信息化視角下對行政事業單位檔案管理的科學化思考

江火清

（古田縣臨水宮管理委員會，福建 寧德 352200）

行政事業單位的檔案管理是一項比較復雜性的工作，在信息化時代，應當結合先進的信息技術對檔案資源進行科學化的管理。信息技術的有效利用可以極大地提升檔案管理的整體效率和質量，但是同時也應當注意當下的檔案管理還存在著一定的不足之處。在隨著時代的發展應當不斷地改進和完善單位內部檔案管理的規章制度并及時組織檔案管理人員學習最新檔案管理技術，使檔案管理工作更好地適應信息化社會的發展需要。

1 行政事業單位檔案管理科學化的重要意義

檔案管理是一項基礎性強的工作內容，具備非常突出的服務性以及管理性特征，在行政事業單位的改革建設當中，有著不可忽視的積極作用。伴隨信息化時代的到來，行政事業單位的改革工作也進入到了一個全新階段，怎樣提升檔案管理的科學化發展水平，助推單位的科學有序發展，已然成為當務之急。檔案管理科學化是行政事業單位檔案創新的必然選擇，其作用主要體現在：一是檔案管理科學化的緊迫性。在互聯網和新媒體設備日益發展創新不斷的情況下，人們的生活方式和以往相比發生了極大的變化。傳統檔案管理模式已然被時代淘汰，助推檔案管理的系統規范以及網絡化發展已成為檔案管理的新目標。在這種新形勢下，我們需要跟進如今的社會與科技事業發展趨勢，加大創新改革步伐，重視提高檔案管理科學化水平。二是檔案管理科學化的必然性。從本質上看，檔案管理是行政事業單位發展史的載體，涵蓋單位過去各個工作落實過程當中的真實情況，檔案管理科學化也能夠促進單位高效有序運行。領導與單位決策者能夠透過檔案管理，掌握單位基本情況，在此基礎之上調整以及確定出單位的創新發展戰略。單位領導也可以發現優秀人才，提高人才選拔有效性。基層工作人員可以結合檔案了解過去的工作狀況，及時調控工作目標，促進自我發展和提高。三是檔案管理科學化的重要性。在行政事業單位改革進入到新階段之后，政務、財務與人員公開成為新時期的必然要求，要達成這樣的要求和目標，就需要構建科學民主的檔案管理制度。通過科學化的檔案管理，可以實現對單位發展狀況的監督監管，也能夠為單位在未來階段的長效運行指引方向，從而助推行政事業單位深化改革。

2 信息化視角下行政事業單位檔案管理科學化現狀

2.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

雖然近些年行政事業單位越來越重視對檔案的管理工作，但是整體的檔案管理水平和發達國家相比還具有較大的距離。行政事業單位里的領導對該工作不夠重視是一個關鍵因素，導致在檔案管理的過程中沒有一套完善的管理制度和監督體系。我國行政事業單位和其他單位具有不同的特點，其內部的檔案比較多，檔案管理者對最新的檔案管理技術也不夠了解，使得檔案的整理管理水平十分低下，沒有深入植入最新的科技水平，檔案的管理整體來說較為混亂。

2.2 檔案管理的水平較低

近些年雖然信息技術和計算機水平取得了突飛猛進的發展，但是在行政事業單位內部的檔案管理并沒有充分的運用最新的技術，很多事業單位檔案管理過程仍然處于比較低的信息化水平仍。在行政事業單位內部還存在著管理技術雜亂的狀況，檔案的管理工作的隨意及檔案管理設備的落后，導致檔案管理工作完全沒有辦法適應最新的需求，再加之一些陳舊的辦公設備無法滿足信息的有效共享與管理的目的，這將對檔案管理信息化科技化造成巨大的阻礙。

3 信息化視角提升下行政事業單位檔案管理科學化的措施

3.1 強化對檔案管理的重視

在新時期，隨著信息化水平的逐步的提升和被廣泛的應用，此背景下想要使檔案管理的水平得到提升，最關鍵的就是事業單位內部的領導意識到檔案管理的重要意義，并進行觀念的轉變，進而加強對檔案管理的監管力度，逐步的激發檔案管理工作者的積極性。還要注意對檔案管理的資金投入，當下的檔案管理工作和以前具有很多的不同，其中關鍵的就是要及時配備檔案管理信息化科技化所需現代化辦公設備，發揮現代科技、微縮等技術在檔案管理當中的應用，這將會極大地提升檔案的管理效率和質量。

3.2 完善檔案管理相關制度

隨著時代的進步，當下的檔案管理和以往相比管理起來更加的復雜，信息化的時代再使用傳統的管理方式已經難以滿足新需求。所以行政事業單位應當制定一些適應信息化制度建設的檔案管理制度，以健全完善檔案管理流程，有效地使用信息化技術使得檔案管理更加的數字化，從而暢通檔案信息共享網絡。另外相應的安全保障措施的制定也必不可少，保障電子檔案及紙質檔案的安全的同時，也能更好地規范檔案管理者的行為，避免有些檔案管理者在工作時出現不作為的情況。

3.3 優化檔案管理人員的管理

行政事業單位在進行檔案管理的過程中應當加強對專業人員的培養，為檔案的管理工作提升堅實的保障。行政事業單位的領導應當注意加強對檔案管理人員的職業技能培訓工作以提升員工的綜合素質。并完善相應的獎懲機制，建立相應的獎懲措施來保障者的積極性，對照相關規定，適當的對一些技術水平高的管理者給予一定獎勵，對一些表現欠佳的給與一定的懲罰。與此同時在加強檔案管理技術培訓的過程中不能忽視思想道德的重要性。

4 結束語

隨著我國科技水平的高速提升，信息技術的水平可謂是在突飛猛進的發展。當下的行政事業單位可謂是十分普遍的在使用信息化技術進行檔案的管理。在使用信息化技術時，其具有較高的技術性，若是能夠從管理層意識到檔案管理的重要性，完善相應檔案管理規章制度，優化對檔案管理人員的管理，提升整體素質，則嫻熟的信息化技術可以極大地提升行政事業單位的檔案管理水平，并對行政事業單位的整體發展產生積極意義。所以，相關的部門應當高度重視行政事業單位的檔案管理工作，逐步的提升行政事業單位的管理工作水平。