事業單位檔案管理工作的現狀與時代融合分析

毛翼坤

（白山市渾江區發展和改革局，吉林 白山 134300）

1 導言

事業單位作為一個服務單位，應當承擔更多的社會責任，因此保證事業單位的穩定發展十分重要。事業單位的檔案管理工作直接影響著其發展，因此事業單位必須認識到檔案管理工作的重要性，認識到當前工作存在的問題和難點，并結合實際制定有效的解決辦法，保證檔案管理的規范化發展，充分發揮檔案管理工作在事業單位發展中的積極作用。

2 事業單位檔案管理工作現狀

2.1 缺乏對檔案管理工作的正確認識

在檔案工作影響力增大的同時，事業單位的檔案管理工作日益受到相關領導的重視，一些單位已經針對檔案管理工作的不足進行優化，但多數事業單位對檔案管理的認識依舊不是很充分，甚至僅僅改善了基礎的檔案管理形式，添加了一些檔案管理信息設備，并未對檔案管理方法和機制進行全面性改革。這使得事業單位檔案管理的工作效率處于較低水平，給檔案的開發利用形成了不小的阻力。

2.2 信息化程度不足

隨著信息技術的發展和應用，加強信息技術在事業單位工作中的應用是必然的發展趨勢。但是部分事業單位在開展檔案管理工作中，缺乏對信息技術的應用，導致檔案管理的信息化程度不足，不利于提高檔案的管理效率和利用效率。在借助信息技術開展檔案管理工作時，部分單位只是進行部分文件的傳輸，在提取檔案信息時依舊采用紙質版的資料，導致許多檔案資料未形成電子資料，不利于促進檔案的信息化發展，也不利于提高檔案利用效率。

2.3 缺乏高層次檔案管理專業人才

人才是事業單位各項專業工作開展的基礎，事業單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實現管理工作的不斷升級。但實際上，事業單位檔案管理工作從業人員，大多數缺乏檔案專業的學習和系統化培訓，而是從其他崗位轉型而來，在缺乏專業知識的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識和手段，系統化的管理也成為無稽之談。專業程度不夠的檔案管理人員，只能承擔資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業人才，但他們往往身兼數職，無法實現檔案管理的轉移性和系統化。

3 事業單位檔案管理工作與時代的融合途徑

3.1 重新構造檔案管理業務流程

第一，優化業務流程。在事業單位檔案管理的過程中，為了能夠確保檔案信息化管理順利進行，在檔案管理的過程中，需要相關人員采取必要的措施優化業務流程。首先，優化檔案管理部門內部的業務流程，使各個部門在工作的時候都能夠熟悉自己的崗位職責。其次，優化檔案管理部門和其他部門的業務流程，強化檔案管理部門和其他部門之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發優化檔案信息檢索、利用、處理和反饋。第二，實現檔案業務標準制度化發展。事業單位檔案管理標準化對檔案管理意義重大，為此，在檔案管理的時候要將檔案流程標準以制度的方式固定下來，明確檔案管理分工。第三，完善事業單位流動人員的檔案管理。對事業單位的流動人員進行統計分析，根據統計分析結果對人員管理進行適應性的創新，一方面要加大對流動人才的檔案保留管理，另一個方面要簡化單位流動人員管理模式，制定出和整個單位相適應的流動人員檔案管理方案，不斷提升事業單位人員檔案管理質量和管理效率。

3.2 創新制度管理，加強法規落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執行的制度要具有先進性，事業單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合；另一方面，制度的執行必須科學、穩定，不能三天打魚兩天曬網。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業單位檔案管理制度面臨的重要挑戰，解決這些問題并嚴格執行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現漏洞。

3.3 加強電子檔案的建設

要提高檔案管理的工作質量，促進其規范化發展，事業單位要重視實現檔案管理的信息化發展，加強電子檔案的建設。只有實現了電子化檔案，才能對檔案信息進行批量處理，提升工作效率，保證檔案信息的傳遞效率。因此，事業單位要重視檔案管理的電子化管理，結合當前信息技術的應用水平制定新的管理目標，重新構建內部組織結構，從而更好地提高檔案的標準化和信息化水平。在進行電子檔案管理過程中，事業單位要重視對管理方法和理念的引入，加強對專業軟件的應用，完善內部檔案管理系統，保證檔案信息的共享效果。此外，事業單位要重視辦公自動化系統的構建，結合當前檔案管理工作的需求，加強對辦公軟件的調整，加強對系統功能的拓展，進而提高檔案文書的處理效率，為建立電子檔案奠定堅實的信息基礎。

4 結束語

總之，事業單位檔案管理工作在新時期面臨諸多挑戰和機遇，成為此項工作進行轉型的重要節點。檔案管理工作應該以信息化轉型為導向，結合制度建設、人才儲備、理念創新等優化策略，綜合運營信息技術和現代企業管理理念，結合檔案工作的特殊性和事業單位工作的普遍性，緊密結合社會經濟發展和單位發展的實際需求，打破傳統思維和管理手段，形成科學、完善、可持續的新時期檔案管理制度。實現以上優化路徑，還需要事業單位加強保障，從制度、人才、資金等方面加以扶持，讓檔案工作成為事業單位高速發展的重要依托。