優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效策略分析

唐 華

（遼寧省阜新市第二人民醫(yī)院（阜新市婦產(chǎn)醫(yī)院），遼寧 阜新 123000）

在社會主義新時代背景之下，國家要求建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度，許多醫(yī)院紛紛改進(jìn)，與此同時，醫(yī)院的管理發(fā)展也面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中必不可少的一項工作之一，在醫(yī)院病人數(shù)量如此之多的情況下，檔案資料為醫(yī)院醫(yī)療以及行政工作的開展提供了非常準(zhǔn)確的信息。優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平，提升醫(yī)院檔案管理的工作水平，充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院中的作用對醫(yī)院管理質(zhì)量的提升都有著十分重要的意義。為了達(dá)到此目的，當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)必須把提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量擺在工作重心，方便提升醫(yī)院檔案管理的工作效率，進(jìn)一步實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理工作。

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院保存內(nèi)部資料和病人資料的重要方式，檔案主要記錄醫(yī)院自建設(shè)以來所有醫(yī)療活動資料，是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要見證。它包括各種醫(yī)療活動資料、設(shè)備管理資料、基礎(chǔ)建設(shè)資料以及醫(yī)院內(nèi)部行政管理資料等，還包括醫(yī)院自成立至發(fā)展時所取得的各種成績經(jīng)驗、研究成果等資料。這些資料能夠第一時間了解到醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，通過查閱這些資料能夠更切合實際地為醫(yī)院制定合理的發(fā)展目標(biāo)，使管理決策更具科學(xué)化。此外，醫(yī)院檔案匯聚醫(yī)院各種臨床醫(yī)療數(shù)據(jù)，為醫(yī)院科研活動的正常開展提供了資料基礎(chǔ)。

醫(yī)院檔案管理工作詳細(xì)記錄了醫(yī)院人事管理、財務(wù)管理和醫(yī)療活動等各項工作內(nèi)容，通過檔案資料能夠反映出醫(yī)院在各個時期內(nèi)各種工作開展的具體情況，能夠給醫(yī)院管理者和建設(shè)者提供參考經(jīng)驗，且管理者和建設(shè)者也能從中提出思考和改進(jìn)，促進(jìn)醫(yī)院綜合管理能力的提升。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理實際發(fā)展情況

2.1 醫(yī)院對檔案管理不重視

長期以來，許多醫(yī)院忽視了檔案管理，對其的重視程度并沒有比開展醫(yī)療活動的重視程度強，大部分醫(yī)院習(xí)慣于將工作重心偏向醫(yī)療活動和科研方面，經(jīng)常會忽視許多基礎(chǔ)性的工作。一些醫(yī)院甚至發(fā)生醫(yī)院檔案丟失的情況，對醫(yī)院發(fā)展造成了災(zāi)難和損傷。此外，在這種條件和情況下，也在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作人員工作懈怠，積極性不高，意識模糊，責(zé)任感不強，工作浮于表面，不認(rèn)真對待，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作的開展。且他們的工作水準(zhǔn)和綜合能力不強，醫(yī)院在招聘這類員工時不重視對檔案管理人員的素質(zhì)能力考察，許多檔案管理人員的工作水平只停留在傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗上，工作效率低下。

2.2 缺乏健全的檔案管理制度和機制

當(dāng)前醫(yī)院對于檔案管理工作并沒有針對性且健全的管理機制，醫(yī)院檔案管理工作的開展往往帶有主觀性和隨意性，很多的工作都是在盲目的進(jìn)行，沒有專業(yè)人士指導(dǎo)和監(jiān)督，且管理層也沒有給予足夠的重視。不同科室的檔案管理也沒有科學(xué)的存檔管理制度，也沒有形成快捷的獲得通道，工作效率較低，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的健康完善發(fā)展，也在一定程度上影響了醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 信息化程度不高

許多醫(yī)院還是遵循傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種方式管理復(fù)雜，獲取檔案較為困難，缺點很多。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代下，醫(yī)院檔案管理工作也需要緊跟時代潮流，加快醫(yī)院檔案管理工作的信息化技術(shù)水平發(fā)展。大部分醫(yī)院的檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案管理的階段，沒有將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，對電子信息數(shù)據(jù)處理能力較低，也沒有專業(yè)團(tuán)隊和工作人員來管理電子信息數(shù)據(jù)庫。在未來發(fā)展趨勢如此明確的情況下，醫(yī)院檔案管理人員必須搞清楚未來檔案管理工作的開發(fā)方向，減少不必要的紙質(zhì)醫(yī)院檔案，全面實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平建設(shè)。

3 完善醫(yī)院檔案管理工作有效策略

3.1 強化醫(yī)院檔案管理意識

加強醫(yī)院各個管理層對醫(yī)院檔案管理的重視程度，必須要提高檔案管理人員的工作意識和管理能力，將醫(yī)院檔案管理工作的開展同醫(yī)療活動和科研活動一樣列為醫(yī)院工作重點，在醫(yī)院內(nèi)宣傳檔案管理的意義和必要性，強化醫(yī)院工作人員和管理人員的意識，讓領(lǐng)導(dǎo)和工作人員產(chǎn)生共識，從而能內(nèi)化人心，使醫(yī)院檔案管理工作得到更多的支持。

3.2 提升醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

要提升醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)和能力。醫(yī)院可以對醫(yī)院檔案管理工作人員舉行定期培訓(xùn)，鼓勵他們參加知識講座，并且可以設(shè)置培訓(xùn)后考核，將考核結(jié)果與年終績效掛鉤，以便起到督促的作用。強化檔案管理工作人員的工作責(zé)任感，樹立服務(wù)意識，領(lǐng)導(dǎo)層可以組建督促團(tuán)隊對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，帶動團(tuán)隊水平提升。

3.3 完善醫(yī)院檔案管理制度與機制

明確醫(yī)院檔案管理各項工作職能，權(quán)責(zé)分明，通過建立完善的醫(yī)院檔案管理知道來規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作。組建專業(yè)人士和專業(yè)團(tuán)隊對建立的專門的醫(yī)院檔案管理機構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督管理。根據(jù)本醫(yī)院實情以及國家地方的政策要求，細(xì)化檔案管理工作制度，建立監(jiān)督系統(tǒng)和考核系統(tǒng)，不定期對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督考核，不斷提升醫(yī)院檔案管理工作的工作效率。

3.4 加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)力度

當(dāng)前，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)任務(wù)難度最大，醫(yī)院檔案管理信息化工作沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有明確的建立手段，這需要醫(yī)院聘請專業(yè)團(tuán)隊對醫(yī)院電子信息檔案的建立作出貢獻(xiàn)。普通資料檔案可以采取單一電子信息儲存形式，方便查閱。對于重要資料可以采用紙質(zhì)和電子檔案共同存檔，采用雙重保管的形式。此外，對重要文件資料的保存還需要采取加密、驗證等技術(shù)手段，增設(shè)防火墻等技術(shù)。重視信息化檔案軟件和硬件的開發(fā)，注重系統(tǒng)化的建設(shè)與管理，在這方面醫(yī)院要投入足夠的資金。另外，醫(yī)院檔案管理工作人員也需要學(xué)習(xí)信息化管理的知識，強化自己檔案管理信息化的意識，提高信息化檔案管理認(rèn)識的重要性。

4 總結(jié)

醫(yī)院檔案管理工作能夠促進(jìn)未來醫(yī)院事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，效果不容小覷。要集中精力不斷解決好當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的困難和問題。醫(yī)院管理者和建設(shè)者要突破檔案管理發(fā)展瓶頸，要不斷改進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理方法、不斷提供解決辦法保障工作的開展和順利進(jìn)行，努力完善自身檔案管理水平建設(shè)，努力提升醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化和智能化。