事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合分析

毛翼坤

（白山市渾江區(qū)發(fā)展和改革局，吉林 白山 134300）

1 導(dǎo)言

事業(yè)單位作為一個(gè)服務(wù)單位，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)更多的社會(huì)責(zé)任，因此保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展十分重要。事業(yè)單位的檔案管理工作直接影響著其發(fā)展，因此事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前工作存在的問題和難點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際制定有效的解決辦法，保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。

2 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

在檔案工作影響力增大的同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理工作日益受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，一些單位已經(jīng)針對檔案管理工作的不足進(jìn)行優(yōu)化，但多數(shù)事業(yè)單位對檔案管理的認(rèn)識(shí)依舊不是很充分，甚至僅僅改善了基礎(chǔ)的檔案管理形式，添加了一些檔案管理信息設(shè)備，并未對檔案管理方法和機(jī)制進(jìn)行全面性改革。這使得事業(yè)單位檔案管理的工作效率處于較低水平，給檔案的開發(fā)利用形成了不小的阻力。

2.2 信息化程度不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，加強(qiáng)信息技術(shù)在事業(yè)單位工作中的應(yīng)用是必然的發(fā)展趨勢。但是部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，缺乏對信息技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度不足，不利于提高檔案的管理效率和利用效率。在借助信息技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)，部分單位只是進(jìn)行部分文件的傳輸，在提取檔案信息時(shí)依舊采用紙質(zhì)版的資料，導(dǎo)致許多檔案資料未形成電子資料，不利于促進(jìn)檔案的信息化發(fā)展，也不利于提高檔案利用效率。

2.3 缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才

人才是事業(yè)單位各項(xiàng)專業(yè)工作開展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實(shí)現(xiàn)管理工作的不斷升級(jí)。但實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理工作從業(yè)人員，大多數(shù)缺乏檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)化培訓(xùn)，而是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來，在缺乏專業(yè)知識(shí)的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識(shí)和手段，系統(tǒng)化的管理也成為無稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能承擔(dān)資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價(jià)值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業(yè)人才，但他們往往身兼數(shù)職，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)移性和系統(tǒng)化。

3 事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)代的融合途徑

3.1 重新構(gòu)造檔案管理業(yè)務(wù)流程

第一，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，為了能夠確保檔案信息化管理順利進(jìn)行，在檔案管理的過程中，需要相關(guān)人員采取必要的措施優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。首先，優(yōu)化檔案管理部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，使各個(gè)部門在工作的時(shí)候都能夠熟悉自己的崗位職責(zé)。其次，優(yōu)化檔案管理部門和其他部門的業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化檔案管理部門和其他部門之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發(fā)優(yōu)化檔案信息檢索、利用、處理和反饋。第二，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度化發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對檔案管理意義重大，為此，在檔案管理的時(shí)候要將檔案流程標(biāo)準(zhǔn)以制度的方式固定下來，明確檔案管理分工。第三，完善事業(yè)單位流動(dòng)人員的檔案管理。對事業(yè)單位的流動(dòng)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果對人員管理進(jìn)行適應(yīng)性的創(chuàng)新，一方面要加大對流動(dòng)人才的檔案保留管理，另一個(gè)方面要簡化單位流動(dòng)人員管理模式，制定出和整個(gè)單位相適應(yīng)的流動(dòng)人員檔案管理方案，不斷提升事業(yè)單位人員檔案管理質(zhì)量和管理效率。

3.2 創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核

切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合；另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時(shí)保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實(shí)性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴(yán)格執(zhí)行，需要加強(qiáng)督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

3.3 加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)

要提高檔案管理的工作質(zhì)量，促進(jìn)其規(guī)范化發(fā)展，事業(yè)單位要重視實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)。只有實(shí)現(xiàn)了電子化檔案，才能對檔案信息進(jìn)行批量處理，提升工作效率，保證檔案信息的傳遞效率。因此，事業(yè)單位要重視檔案管理的電子化管理，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用水平制定新的管理目標(biāo)，重新構(gòu)建內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，從而更好地提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平。在進(jìn)行電子檔案管理過程中，事業(yè)單位要重視對管理方法和理念的引入，加強(qiáng)對專業(yè)軟件的應(yīng)用，完善內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息的共享效果。此外，事業(yè)單位要重視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的需求，加強(qiáng)對辦公軟件的調(diào)整，加強(qiáng)對系統(tǒng)功能的拓展，進(jìn)而提高檔案文書的處理效率，為建立電子檔案奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案管理工作在新時(shí)期面臨諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，成為此項(xiàng)工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型的重要節(jié)點(diǎn)。檔案管理工作應(yīng)該以信息化轉(zhuǎn)型為導(dǎo)向，結(jié)合制度建設(shè)、人才儲(chǔ)備、理念創(chuàng)新等優(yōu)化策略，綜合運(yùn)營信息技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理理念，結(jié)合檔案工作的特殊性和事業(yè)單位工作的普遍性，緊密結(jié)合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和單位發(fā)展的實(shí)際需求，打破傳統(tǒng)思維和管理手段，形成科學(xué)、完善、可持續(xù)的新時(shí)期檔案管理制度。實(shí)現(xiàn)以上優(yōu)化路徑，還需要事業(yè)單位加強(qiáng)保障，從制度、人才、資金等方面加以扶持，讓檔案工作成為事業(yè)單位高速發(fā)展的重要依托。