優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效策略分析

唐 華

（遼寧省阜新市第二人民醫(yī)院（阜新市婦產(chǎn)醫(yī)院），遼寧 阜新 123000）

在社會(huì)主義新時(shí)代背景之下，國(guó)家要求建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度，許多醫(yī)院紛紛改進(jìn)，與此同時(shí)，醫(yī)院的管理發(fā)展也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中必不可少的一項(xiàng)工作之一，在醫(yī)院病人數(shù)量如此之多的情況下，檔案資料為醫(yī)院醫(yī)療以及行政工作的開(kāi)展提供了非常準(zhǔn)確的信息。優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平，提升醫(yī)院檔案管理的工作水平，充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院中的作用對(duì)醫(yī)院管理質(zhì)量的提升都有著十分重要的意義。為了達(dá)到此目的，當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)必須把提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量擺在工作重心，方便提升醫(yī)院檔案管理的工作效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理工作。

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院保存內(nèi)部資料和病人資料的重要方式，檔案主要記錄醫(yī)院自建設(shè)以來(lái)所有醫(yī)療活動(dòng)資料，是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要見(jiàn)證。它包括各種醫(yī)療活動(dòng)資料、設(shè)備管理資料、基礎(chǔ)建設(shè)資料以及醫(yī)院內(nèi)部行政管理資料等，還包括醫(yī)院自成立至發(fā)展時(shí)所取得的各種成績(jī)經(jīng)驗(yàn)、研究成果等資料。這些資料能夠第一時(shí)間了解到醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，通過(guò)查閱這些資料能夠更切合實(shí)際地為醫(yī)院制定合理的發(fā)展目標(biāo)，使管理決策更具科學(xué)化。此外，醫(yī)院檔案匯聚醫(yī)院各種臨床醫(yī)療數(shù)據(jù)，為醫(yī)院科研活動(dòng)的正常開(kāi)展提供了資料基礎(chǔ)。

醫(yī)院檔案管理工作詳細(xì)記錄了醫(yī)院人事管理、財(cái)務(wù)管理和醫(yī)療活動(dòng)等各項(xiàng)工作內(nèi)容，通過(guò)檔案資料能夠反映出醫(yī)院在各個(gè)時(shí)期內(nèi)各種工作開(kāi)展的具體情況，能夠給醫(yī)院管理者和建設(shè)者提供參考經(jīng)驗(yàn)，且管理者和建設(shè)者也能從中提出思考和改進(jìn)，促進(jìn)醫(yī)院綜合管理能力的提升。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理實(shí)際發(fā)展情況

2.1 醫(yī)院對(duì)檔案管理不重視

長(zhǎng)期以來(lái)，許多醫(yī)院忽視了檔案管理，對(duì)其的重視程度并沒(méi)有比開(kāi)展醫(yī)療活動(dòng)的重視程度強(qiáng)，大部分醫(yī)院習(xí)慣于將工作重心偏向醫(yī)療活動(dòng)和科研方面，經(jīng)常會(huì)忽視許多基礎(chǔ)性的工作。一些醫(yī)院甚至發(fā)生醫(yī)院檔案丟失的情況，對(duì)醫(yī)院發(fā)展造成了災(zāi)難和損傷。此外，在這種條件和情況下，也在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作人員工作懈怠，積極性不高，意識(shí)模糊，責(zé)任感不強(qiáng)，工作浮于表面，不認(rèn)真對(duì)待，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展。且他們的工作水準(zhǔn)和綜合能力不強(qiáng)，醫(yī)院在招聘這類(lèi)員工時(shí)不重視對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力考察，許多檔案管理人員的工作水平只停留在傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)上，工作效率低下。

2.2 缺乏健全的檔案管理制度和機(jī)制

當(dāng)前醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作并沒(méi)有針對(duì)性且健全的管理機(jī)制，醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展往往帶有主觀性和隨意性，很多的工作都是在盲目的進(jìn)行，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人士指導(dǎo)和監(jiān)督，且管理層也沒(méi)有給予足夠的重視。不同科室的檔案管理也沒(méi)有科學(xué)的存檔管理制度，也沒(méi)有形成快捷的獲得通道，工作效率較低，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的健康完善發(fā)展，也在一定程度上影響了醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 信息化程度不高

許多醫(yī)院還是遵循傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種方式管理復(fù)雜，獲取檔案較為困難，缺點(diǎn)很多。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理工作也需要緊跟時(shí)代潮流，加快醫(yī)院檔案管理工作的信息化技術(shù)水平發(fā)展。大部分醫(yī)院的檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案管理的階段，沒(méi)有將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，對(duì)電子信息數(shù)據(jù)處理能力較低，也沒(méi)有專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)和工作人員來(lái)管理電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)如此明確的情況下，醫(yī)院檔案管理人員必須搞清楚未來(lái)檔案管理工作的開(kāi)發(fā)方向，減少不必要的紙質(zhì)醫(yī)院檔案，全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平建設(shè)。

3 完善醫(yī)院檔案管理工作有效策略

3.1 強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理意識(shí)

加強(qiáng)醫(yī)院各個(gè)管理層對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視程度，必須要提高檔案管理人員的工作意識(shí)和管理能力，將醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展同醫(yī)療活動(dòng)和科研活動(dòng)一樣列為醫(yī)院工作重點(diǎn)，在醫(yī)院內(nèi)宣傳檔案管理的意義和必要性，強(qiáng)化醫(yī)院工作人員和管理人員的意識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)和工作人員產(chǎn)生共識(shí)，從而能內(nèi)化人心，使醫(yī)院檔案管理工作得到更多的支持。

3.2 提升醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

要提升醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)和能力。醫(yī)院可以對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員舉行定期培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們參加知識(shí)講座，并且可以設(shè)置培訓(xùn)后考核，將考核結(jié)果與年終績(jī)效掛鉤，以便起到督促的作用。強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作責(zé)任感，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層可以組建督促團(tuán)隊(duì)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，帶動(dòng)團(tuán)隊(duì)水平提升。

3.3 完善醫(yī)院檔案管理制度與機(jī)制

明確醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)工作職能，權(quán)責(zé)分明，通過(guò)建立完善的醫(yī)院檔案管理知道來(lái)規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作。組建專(zhuān)業(yè)人士和專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)建立的專(zhuān)門(mén)的醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督管理。根據(jù)本醫(yī)院實(shí)情以及國(guó)家地方的政策要求，細(xì)化檔案管理工作制度，建立監(jiān)督系統(tǒng)和考核系統(tǒng)，不定期對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督考核，不斷提升醫(yī)院檔案管理工作的工作效率。

3.4 加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)力度

當(dāng)前，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)任務(wù)難度最大，醫(yī)院檔案管理信息化工作沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有明確的建立手段，這需要醫(yī)院聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)醫(yī)院電子信息檔案的建立作出貢獻(xiàn)。普通資料檔案可以采取單一電子信息儲(chǔ)存形式，方便查閱。對(duì)于重要資料可以采用紙質(zhì)和電子檔案共同存檔，采用雙重保管的形式。此外，對(duì)重要文件資料的保存還需要采取加密、驗(yàn)證等技術(shù)手段，增設(shè)防火墻等技術(shù)。重視信息化檔案軟件和硬件的開(kāi)發(fā)，注重系統(tǒng)化的建設(shè)與管理，在這方面醫(yī)院要投入足夠的資金。另外，醫(yī)院檔案管理工作人員也需要學(xué)習(xí)信息化管理的知識(shí)，強(qiáng)化自己檔案管理信息化的意識(shí)，提高信息化檔案管理認(rèn)識(shí)的重要性。

4 總結(jié)

醫(yī)院檔案管理工作能夠促進(jìn)未來(lái)醫(yī)院事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，效果不容小覷。要集中精力不斷解決好當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的困難和問(wèn)題。醫(yī)院管理者和建設(shè)者要突破檔案管理發(fā)展瓶頸，要不斷改進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理方法、不斷提供解決辦法保障工作的開(kāi)展和順利進(jìn)行，努力完善自身檔案管理水平建設(shè)，努力提升醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化和智能化。