簡析事業單位檔案管理工作的優化措施

烏蘭格日勒

（紅山區民族少兒圖書館，內蒙古 赤峰 024000）

現階段我國經濟正處在飛速發展時期，科學技術也在不斷地發展，這對于事業單位檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰，要知道檔案管理工作直接關系到事業單位的管理水平和科學決策，因此各個階層人員必須要充分重視檔案管理工作，在發展的過程中結合時代特點來優化事業單位檔案管理工作，全面提升檔案管理工作的效率，充分發揮其價值，為事業單位能夠科學合理地應用檔案資源創造有利條件。

1 檔案管理工作開展的現狀及存在的問題

在我國經濟建設呈現新常態且國家產業結構不斷優化調整之后相關部門開始認識到事業單位檔案管理工作的重要性，各個地區也開始結合本地區事業單位檔案管理工作展開的要求不斷地推進檔案管理工作改革，在發展的過程中不斷地摸索檔案管理工作開展的新思路，但是從當前我國各大事業單位檔案管理工作開展的實際情況來看，還是有很多事業單位的領導由于對檔案管理工作缺乏認識，對檔案管理工作存在一定的誤解，他們認為檔案管理工作就是簡單地對資料進行整理、分類，并將其保存在檔，在工作時無需將現代信息技術手段應用到檔案管理工作中，這樣檔案管理工作的效率自然會受到影響；另外，當前有很多單位甚至都沒有設置專門的檔案管理部門，檔案管理工作都是由其他行政人員兼職管理，這樣一來工作的積極性就會受到很大影響，再加上兼職檔案管理人員自身的業務能力不是很高，檔案管理工作的質量無法得到保障[1]。

2 加強檔案管理工作管理的必要性

檔案是記錄事業單位發展歷史的資料，是保證事業單位生產、經營管理工作順利開展的基礎，同時檔案也是事業單位的一筆寶貴財富，是事業單位的重要憑證，規范的檔案可以在關鍵時刻保護事業單位的合法權益，展現事業單位的發展歷程，讓員工可以產生集體榮譽感和認同感，對事業單位的忠誠度自然也會提升。正規的檔案室需要配備專業檔案管理人員，并對檔案管理人員進行培訓，這樣才可以保證檔案管理工作的順利開展，但是目前我國還是有少數單位并不是很關注檔案管理工作，或者說有的事業單位配備檔案管理人員，但是檔案管理人員并不能及時地搜集數據并對數據進行整理，這樣就會給事業單位造成不可避免的損失，影響事業單位的可持續發展[2]。

3 加強檔案管理工作的方法

1）做好統籌領導工作。首先檔案管理單位應當設置和本單位相結合的組織管理工作，同時也應當建立檔案管理專項工作小組，工作小組人員應當首先明確自己的任務，之后再切實做好檔案工作中的業務建設、庫房建設工作。另外，事業單位也應當將檔案業務經費加入到單位財務計劃中，逐步加大資金投入，做好基礎設施建設工作，并結合檔案數量來配備相應的檔案管理人員，這樣才可以充分保證檔案管理工作的實際效果。

2）做好制度隊伍建設工作。檔案管理工作必須要符合《中華人民共和國檔案法》的相關規章制度，讓檔案管理人員在開展日常工作的同時不斷地探索新問題，并且在工作中也應當結合實際情況以及具體的檔案類別來優化相關的管理規章制度，這樣才可以保證檔案管理工作的規范化。

3）加強隊伍建設工作。檔案管理工作人員的素質直接關系到檔案管理工作的質量，因此各大事業單位必須要對檔案管理人員進行嚴格要求，定期開展教育培訓工作來提升檔案管理人員的思想認識，讓檔案管理人員可以在日常工作過程中嚴格遵守相關的規章制度，與此同時也應當不斷地學習新知識、新技術，這樣才可以保證檔案事業的蓬勃發展。用人單位也應當不斷地選拔能夠吃苦耐勞的人才，在工作人員上崗之前應當組織相關的知識技能培訓，讓工作人員可以學習先進的管理理念，積累豐富的管理經驗，并對檔案管理人員的儲備技能進行考核，這樣才可以更好地保證檔案管理人員的綜合素質以及事業單位檔案管理工作的質量[3]。

4）關注基礎工作，提升執行力度。檔案管理工作關乎我國社會的發展，它不僅可以記錄歷史也可以傳承文明造福社會，因此檔案管理人員應當嚴格貫徹黨中央的各項要求，在工作中認真履行自己的職責。并且也應當從長遠的角度來對近期的工作計劃進行規劃，讓檔案管理工作可以更加科學性[4]。另外，檔案管理人員也要結合各類檔案立卷歸檔的要求來做好檔案的收集、分類以及保管等工作，事業單位應當利用現代信息化手段將各類檔案存入到目錄數據庫中，之后如果需要查閱檔案則可以迅速、準確地對其進行檢索，這樣一來檔案管理工作就可以更加規范化。如果在開展檔案管理工作時有個人或者單位違反相關法律規定，管理人員可以依法追究其責任，如果情節嚴重也可以依法追究其法律責任。

5）將檔案管理工作納入目標績效考核。檔案管理工作涉及很多方面的內容，檔案管理人員應當將檔案管理工作納入本單位的目標績效管理中，將檔案管理工作任務層層分解，每一層級工作人員一定要切實履行自己的責任，嚴格將檔案管理工作落到實處。在對干部人事檔案、科技檔案等一些重要檔案進行管理時一定要提前按照達標等級申報，這樣才可以有效確保工作效率，讓檔案管理工作可以真正地為社會發展貢獻力量。

6）嚴格落實監督檢查工作。上級領導應當充分發揮自身的監督指導工作，深入到基層聽取基層人員的工作匯報、了解基層人員的工作情況，并在此基礎上做好檔案的集中管理和審核工作，除此之外領導班子也要定期對基層人員進行考核，及時指出基層員工工作中存在的問題，督促基層單位及時做出整改措施，從而全面提升檔案管理工作的整體效果[5]。

7）利用現代化手段來優化檔案管理工作。當今社會是信息化社會，在開展檔案管理工作時檔案管理人員應當始終堅持現代化的檔案管理理念，在展開檔案管理工作時積極利用現代信息技術，不斷地創新檔案管理工作方式以此來推進檔案管理工作的開展，切實做好檔案的保護、管理工作，全面提升檔案管理工作的效率。

4 結束語

總而言之，檔案管理工作是一項需要長期積累的工作，認真貫徹落實黨和國家制定的相關法律法規，讓檔案管理工作可以始終保持標準化和科學化。檔案管理人員不僅要對檔案進行記錄還應當將檔案充分地利用起來，讓檔案可以充分發揮其功能，要知道檔案就是事業單位的固定資產，檔案中記載著未公開的、未申請專利的知識，事業單位必須要利用好這些無形的資產才能夠真正實現可持續、穩定發展。