新形勢下加強城建檔案管理的有效路徑

董婷婷

（上海市城市建設檔案館，上海 200336）

《中共中央關于堅持和完善中國特色社會主義制度、推進國家治理體系和治理能力現代化若干重大問題的決定》[1]明確提出：“巧妙借助大數據、人工智能、互聯網等技術優化行政管理，加快數字化建設，共享數據，對個人信息進行重點保護。這對政府完善規則制度，積極運用新技術，提高行政能力，切實發揮政府職能提出了明確的要求。那么，城建檔案管理如何適應新形勢，創新管理理念與方式，促進城建檔案可持續健康發展，為社會提供高品質服務，是當前城建檔案重點思考的問題。

1 新形勢下城建檔案管理面臨的挑戰與機遇

新形勢下，大數據、互聯網、智能化技術廣泛運用于城市管理、醫療衛生、社會保障、公共交通等重點領域，逐步提高公共服務智能化、數字化，有利于控制公共服務成本，提高服務精準度，提高人們滿意度。“逆水行舟不進則退”，只有迎難而生、直面挑戰，才能夠真正化解危機，獲取難得的發展機遇[2]。

1.1 城建檔案工作面臨的主要挑戰

從建立之初到現在，城建檔案事業經過四十年的發展在多個方面取得了明顯進步，包括法規與制度建設，機構編制配置以及管庫設施等。但對于新技術革命還是沒有做好充分的準備，有各種問題存在：

第一，缺乏深刻認識，不能夠主動作為[3]。對于經濟社會而言，不斷涌現的新技術影響較為深刻，政府應積極作為，立足于實際設計科學合理的規章制度，全面改革政府治理理念、工具以及手段等，對新技術予以更好地利用，促進行政管理效率的提升。也正是因為政府實施“放管服”措施以及《優化營商環境條例》，進而要求城建檔案管理一定要加快應用新技術，并積極創新管理模式。除了城建檔案人缺乏深刻認識外，相關管理部門的管理人員也存在這樣的情況，甚至一些覺得城建檔案事業無關民生，不論是在優先發展，還是新技術運用方面，均未將其作為主要對象。

第二，人才極度匱乏。長時間以來，人才培訓與儲備都是城建檔案事業的一大短板，具體表現在，存在很多“半路出家”的從業者且都是非專業人士，人員年齡普遍偏大，不能及時更新知識較好的掌握新技術能力。雖然近年來受計算機技術應用范圍不斷擴大的影響，積極引進計算機高技術人才，然而擁有現代新技術的復合型人才卻屈指可數。在獨立管理維護計算機系統方面難度很大，外包成為主要途徑，又或是向專業公司求助。

第三，未有充足的建設資金。城建檔案館基本上都是財政全額供養單位，未有創收收入。而現代化與信息化建設則必須要以大量的財政投入為基礎，但是現階段各地均普遍存在財政預算緊縮的情況，對很多地方來說都無法通過財政支持來進行大規模、深度的技術革新，而這也就讓城建檔案事業的發展受到了嚴重阻礙。

第四，存在較多的現代化、信息化規范管理與有序發展問題。管理效率與服務群眾水平受到諸多因素的影響而不能得到有效提高，對此就需借助制定規則的方式，共享數據，促使基礎數據庫充分發揮自身職能，進一步強化政府治理能力。法規制度建設缺乏問題同樣存在于城建檔案系統中，在指導信息系統平臺的建設與開發方面未有一個統一的規范技術標準。

1.2 面對新技術是挑戰更是機遇

截止到目前，城建檔案事業將迎來多方面的深刻變革，包括管理對象、業態形式、管理模式等，從而使之獲得全方位、顛覆性的發展，對此就要求城建檔案人一定要把機遇牢牢抓住，確保高質量發展與進步的順利實現。

第一，目前，檔案數量、規模及形態變化較為明顯，這無疑是對檔案管理效率及質量提出了更嚴格的要求。對此，優化檔案管理技術是城建檔案管理的重點。

第二，社會需求日益增長，對檔案利用效率的要求更高。而若要讓這一需求得到滿足，就只有把現代信息技術充分利用起來，對城建檔案管理予以強化，建立資源信息共享平臺，互聯互通。

第三，城建檔案事業發展的必然結果。社會主義最重要的一個內容就是城建檔案事業，不論是國家社會進步與經濟進步均離不開它，其發展水平往往能夠將社會經濟的進步體現出來。

第四，世界各國檔案工作發展的共同趨勢。一方面，持續發展的現代技術與生產、社會管理活動，迫切的需要對現行檔案管理手段予以變革。另一方面，日益成熟的現代信息處理技術可在檔案管理中發揮重要作用。所以，世界各國都在積極將現代新技術應用到現代檔案管理中，從而使檔案事業的發展進一步更快，與社會變革更好地適應。

2 新形勢下加強城建檔案管理的有效路徑

2.1 加強長期宣傳工作的開展

新形勢下，城建檔案應注重長期宣傳工作，廣泛普及城建檔案知識，促使更多的人真正意識到城建檔案工作的價值[4]。在宣傳工作中，檔案管理人員可靈活利用展板、媒體等方式向社會大眾介紹城建檔案概括、館藏數量、分類、對外服務項目及檔案查詢方式等，引導群眾可知曉城建檔案管理的意義。同時，宣傳工作中應積極創新服務模式，盡力地滿足群眾需求。

例如，檔案管理工作人員可根據實際情況制定《城建檔案館指南》或有關檔案知識手冊、借助“6.9檔案日”開展城建檔案巡展、開設微信公眾號等方法，向社會大眾全方位展示城建檔案工作。另外，長期宣傳工作中應注重城建聲像檔案的編研與管理，精心制作《城建檔案》宣傳片、《重點工程建設》紀錄片、《城市規劃發展》、《城市建設》等影片，構建城市記憶工程，對城建檔案優勢及潛力進行深入挖掘，并充分彰顯聲像專業技術的優勢，強化群眾對城建檔案的認知，以此來確保城建檔案工作順利開展。

2.2 全面落實城建檔案數字化流程

高效、科學的工作流程以及管理體系，屬于推動城建檔案數字化持續發展的重點[5]。隨著信息時代的到來，城建檔案中心應緊跟時代發展潮流，加強數字化建設。其一，檔案查缺。注重對各類城建檔案的完善，保證檔案資料的可靠性、完整性；其二，整理編碼。對城建檔案開展類號與編碼編注工作，并制定頁碼，根據城建檔案類型、范圍等實施排序；其三，目錄錄入。通過合理的途徑來讓城建檔案的目錄能夠順利錄入，確保所錄入內容的精準性；其四，打印裝訂。嚴格遵循《檔案整理工作細則》中的相關要求，將城建檔案進行裝訂與整合；其五，檔案掃描。完成對已經打印完畢紙質檔案的掃描工作；其六，圖像制作。將所掃描的圖像進行高清版本的制作，保證其分辨率能夠符合相關標準，糾正圖像中所存在的錯誤，保證原始圖像能夠和高清圖像保持統一，充分迎合數字化歸檔的相關要求；其七，數據審核。嚴格審核城建檔案數據信息，確保數字化檔案中的內容能夠和原始檔案相關內容相統一，將數字目錄和原始目錄進行對比，對其中的偏差進行糾正，保證相關內容能夠符合既定的保準，之后將這類數據信息上傳到檔案數據庫之中。

2.3 提高服務水平

對城建檔案管理服務特性進行明確，逐步強化服務水平，有利于高效利用檔案，有力地促進城市化建設進程。以創新服務模式為切入點，將城市化建設與檔案管理之間的關系進行科學協調，形成長效協調機制。對城建檔案服務意義予以明確，在單位內部達成一致，引導工作人員以城市化發展為切入點開展工作[6]。全方位分析城市化建設現狀及社會需求，保證服務工作能夠真正迎合不同主體個性化需求。特別是延伸與拓展信息化服務渠道，為群眾提供更便捷、更精準的服務，結合智慧城市建設要求，促使信息技術有效融合。同時，積極開發移動客戶端，借助5G技術，開設APP來迎合群眾個性化需求，革新網絡服務模式，提高使用體驗[7]。另外，優化網絡平臺，不斷完善其功能，提高城建檔案管理的專業水準。特別是在新媒體形勢下，城建檔案工作應積極同新媒體相融合，借助微博、微信進行廣泛宣傳，精準推送信息。

2.4 全面落實城建檔案工作保障

增強制度、體制建設，建立完善的檔案管理體系[8]。構建接收標準、整理細則以及查閱規定等相關制度，保證各項工作能夠有據可依。城建檔案中心應構建“一圖一表”工作制，即《檔案材料管理流程圖》，達到城建事項一圖盡覽的目的；建立檔案審核要點登記表，防止可疑信息產生缺失現象。建立政策反饋機制，對城建工作進行正確的指導。建立以審代訓機制，完成檔案管理部門內容結構的重組，隨機篩選檔案現場進行審核。建立部門協作機制，針對檢查過程中所暴露出來的問題進行研究討論，作出相應的處理決策。把握機構改革進程，及時規范城建檔案中心檔案管理體制。

2.5 優化城建檔案管理人才隊伍結構

同過去的紙質檔案管理工作相比，新形勢下城建檔案管理工作具有顯著區別，因而對檔案管理人員來說，除了要將傳統的檔案管理業務知識掌握之外，還應與時俱進，熟知最新知識。進入大數據時代，檔案管理人員還應把其他綜合知識均較好的掌握，包括現代信息技術等。筆者結合自身工作實踐，建議不斷完善城建檔案管理人才隊伍結構，具體可從以下兩方面著手：第一，對現有檔案管理人員的業務知識展開培訓，邀請相關專家（計算機、數據庫、系統維護及城建檔案管理）到校內上課，也要給予專職或兼職檔案人員鼓勵，讓其在線學習，不斷充實自己；第二，將專業知識扎實，技術過硬的復合型人才引入。城建檔案管理工作人才隊伍必須以多元化、綜合性人才結構取代過去的單一的人才結構，須知，只有確保人才隊伍結構的科學合理性，方可進一步提高城建檔案管理工作效率。

3 結語

當前，城市建設迅速發展，嚴格管控建設質量，重點保護歷史文化名城及老建筑，再加上開發新城，對城建檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。對此，城建檔案管理人員應對理論知識與先進的技術進行牢固掌握，深入挖掘城建檔案潛在價值，為城市建設提供精準信息。相信通過領導的高度重視、工作人員積極努力，再運用高科技手段，必然可促使城建檔案獲取最大化經濟與社會效益，為城市建設提供高水準服務。