《中華人民共和國檔案法》2020修訂版對當前檔案管理信息化建設的思考

吳 蔓

（湖北汽車工業學院檔案館，湖北 十堰 442002）

2020年修訂版《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）對檔案管理制度、檔案信息化建設、檔案開放利用、檔案監督檢查等進行了完善，為推動檔案工作進一步走向依法管理、走向開放、走向現代化創造了條件。如何應對《檔案法》修訂對傳統檔案包括檔案信息的接受、傳遞、存儲、鑒定和提供帶來新的挑戰，助推檔案工作信息化建設，還要解決信息化帶來的風險，是檔案工作人當前應積極思考和謀劃的。

《檔案法》2020年修訂版增設“檔案信息化建設”一章，涵蓋信息系統建設、電子檔案管理、電子檔案接收、數字檔案館建設和檔案數字資源共享利用等方面，對于檔案信息化工作的重視程度前所 未有。

傳統檔案管理模式下，都是以紙質、實物的檔案形式存在，隨著時間的推移，這類型檔案經過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現破損問題，并在紙質檔案受材質所限，長時間的存儲會導致紙張本身也會變得薄而脆，經受不住磨損，嚴重時還會導致一些寶貴的信息丟失。而通過加強檔案管理信息化建設，使得檔案得以采用數字化形式保存，一般能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數字化形式呈現的檔案無需占用較大空間，在節約檔案管理成本方面也有著顯著的優勢。

在檔案管理過程中，通過加強信息化建設，將傳統紙質檔案資料轉化為數字化資料，統一錄入到計算機相關軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統，通過推動信息化建設，能夠有效節約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進行規范化管理，提高檔案管理工作效率。

信息化背景下檔案管理過程中，信息系統中合理地設計檔案資源管理模塊，具體涉及檔案數據庫、檔案資料庫、保管期模塊和文檔模塊等內容。同時，在信息化檔案管理過程中，發揮信息系統的采集功能、存儲功能、資源分類功能、信息統計功能、檔案資料查詢功能，簡化檔案信息化管理的操作程序，以此提升檔案的管理服務水平。借助信息系統進行管理的過程中充分發揮信息系統的預覽、打印和傳遞功能，切實保檔案資料的完整性和真實性，全而提升檔案的管理效率。其次，通過增加檔案信息化系統的編號查詢和關鍵詞查詢功能，并合理設置檔案資料的來源、檔案內容、錄入時間和使用方向的標簽，增添信息查詢功能。針對不同類型的檔案資源設置不同的檔案代碼，檔案的代碼與信息文本內容對接起來，查詢檔案資料提供便利的條件。檔案管理人員選取現代化的信息系統開發平臺，充分突顯檔案管理系統的可操作性，增加可視化設計功能。保證檔案管理信息系統的調查、分析和轉換工作的順利開展，進行檔案資料開發，從而有效提升信息化水平。

通過加強檔案管理信息化建設，降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。提高檔案管理的效率，使得檔案質量更便于檢索查詢，提升檔案質量的利效率，充分發揮檔案資料的作用價值。積極利用信息化技術手段推動檔案管理信息化建設發展，促使檔案管理的作用價值得到充分發揮，更好地適應當前信息化時代發展要求。

在當前的檔案管理上缺少科學制度規范，相應的管理流程和標準也不夠完善。沒有按照嚴格的標準和要求開展檔案管理工作，填寫時字體、內容乃至格式均不相同，這對檔案管理效率和能力會造成一些不良后果，導致檔案工作的開展不能順利進行。缺少監督管理的制度，影響了檔案管理的質量和水平。

檔案管理工作缺少專業的管理人才，大部分檔案管理人員并非檔案專業出身，屬于兼任檔案管理工作，沒有系統學習過相關的業務。檔案管理人員對相關的管理制度、流程和標準不了解熟悉，在開展工作可能會出現不規范、不統一，甚至出錯，影響管理效率。

檔案管理基礎設備和方法不滿足現代化的需求，設備陳舊落后不滿足實際工作需求，不滿足新形勢下檔案管理進步的發展方向，在技術上比較落后，對設備的維護和保養也不夠重視，導致給檔案管理的效率帶來阻礙。傳統的管理模式阻礙了檔案管理工作的創新和進步、檔案管理制度上的完善和發展，脫離了實際的情況，導致工作效率無法提升。

檔案信息化建設還存在安全性問題。在檔案管理的過程中，保證檔案資料的安全性是非常重要的工作。但在信息化背景下的檔案管理過程中，保密性是信息化系統必須從底層要考慮的問題。檔案信息化管理平臺，需要將資料直接上傳到服務器或云端，案管理人員借助互聯網平臺從數據服務器下載資料，讓數據資料解包，但也存在著一定的風險，可能會導致防火墻外的數據在受到攻擊之后被篡改，從而嚴重威脅文書檔案資料的安全性。

加強檔案管理信息化建設，能夠有效賦予相應檔案統一的數字化格式規范，從而更加便于進行檔案資源的統一整理、共享，促使檔案管理更加的科學規范。

采用理論學習、脫產培訓、跟班學習等渠道、形式，系統、全面提升檔案管理人員業務技能，克服能力不足和本領恐慌。同時，積極創造條件，鼓勵和支持檔案管理工作人員按照有關規定參與專業技術職稱評定，造就一支作風扎實、業務過硬的專業人才隊伍。

積極爭取政策和經費支持，將電子檔案接收、數字檔案館建設、檔案數字資源共享利用等工作統籌謀劃，一體推進。合理增加業務系統流程，優化系統操作，不斷提升系統穩定性、安全性、可操作性，實現檔案在接受、保管、鑒定與提供利用等環節的一體化及部門間的安全傳輸與信息共享。采取各種舉措不斷推進檔案管理信息化建設。

為了避免由于病毒入侵破壞系統數據信息或者操作不當造成數據丟失，應該完善數據備份，根據實際情況實時備份進行數據備份與恢復，減少由于突發情況引起的損失。通過減小無關人員使用檔案信息化系統，保護信息資料的安全。訪問權限的級別設定可以從技術上加強監管，規范信息系統的使用，減少不當操作的概率。在加密軟件的基礎上配合硬件防止破密等手段，提高重要信息安全性。升級防火墻阻止非法訪問、通過進行安全掃描找到系統漏洞等。可以根據實際情況來建立網絡安全防御系統，綜合運用多種防御措施形成“組合拳”來防護檔案信息系統的安全。

檔案信息化建設是與時俱進的必然趨勢，檔案管理人員充分認識到檔案管理信息化建設的作用價值，了解在推動檔案管理信息化建設的過程中存在的問題，提出一些針對性的應對策略，最終有效推動檔案管理信息化建設實現更好的發展。