檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

霍青華

（菏澤市公共資源交易中心，山東 菏澤 274000）

隨著網絡技術的快速發展，電子信息技術在各行各業當中得到了廣泛應用，針對檔案管理工作來說，電子化已經成為一種必然趨勢，為檔案管理工作的優化提供了可靠保障。從現階段檔案管理工作來說，不僅需要積極的推動信息化建設，同時需要強化基礎工作的創新，發揮出其在推動下現代檔案管理當中的作用。在檔案管理當中，基礎工作包括檔案的搜集、分類、整理等，同時需要為人們提供檔案查詢服務，發揮出檔案信息在社會發展中的作用[1]。由此可見，通過正確把握檔案管理基礎工作的價值，可以改變傳統的檔案管理模式，針對目前檔案管理中存在的問題，采取有效的應對措施，實現檔案管理工作效率的提升。

1 檔案管理基礎工作的作用

1.1 推動現代檔案管理的標準化與規范化

在開展檔案工作管理的過程中，規范化與標準化成為衡量其工作水平的重要因素。在實際工作當中，部分單位在開展工作檔案管理的過程中，由于缺乏規范性，造成其所搜集的一些檔案并不具備價值，這就需要發揮基礎工作的作用，對這些原始數據資料進行整理分類，剔除其中存在的一些無價值信息，實現檔案管理水平的提升[2]。通過開展高效的檔案基礎管理工作，能夠實現檔案分類管理水平的提升，進而為使用者提供高效的檔案查找服務，同時保證內容的完整度，為現代檔案管理工作的開展提供可靠保障。

1.2 提升檔案檢索的準確性

在現代檔案管理中，基礎工作的內容很多，其中檔案信息的輸入與歸類作為其中的重要組成，能夠為人們查找檔案內容提供便利條件，在高效的檔案管理基礎工作的過程中，可以實現檔案檢索的便捷性。在電子信息技術以及網絡技術的快速發展下，現代檔案管理管理中出現了越來越多的電子信息技術以及網絡元素，通過發揮出這些技術的作用，能夠構建完善的電子檔案信息庫，為檔案內容的檢索打下良好基礎[3]。但是為了更好地實現檔案信息檢索的便捷性與準確性，必須要在進行數據收集與整理的構成中，進行正確的分類以及準確輸入，保證每個環節的準確性，滿足快速檢索、準確查找的要求。

1.3 加快檔案管理現代化進程

隨著信息化時代的到來，檔案管理現代化建設已經成為必然趨勢，通過發揮出各種現代化技術的作用，可以實現檔案管理水平的提升。在計算機網絡的快速發展下，檔案資料檢索的速度與便捷性得到了顯著提升，同時也為檔案保管工作的開展提供了便利條件。通過開展高效的檔案管理基礎工作，可以加快檔案管理的現代化進程，為檔案資料錄入的正確性提供保障，同時也減少信息錄入失誤的情況，為檔案管理現代化建設奠定堅實的基礎[4]。

2 強化檔案管理基礎工作的措施

2.1 提高基礎工作認知

在現階段的檔案管理工作中，許多單位對于基礎工作的重視程度存在明顯不足，比如說在菏澤市公共資源交易中心的檔案管理基礎工作當中，許多信息的錄入并沒有形成規范的機制，造成許多數據的準確性存在明顯不足。在這種情況下，對檔案管理工作的開展產生了不利影響，出現了檔案管理不規范的情況，甚至會對現代檔案管理的正常運行產生損害。在這種情況下，必須要提升對基礎工作的重視程度，強化對工作人員的教育培訓工作，嚴格的落實檔案管理基礎工作的要求。與此同時，必須要制定規范的管理制度，對自身的行為進行約束，實現檔案資料準確性與規范性水平的提升。

2.2 制定完善檔案管理基礎工作標準

在開展檔案管理工作的時候，受到管理不到位以及工作不規范的情況，造成檔案管理的正常運行產生了嚴重影響。特別是在目前的檔案管理當中，并沒有形成統一的管理標準，針對不同檔案管理機構來說，在規章制度以及管理模式方面存在許多的差異，造成檔案資料數據在進行傳遞以及共享的過程中，出現了許多的問題。為了更好地提升檔案管理基礎工作的水平，必須要制定統一的檔案管理標準，推動檔案資料管理工作的系統化與正規化，滿足行業工作標準。除此之外，在檔案管理過程中，必須要開展正規化建設工作，優化自身的工作體系，實現工作人員綜合素養的改善，落實各項培訓工作的要求，實現工作效率的提升。

2.3 強化信息系統構建

在信息技術的快速發展下，檔案管理的信息化系統構建更為重要，通過開展高校的數字化建設工作，能夠實現檔案管理水平的提升。但是從目前的信息管理系統構建來看，還存在許多不完善的情況，對于檔案信息檢索的準確性產生了嚴重阻礙，造成檔案管理基礎工作無法得到有效落實。在這一過程中，為了將檔案管理基礎工作的作用發揮出來，必須要強化信息系統構建工作，對各項信息數據進行科學的分類，在進行檔案信息編號與分類的時候，需要做到細致準確，同時設置相應的關鍵詞，實現檢索效率的提升。與此同時，必須要定期的對檔案資料信息進行更新，做到與時俱進，保證時代信息與檔案資料之間的同步協調。

3 結語

在目前的檔案管理過程中，基礎工作作為其中的重要內容，為檔案管理的規范化、準確化提供了可靠保障。如果在基礎工作當中出現疏忽，則會對檔案信息的使用以及查詢產生不利影響，很難將檔案管理工作的作用發揮出來。這就需要在推動檔案管理工作的過程中，必須要強化各項基礎工作，實現現代檔案管理工作水平的提升。特別是在檔案管理形勢不斷變化的情況下，傳統檔案管理模式已經發生了很大的變化，必須要不斷的優化自身的檔案管理工作，從而對各項基礎工作進行優化，實現檔案管理水平的提升。