新形勢下檔案管理工作創新研究

汪 浩

（河北省應急管理宣傳教育中心，河北 石家莊 050000）

隨著科學技術的不斷發展，檔案工作越來越受到人們的重視，許多單位的檔案管理結合工作實際，不斷加以改進，積極采用新技術、新手段、新方法，使檔案信息的管理充滿生機和活力，進一步實現檔案管理工作的可持續發展。

1 檔案信息化建設與信息化管理的價值

采用信息化技術對檔案資料進行建設與管理，可以在很大程度上降低檔案管理的難度，將原來的紙質檔案轉化為電子檔案，不僅可以節省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時，相關人員可以利用檔案系統的檢索功能快速且精確地調取資料，提高檔案利用率與檔案服務水平，節省時間和精力。現階段，大多數事業單位都已經認識到檔案信息化建設與管理的重要性，且在檔案信息化建設與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息化建設水平與管理水平，為自身的經營發展創造了有利條件。

2 影響事業單位檔案管理效能因素

2.1 檔案管理制度不完善

加強檔案管理首先要從管理制度入手。有些單位在開展檔案管理工作時，由于沒有相關的規章制度，并沒有形成統一的認識和標準，對一些重要信息沒有納入檔案管理，導致檔案管理在實際工作中沒有發揮應有作用，嚴重影響行業發展。

2.2 管理條件因素

隨著信息網絡技術的發展，及其在事業單位檔案管理中的應用，新時代，事業單位檔案管理必備的設備、器械、軟硬件是檔案管理的必要保障。但目前事業單位缺乏檔案價值功能的正確認知，導致檔案管理缺乏必備的軟硬件支撐，檔案管理場所未按照“八防”的標準和要求建立；檔案管理軟件滯后，難以滿足新時期事業單位檔案管理需要；檔案管理智能化、專業化水平不足；檔案管理缺乏。

2.3 檔案管理工作人員意識淡薄

檔案管理工作是一項專業性很強的工作，需要較強的專業水平，個別單位檔案管理人員只盡到了保管員的責任，缺乏檔案管理知識，對日常的檔案收集、整理不重視，更談不上對檔案管理工作的創新。

3 新形勢下事業單位檔案信息化管理創新

3.1 加大檔案信息化建設軟硬件投入

相關單位必須高度重視信息化建設，同時結合國家規定和要求選擇軟硬件設備，切實加強檔案管理數據庫和通信方式的科學化建設。現如今，我國檔案信息化建設的水平存在十分明顯的差異，能夠推動檔案信息化的單位數量十分有限，而且并未形成規模化發展趨勢。該種情況與相關單位工作人員的重視程度有著十分密切的聯系。對此，相關部門需積極建立人才檔案及其他檔案的信息化建設機制，從而加強人員的管理意識，切實做好執行工作，合作和協調各項工作的有序開展，不斷提升信息化水平，為單位信息連接與共享創造有利條件。

另外，檔案信息化建設的主要目標是簡化檔案工作，提高檔案信息的利用率，充分展現檔案信息的價值和作用。傳統檔案管理工作中，工作人員的壓力較大，任務量繁重。對此，可積極采用先進的技術和設備，使用掃描儀和智能識別技術，實現文字、圖片及音頻資料向數據信息的轉換，合理利用統計分析軟件，處理檔案數據。數據存儲和更新的過程中，合理應用云計算技術能夠有效降低管理成本，且利用云計算技術建立的檔案平臺可在短時間內存儲、查找并傳輸數據，也可維持數據信息的安全性與完整性，信息化的優勢十分明顯，故而有關單位務必高度重視設備投入，以順應現代社會的發展要求。

3.2 提升檔案信息的使用效率

只有做好檔案資源信息管理的基礎工作，才能夠確保工作效率，那么檔案的使用效率必然得到提升。在佳木斯市物業管理部門，每年都會收到諸多的檔案信息，那么面對如此復雜且數量居多的檔案，若工作人員仍舊采用傳統的方式進行整理和儲存，那么必然會出現各種各樣的問題。只有通過科學的管理手段，規范管理技術，提升檔案信息管理的使用效率，那么工作人員就會避免很多雜亂的工作，使其變得輕松有簡單，并且能夠提升服務質量，避免不必要的失誤。可以對人才進行相應的儲備，只有建設一支高水平、高素質的人才隊伍，才能夠確保工作效率。要避免人才的流失，可以通過激勵機制，制定有效的管理方式，搭建一個良好的溝通機制，增強管理人員的創新意識，促進檔案信息的高效性。可以強化共享觀念，建設一個有效的共享庫，很多工作都是交叉作業的，只有提升檔案信息的共享性，強化人們的共享理念，才能夠建設一個真正的檔案共享庫。可以通過大數據、儲存技術等建立一個資源公共庫，檔案管理人員通過網絡技術可以對信息進行檢索，能夠快速找到有效的信息，避免了重復性的工作。但是，值得注意的是，在這個過程中必須對檔案信息的安全性進行防范。

3.3 制定完善的管理規范，建立健全的標準體系

現如今，科技發展水平不斷提高，社會也加快了前進腳步，事業單位管理呈現精細化管理特征。檔案管理也應高度順應時代發展特征，積極創設與現代社會相適應的檔案管理制度，以獲得社會和工作人員的廣泛認可，加強檔案管理的規范性和科學性，為檔案信息資源管理多個環節的無縫銜接及全方位發展創造有利條件。制定細致完善的管理規范，一方面約束工作人員的行為，另一方面也可引導其他工作人員細心謹慎地對待檔案管理工作。

3.4 創新檔案管理服務理念

檔案管理服務理念創新，是對傳統理念的一種變革。首先，是傳統理念的改變。在以往的檔案管理工作中，一般都重視檔案的管理，檔案的服務功能未能體現，在改革創新的過程中，應該加強檔案的服務內容，使檔案更好地服務行業發展和經濟發展。其次，檔案管理人員要增強服務意識。加強對檔案資料的深入研究，使檔案資源成為一個服務平臺，在行業發展過程中，提供強有力的資料支撐。再次，加強檔案信息的資源整合。將單位內部各類檔案由一個部門管理逐步達成各種信息資源的聯合開發和資源共享，真正形成集體化的信息聯合體。

4 結語

作為事業單位重要的檔案載體形式，文書檔案是檔案管理體系中的重要組成內容，是檔案數字化管理工作實現的重要基礎。文書檔案作為具有價值的、長期創造和積累的智慧記錄和財富，其整理方法直接決定著檔案價值的發揮和利用，因此在實際整理工作中，對檔案整理和保管工作不斷創新，對我國檔案管理工作體系的建立和完善有著重要的現實意義。