機關事業單位檔案管理創新與改革策略

王曉玲

（武漢國家糧食交易中心，湖北 武漢 430060）

檔案工作是各項管理任務的重要組成部分，檔案是人類活動的真實記錄，是人們理解和掌握客觀規律的重要基礎。檔案管理是事業單位發展必不可少的一部分，對促進經濟發展至關重要。檔案使用是檔案管理人員通過檔案操作系統檢索和使用檔案信息以滿足使用需求的過程，也是實現檔案信息資源潛在使用價值的過程。這是為提供社會發展、國家檔案建設基本利益的有效途徑。因此，通過開發現有的檔案信息資源和切實實現檔案管理信息化，使事業單位能夠更好地服務于國家和地區的經濟建設和社會發展，已成為檔案管理部門的當務之急。

在信息時代，事業單位進行檔案管理面臨著機遇和挑戰。當前，政府機關事業單位的檔案管理工作缺乏規范化、缺乏資金、缺乏人才以及其他影響信息化進程的隱患。在社會信息化背景下，檔案信息化是檔案管理發展的必然趨勢。只有實現檔案信息化管理，才能為國家、地區經濟發展和大多數社會群體提供更好的服務。

1 概述

為了適應時代潮流，各行各業都在進行創新和改革。作為基礎行業，事業單位中的檔案管理工作也需要創新。檔案管理工作正在不斷優化和完善，變得越來越電子化、信息化和實用化。近年來，隨著科學技術的不斷發展，信息化正在融入社會的各個領域，檔案管理的不斷信息化可以為各部門提供交流與合作，并為社會發展提供便利條件。但是，為了實現事業單位檔案的電子化管理，相關人員必須努力以專用系統平臺轉換和存儲信息。在此過程中，將突出電子技術的優勢，可以實現全面的電子掃描，并且可以將各種紙張信息直接轉換為電子信息，從而可以降低管理成本，從根本上提高檔案管理的質量。對于事業單位來說，檔案管理是非常重要的部分，使用電子檔案管理更加可行，并使員工能夠更好地匯總文件，并為檔案管理分析提供方便。員工還可以根據自己的需求創建各種圖表，為將來的決策提供依據。

2 新時期機關事業單位檔案管理的重要性

2.1 為檢查工作提供依據

事業單位中各項任務的制定與檔案信息在參考基礎上是分不開的。檔案在某種程度上為事業單位開展各種服務項目提供了重要依據，可以說事業機關的影響非常重要。首先，檔案管理包含有關人員和內部制度方面的機構和單位的改革和發展的記錄，信息的良好管理將使領導者能夠深化單位內部工作制度未來的改革。同時，文件信息還包含有關實際工作的信息，該信息由許多單位組成，例如實施要求和實施效果，這對于組織具有類似工作項目是重要的參考價值。最重要的是，通過文件信息的分析和管理，管理人員可以清楚地了解事業單位和單位當前內部工作制度的不足，并進行有效的更正。

2.2 是深化內部控制改革的核心內容

為了符合國家發展的服務要求，事業單位一直致力于內部制度改革。檔案管理是單位內部工作的核心內容，在很大程度上決定著單位內部控制改革的發展過程。首先，檔案中包含的信息廣泛且豐富，可以為事業單位內部控制的改革提供重要的理論基礎和信息支持。同時，過去的許多改革項目和成果都記錄在檔案中，決策者可以將其視為經驗，并根據當前事業單位的具體情況采取合理的改革措施。

2.3 創建文檔和數據管理的內部條件

辦公室工作的質量，是事業單位的主要任務，很大程度上取決于檔案信息管理。相關人員記錄事業單位和部門的各種業務信息，并建立一個文件系統，以全面、系統地管理部門的內部數據和信息。這不僅確保了事業單位的工作效率更高，而且為事業單位實施內部改革提供了重要的信息基礎，并確保內部改革的實施是基于證據的。

3 機關事業單位檔案管理的創新原則

3.1 系統實現原理

為了管理事業單位的檔案，建立一個可以限制和規范檔案管理工作的完整的制度體系是非常重要的。在建立制度體系的過程中，制度要根據自身的實際需要和發展，符合管理部門和相關員工的工作，并改進系統以提高整個檔案管理系統的可行性。構建清晰的系統后，只有在員工對系統有準確的了解并在實際工作中嚴格遵守相關系統的情況下，才能實施該系統。這不僅是對員工的要求，而且還必須嚴格遵循相關負責人的職責，以確保系統的權限并在檔案管理操作中實施該權限。

3.2 靈活性和監管原則

在構建相關系統時，必須嚴格遵守法律法規的要求，需要對系統進行創新和改進，同時，不應該輕易修改系統以更好地維護系統的嚴肅性和權威性。另一方面，由于事業單位的特殊性，檔案管理中可能會有差異化的管理，因此在建立制度體系時，有必要根據單位的實際情況建立適當的差異化制度體系，有助于檔案管理，使其更有效。

4 機關事業單位檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案管理缺乏標準化

文件信息化過程中存在標準和非標準管理的問題。在實際管理過程中遵循相關法律，例如《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，但是在檔案管理工作實施過程中并沒有嚴格遵守法律要求。另外，政府機關事業單位的檔案管理沒有統一的標準，沒有標準化、規范化的流程，使得檔案信息管理系統無法有效使用。

4.2 管理不足和效率低下

目前，從紙質檔案管理向電子檔案管理的過渡是時代的趨勢。在建立檔案信息化的過程中，許多檔案部門沒有意識到建立檔案信息化的重要性，或者對檔案管理工作有誤解。信息化建設檔案的組成和存儲是記錄信息化的建立，檔案管理決定了將來的發展趨勢，將為黨和國家保留基本文化財富。但是現在檔案部門的許多檔案工作人員擁有多項工作，人員少、工作量大并且對歸檔工作缺乏興趣，工作態度既不認真也不積極。其次，借用現有文件需要借用者手動填寫表格，借閱過程既費時又費力。

4.3 資金不足

建立檔案的信息化與財務支持是分不開的，增加硬件投資和增強管理標準將需要更多資金。信息技術的飛速發展也需要軟件和硬件設施的不斷升級，建立信息安全保護系統需要大量資金。另外，許多檔案部門對檔案管理沒有足夠的認識，并且忽略了檔案管理的目的。許多檔案管理工作還是基于紙張記錄的，檔案信息的數字化模式管理很困難，導致檔案信息化發展緩慢。

4.4 缺乏管理型的人才

檔案信息建設人才匱乏，檔案人員的整體素質有待提高，檔案部門缺乏專業的檔案管理知識和精通計算機的人員。檔案管理工作的工資一般不高，檔案部門缺乏工作熱情，工作效率低下和缺乏綜合的人才，對檔案信息的發展有很大的影響。

4.5 信息安全的隱患

存檔是重要的信息資源，資源共享將信息統一起來，可以實現更多的檔案信息，在后期的檔案管理中的工作量會更少。文件信息化為用戶提供了極大的便利，但是在享受便捷服務的同時卻存在安全風險。在文件信息化的情況下，當受到黑客或網絡故障的攻擊時，信息很容易丟失或泄漏，硬件基礎架構和軟件系統的構建無法滿足信息化的安全需求，檔案信息安全技術仍需要不斷改進。

5 機關事業單位構建檔案信息管理的戰略建議

綜上所述，檔案信息化建設面臨機遇與挑戰。由政府機關和事業單位建設檔案館時，有必要準確了解檔案館信息建設的重要性、優缺點和存在的問題，并提出有效的戰略建議來進行檔案管理。

5.1 促進文件標準化管理

建立記錄管理信息基礎設施是記錄信息管理的前提和基礎。只有加強檔案管理系統的建立，才能使檔案管理更加科學、高效。事業單位和機關加強檔案標準化管理，實現硬件和軟件條件的標準化。通過開發科學、完整的檔案管理系統并制定“三個原則，八個禁止”檔案管理規則來管理文件，為確保檔案管理的標準化和制度化，最大程度地及時更新和改進檔案資料。

5.2 更新管理理念

文件數據記錄個人教育、社會經歷、人員變動和工作績效，這與員工檔案的質量和機構的發展有關，而檔案的完整性和準確性尤為重要。提高管理體系是確保檔案管理創新發展的基礎，在信息化過程中，迫切需要改善政府機關事業單位檔案管理的信息化過程，所有機構都必須結合實際條件進行創新，認識到建立檔案管理信息化體系的重要性，這是檔案管理工作的主要任務。檔案信息化管理所需的資金包括在單位財務預算中，采用數字化管理以提高事業單位檔案管理質量。

5.3 增加資本投資

檔案管理的信息化需要軟件和硬件支持以及人員培訓，因此需要大量的資金保證。資金短缺對檔案管理信息化過程產生嚴重影響，各級政府要進一步完善檔案操作機制，開展檔案信息化工作，并提供資金以確保檔案工作的順利進行。相關部門更加重視增加資金投入，加大檔案管理軟硬件設施的建設，及時更新數字設備，合理引入軟件，加強安全性和保密性管理，電子化需要探索檔案管理的查詢和保存方式，并繼續提高事業單位檔案管理的信息化水平。

5.4 檔案信息人才培養

一是要增強培訓重點，營造良好的氛圍，培養檔案管理人員在實際工作中形成協同作用，形成高素質的綜合信息意識，掌握應用型人才和滿足高質量檔案人才的培養。第二，檔案管理人員要積極加強業務知識學習，掌握《文書與檔案管理基礎》、《文書工作與檔案管理》、《檔案管理員上崗培訓》等檔案專業知識，提高整體素質，成為一名了解檔案知識，熟悉信息技術的復合型人才。第三是根據檔案信息化要求培育和利用人力資源的理念，通過聘用專家，專門培訓、現場盡職調查和業務交流等方式，為檔案館工作人員提供專業的培訓，以幫助他們進行檔案收集和管理工作。通過針對文件創建和文件信息化的特殊培訓，努力提高檔案管理人員的責任意識、專業知識、專業思想和安全意識，并組建一支高素質的檔案管理人員團隊。四是建立檔案工作人員考核機制，組建檔案管理組織領導小組，定期對檔案工作人員進行考核，有效提高工作熱情，提高檔案管理工作水平。第五，堅持正確的用人目標，根據實際工作合理安排人才，優化人才分配，增加團隊活力，為檔案管理提供技能和人才保障，不斷適應信息化的持續發展。

5.5 加強文件信息安全管理和控制

近年來，文件安全事件、文件損壞和數據泄漏頻繁發生，并且文件安全是文件操作的核心，需要進一步加強文件安全操作的水平。一是嚴格執行檔案管理、數據傳輸、信息查詢等工作系統，完善系統法規，簽訂保密協議，確保檔案管理人員充分意識到文件安全操作的重要性，規范各項業務工作系統，消除安全隱患。第二是進行講座宣傳，開展檔案管理安全宣傳和培訓，提高管理意識，加強設施和設備定期檢查，進行科學數據備份，確保檔案安全。

6 結束語

隨著網絡信息技術的發展，檔案管理也進入了一個新的發展時期。改善事業單位的檔案管理對事業單位的發展具有重要的意義。同時，加強檔案管理的信息化可以促進事業單位的全面發展，并繼續滿足事業單位對檔案業務的需求。只有通過建立檔案管理增強信息技術，才能充分利用檔案資源的價值，為事業單位提供最可靠的數據，提高檔案資源的利用率，最終改善事業單位的運營效率。