醫(yī)院人事檔案管理改革若干問題的思考

羅 婭

（海口市第三人民醫(yī)院，海南 海口 570100）

醫(yī)院建立人事檔案不僅是為了收集醫(yī)護工作人員和其他工作人員過去職業(yè)發(fā)展情況以及相關(guān)基礎(chǔ)信息，更重要的是記錄醫(yī)護工作人員在本院任職期間的工作表現(xiàn)能力，醫(yī)療水平，對團隊的奉獻能力，在團隊中具體扮演什么樣的角色，通過對以上內(nèi)容加以詳細記錄，以便上級領(lǐng)導(dǎo)在查看員工人事檔案時，能夠第一時間了解這名醫(yī)護工作人員的具體工作實力，決定是否將其作為人才培養(yǎng)計劃中的一員，對其大力扶持。由此，必須提高對人事檔案管理工作重要性的認識，加快醫(yī)院人事檔案管理改革。

1 醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 醫(yī)院人事檔案管理機制不健全

醫(yī)院在經(jīng)營管理的過程中，涉及大量的檔案管理，檔案管理種類多，工作量巨大。其中包括病患的病歷管理、物資管理、人事檔案管理、財務(wù)管理、行政檔案、糾紛檔案等多個種類。由于醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的重要性認識不足，在檔案管理工作中面對巨大工作量和種類繁多的檔案管理工作，出現(xiàn)檔案管理工作人員人手不足的現(xiàn)象。導(dǎo)致在對所有種類檔案進行管理的過程中，劃分了優(yōu)先級。其中病患的病歷檔案是最重要的管理部分，將大量的精力和人力投放在病歷檔案管理中，而對于醫(yī)護工作人員的人事檔案管理給予不同程度的忽視，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理機制不健全，檔案保管機制不健全。沒有制定完善的檔案管理制度使得不同類別的檔案信息都是混合在一起進行保存，一旦出現(xiàn)需要查找相關(guān)檔案信息的工作時，就會出現(xiàn)人仰馬翻查找相關(guān)檔案信息的狀況，無形中增加了檢索的難度，需要花費大量的時間、精力和物力查找相關(guān)檔案信息。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理經(jīng)費投入不足，信息化程度不足

隨著我國醫(yī)療改革不斷深入，在醫(yī)院醫(yī)療保險中增加了農(nóng)村合作醫(yī)療保險以及商業(yè)保險等保險形式，與之相關(guān)的是醫(yī)院的檔案資料越來越多。由于醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的重要性認識不足，導(dǎo)致很多醫(yī)院依然采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理方式。紙質(zhì)版檔案管理方式具有較大的落后性，不易保存性，因為紙質(zhì)版檔案資料隨著年限不斷增長，紙質(zhì)上的字跡容易受潮發(fā)生變化，出現(xiàn)字跡不清等現(xiàn)象，而且紙質(zhì)版檔案管理方式對于儲存環(huán)境要求較高，要防潮、防火、防水、防陽光。必須陰涼通風，使用碳素墨水，確保字跡在受潮時不會受到水分的影響，出現(xiàn)字跡變形、模糊不清的現(xiàn)象。在查找相關(guān)人事檔案信息時，需要從眾多種類科目的檔案信息中翻找，加大工作量，降低工作效率。總體來說，檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后，信息化程度 不足。

1.3 醫(yī)院人事檔案管理工作人員專業(yè)能力素養(yǎng)有待提高

隨著社會不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，信息技術(shù)已經(jīng)與人們?nèi)粘Ｉ钪g的聯(lián)系愈加緊密，得到廣泛應(yīng)用。在醫(yī)院人事檔案管理中也將信息化管理融入到檔案管理中來，旨在提高檔案管理效率，但是在實際工作中，由于人事檔案管理工作人員專業(yè)技能不足，人事檔案管理工作人員年齡差距較大，對新興的信息化操作方式接受能力不同，年齡大的工作人員，接受能力慢，信息化操作水平低，對信息化認知不全面。在面對信息化管理人事檔案工作時，出現(xiàn)比較懵的狀況，不知從何處下手，無法將自己全身心地投入到檔案管理工作中，產(chǎn)生畏難情緒，不自覺的對信息化檔案管理工作產(chǎn)生排斥心理，醫(yī)院人事檔案管理工作人員專業(yè)能力素養(yǎng)有待提高，無法推動人事檔案管理工作改革進程。

2 醫(yī)院人事檔案管理改革的方式和途徑

2.1 醫(yī)院管理人員提高對醫(yī)院人事檔案工作重要性的認識

在醫(yī)院經(jīng)營管理中，為了促進醫(yī)院人事檔案管理改革順利開展，促進新醫(yī)改政策，不斷深入醫(yī)院管理人員應(yīng)提高對醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認識，充分認識人事檔案管理工作對醫(yī)院在未來行業(yè)發(fā)展中的重要作用。及時建立健全完善的人事檔案管理制度，了解人事檔案管理工作在實際應(yīng)用中是否會遇到困難，困難的類型都是哪些，采取什么方式能解決困難。充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的主觀能動性，調(diào)動工作人員積極性，鼓勵人事檔案管理工作人員積極參與到人事檔案管理建設(shè)工作中來。加大檔案工作宣傳力度，讓醫(yī)院各個科室積極配合人事檔案管理部門采集人事檔案信息、更新人事檔案信息，配合相關(guān)工作的開展，以此來提高人事檔案管理水平。

2.2 加大資金投入力度，提升醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平

為了促進醫(yī)院人事檔案管理改革順利進行。醫(yī)院應(yīng)積極借助現(xiàn)代信息技術(shù)，研發(fā)或購買一套適合醫(yī)院人事檔案管理模式的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這個數(shù)據(jù)系統(tǒng)需要具有強大的資料匯總和整理功能，能夠?qū)θ耸聶n案管理工作人員已經(jīng)錄入的檔案信息進行整理和歸類，減輕人事檔案管理工作人員工作負擔。數(shù)據(jù)系統(tǒng)將檔案信息整理和歸類之后，還應(yīng)結(jié)合醫(yī)護工作人員個人檔案實際情況，制定相應(yīng)的報表，并將檔案信息程度相近的醫(yī)護工作人員的檔案加以分類，以便醫(yī)院管理人員能夠一目了然的了解醫(yī)護工作人員的工作能力、工作態(tài)度、以及在醫(yī)院的收獲和成就，及時發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才。

2.3 提升醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)能力素養(yǎng)

醫(yī)院人事檔案管理工作人員是開展人事檔案管理工作的主體，人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)對人事檔案管理改革工作順利開展有著非同尋常的意義。為了促進醫(yī)院人事檔案管理改革工作順利開展必須加大培訓(xùn)力度，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員專業(yè)能力素養(yǎng)。提高醫(yī)院人事檔案管理工作中不同年齡段工作人員信息技術(shù)水平，以便年紀較大的人事檔案管理工作人員也能參與到人事檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)中來。為人事檔案管理工作人員培訓(xùn)最新的檔案信息管理技術(shù)和思想；邀請其他醫(yī)院人事檔案管理人員到本院開展座談會，相互分享人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題、解決方式、優(yōu)化措施，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員檔案管理工作水平，提高工作效率，從思想層面上改善人事檔案管理工作人員對檔案管理工作的看法，積極落實相關(guān)制度，端正工作態(tài)度，加強學(xué)習，不斷提高自身綜合素養(yǎng)，從而推動醫(yī)院人事檔案管理改革順利進行，推動醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平不斷 提升。

3 總結(jié)

綜上所述，通過對醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題進行分析，為了促進醫(yī)院人力資源管理水平不斷提高，更加深刻、全面地挖掘醫(yī)院醫(yī)護工作人員的潛力和工作能力，必須堅持人事檔案管理改革，建立健全完善的人事檔案管理制度，加強對人事檔案管理工作重要性的認識，創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作機制，不斷提高醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)能力素養(yǎng)讓其充分對人事檔案進行開發(fā)、挖掘和利用，發(fā)揮其最大效用，從而推動醫(yī)院人事檔案改革順利開展。