺失、內(nèi)容不足等嚴(yán)重問題。其次，思想認(rèn)識(shí)不足除了原始檔案資料的收集與整理方面存在問題之外，其還體現(xiàn)在水利工程檔案管理的信息化建設(shè)方面。基于水利工程領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位，使得其對(duì)水利工程檔案的信息化建設(shè)同樣缺乏認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為這是“多此一舉”，即已經(jīng)存檔紙質(zhì)文件，沒有必要再次浪費(fèi)人力輸入電腦進(jìn)行二次存檔，這種對(duì)檔案管理和信息化建設(shè)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)都是阻礙信息化背景下水利工程檔案管理有序開展的絆腳石。

2）組織管理上的不足。工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性不足，先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用不全面。由于水利工程建設(shè)項(xiàng)目的參建單位較多，電子文件形成于不同單位和不同信息管理系統(tǒng)，有的單位缺少協(xié)同管理平臺(tái)。因此，管理上比較混亂，有的紙質(zhì)資料未被錄入電子檔案管理系統(tǒng)，管理方式落后或滯后，無益于查詢和應(yīng)用，同時(shí)，在技術(shù)方面也需要提高。

3）在對(duì)檔案管理的檢查指引方面。水利部門對(duì)檔案管理的督促工作投入較少，在資金和時(shí)間的投入上也相對(duì)較少，不夠注重引導(dǎo)工作人員對(duì)重要資料進(jìn)行及時(shí)的電子化處理。由于電子簽名的長期有效性未得到保障，以及受到保密因素的影響。水利部門不重視對(duì)有些項(xiàng)目資料進(jìn)行電子化處理，檔案人員在未獲得明確指示下，依然采取傳統(tǒng)歸檔方式，用紙質(zhì)方式進(jìn)行儲(chǔ)存，降低了檔案的應(yīng)用程度。

4）檔案管理人才方面不足。水利工程檔案管理人才方面存在的問題主要體現(xiàn)在三個(gè)方面，首先是檔案管理人員的缺失。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)水利工程檔案管理工作的不重視，由此使得其在人員安排方面投入的人力相對(duì)較少，這就使得水利工程檔案管理工作難以得到全面和規(guī)范。其次，管理人員缺乏相應(yīng)的水利工程檔案管理專業(yè)知識(shí)，這里的專業(yè)知識(shí)分為水利工程專業(yè)知識(shí)、檔案管理專業(yè)知識(shí)兩個(gè)方面，缺乏水利工程專業(yè)知識(shí)容易造成檔案管理的混亂，而缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)則容易造成檔案管理項(xiàng)的缺失和遺漏。其三，檔案管理人員信息化技術(shù)不足。水利工程是我國的重點(diǎn)項(xiàng)目工程，其不僅能夠有效消除水害，而且利用得當(dāng)，其還能夠變害為利，比如灌溉農(nóng)田、水力發(fā)電等均是水利工程建設(shè)良好的情況下所能發(fā)揮的良性效用。在水利工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種檔案文件，其對(duì)水利工程后期維養(yǎng)、升級(jí)改造以及為后世提供實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等均具有重大意義。但是，當(dāng)前信息化背景下水利工程檔案管理工作存在思想認(rèn)識(shí)不足、信息化建設(shè)水平不足以及專業(yè)人才缺失等諸多問題，本文即是在分析水利工程檔案管理面臨問題的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。科學(xué)管理實(shí)踐創(chuàng)新的發(fā)展，水利工程檔案管理需要能夠熟練操作電子信息管理系統(tǒng)軟件、制圖軟件，但是許多水利工程檔案管理單位缺乏相應(yīng)的人才培養(yǎng)與建設(shè)，故而使得檔案管理工作難以高效開展。

3 信息化背景下水利工程檔案管理的解決對(duì)策

1）提高相關(guān)工作人員對(duì)水利工程檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。“態(tài)度決定一切”，在開展水利工程檔案管理的工作時(shí)，各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員應(yīng)當(dāng)提高其對(duì)水利工程檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。因?yàn)橹挥袕乃枷雽用鎸?duì)水利工程檔案管理建立起高度的認(rèn)知，才能夠切實(shí)承擔(dān)起檔案管理工作的職責(zé)，否則無休止的客觀問題會(huì)始終存在。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)通過學(xué)習(xí)、考察等方式對(duì)信息化背景下的水利工程檔案管理建立明確而清晰的認(rèn)識(shí)，切實(shí)領(lǐng)悟到水利工程檔案管理工作的實(shí)際意義和應(yīng)用價(jià)值。然后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)則要針對(duì)檔案管理部門工作人員及其他相關(guān)工作人員進(jìn)行思想培訓(xùn)，讓全體工作人員分別對(duì)水利工程檔案管理工作樹立起高度的認(rèn)知。其三，在全體工作人員提高對(duì)水利工程檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)之后，領(lǐng)導(dǎo)層則可通過開會(huì)討論、自主學(xué)習(xí)等方式引導(dǎo)大家對(duì)水利工程檔案管理工作提出意見或者建議

2）提高水利工程檔案管理信息化建設(shè)水平。人靠衣裝馬靠鞍，水利工程檔案管理工作不是僅依靠工作人員的重視和規(guī)范的操作流程就能夠?qū)崿F(xiàn)的，在信息化時(shí)代的背景之下，其還需要相應(yīng)的信息化硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)。因此，工作人員要根據(jù)水利工程檔案管理工作的切實(shí)需要，采購所欠缺的軟硬件設(shè)施，以提高檔案管理信息化水平。檔案管理部門首先應(yīng)當(dāng)采購用于信息化管理的服務(wù)器、終端設(shè)備、打印復(fù)印設(shè)備以及成熟的檔案信息管理系統(tǒng)等軟件，這既是為了滿足當(dāng)前檔案管理工作的基礎(chǔ)需要，同時(shí)也是為了后期水利工程檔案管理信息的便利應(yīng)用做好鋪墊。其次，工作人員在實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，要不斷提高自身的檔案管理信息化水平，提高自身檔案管理工作的效率和效果。

3）加大水利工程檔案管理專業(yè)人員培養(yǎng)力度。人才是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力。所以信息化背景下水利工程檔案管理工作的開展需要培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才。水利工程檔案管理工作需要三方面的專業(yè)人才，其一是水利工程專業(yè)人才，其二是檔案管理專業(yè)人才，其三是信息化技術(shù)專業(yè)人才。然而，雖然水利工程、檔案管理和信息化技術(shù)三方面專業(yè)人才不可或缺，但卻可以統(tǒng)一，即打造水利工程、檔案管理和信息技術(shù)三者結(jié)合的復(fù)合型人才，這不僅在一定程度上降低了信息化背景下檔案管理工作人員的成本投入，而且還能夠極大提高水利工程檔案管理的效率和水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，水利工程檔案作為水利事業(yè)中的重點(diǎn)，需要采用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，有利于確定水利工程的發(fā)展方向。因此，在水利工程檔案管理工作中，一定要加強(qiáng)信息化建設(shè)，從加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)意識(shí)、健全檔案信息化管理制度、完善檔案管理相關(guān)設(shè)備、強(qiáng)化信息化人才培養(yǎng)等方面入手，保證水利工程檔案信息的完整性。