新形勢下社會保險業務檔案管理工作探討

朱方野

（天津市社會保險基金管理中心檔案館，天津 300000）

社會保險業務檔案是專門檔案的一種，是社會保險經辦機構在辦理養老、醫療、工傷、生育、失業等社會保險業務過程中形成的檔案，包括參保單位在辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關審核材料，以及參保人員辦理社會保險關系變動、基本信息變更等登記手續時填報的登記表單及相關審核材料。做好社會保險業務檔案管理工作是實現社會保險事業可持續發展的重要基礎，是實現參保單位和參保個人“記錄一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件，更是實現社會保險經辦管理標準化、規范化、現代化的必然要求。

1 社會保險業務檔案特點

1.1 檔案生成量大

隨著我國社會保障體系的建立和完善，社會保險事業取得重大進展，加之人們參保意識不斷增強以及社會保險征繳擴面工作和全民參保計劃的扎實推進，參保人數迅速增加，社會保險業務檔案生成量也在逐年增加，以天津為例，當前各類社會保險業務檔案年生成量約2萬余卷（紙質案卷和電子檔案），且逐年遞增[1]。

1.2 檔案專業性強

根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》可知，社會保險業務檔案業務類別包含社會保險管理、社會保險征繳、養老保險待遇、醫療保險待遇、工傷保險待遇、生育保險待遇、社會保險業務統計、社會保險稽核，不同業務類別的檔案有著永久和定期兩種不同的保管期限，定期保管期限分為10年、30年、50年、100年。

1.3 服務民生

社會保險業務檔案是一項重要的民生檔案，社會保險業務檔案的服務對象是廣大參保群眾，社會保險業務檔案管理的目的在于發揮利用服務職能作用，切實維護參保群眾切身利益，促進社會保障事業發展。

2 社會保險業務檔案工作中存在的問題

2.1 經辦機構對檔案工作重視程度不夠

在社會保險經辦機構中普遍存在重業務經辦、輕檔案管理的現象。由于當前參保人數的增加和經辦人手的不足，各省市業務經辦人員和檔案專職、兼職人員工作繁忙，沒有充足時間做好檔案管理工作。

2.2 經辦機構庫房設備設施不夠完善

除別個省市建立了專業的檔案館外，大多省市社會保險業務檔案只能存放在檔案經辦機構的庫房，《社會保險業務檔案管理規定（試行）》對社會保險業務檔案的管理作出了明確的要求，但個別社會保險經辦機構受經費和場地條件的限制，庫房設備設施不夠完善，不能完全做到“十防”（防火、防盜、防水、防潮、防光、防塵、防紫外線、防高溫、防污染、防有害生物），除此之外也存在檔案隨意放置的現象，在庫容有限的情況下，檔案庫房不能及時接收業務科室生成的檔案，檔案只能存放于業務科室，容易發生丟失現象，對檔案的安全保管存在隱患。

2.3 檔案人才隊伍力量薄弱

當前社會保險業務檔案人才隊伍的力量稍顯薄弱，尤其在社會保險經辦機構中，缺少檔案專業科班出身人員，檔案管理人員均為業務經辦人員兼任，新知識和新理念匱乏，缺少充分的崗前培訓[2]，檔案人才隊伍力量薄弱已成為檔案管理工作中不得不面臨的一項問題。

2.4 檔案工作意識的缺乏

當前檔案信息化建設已全面展開，以天津為例，天津在2016年上線了社會保險金保二期信息系統，并為經辦窗口配備的高拍儀和中速掃描儀等設備，大大方便了經辦和電子檔案歸檔整理，但在實際效果上，影像模糊、影響缺失等問題越發常見，需要檔案管理人員及時進行檔案自查。

3 完善社會保險業務檔案管理工作的措施分析

3.1 進一步增強檔案意識

在新形勢下，檔案管理部門和社會保險業務經辦機構要重視檔案知識培訓，增強各級領導、檔案人員、業務人員培訓力度，進一步增強檔案管理意識，提升專業能力，強化檔案人才隊伍建設成果，把檔案管理進一步融入業務經辦，充分發揮業務檔案的憑證參考作用。

3.2 進一步優化檔案管理流程

在社會保險業務經辦機構持續推進檔案管理與業務經辦緊密契合，使檔案管理流程順應“綜合柜員化、檔案電子化、網廳一體化”的建設目標。將檔案收集整理工作前置，在受理申報和業務審核時，重點審核申報材料是否齊全規范。轉變檔案館對紙質檔案數字化加工的舊模式，形成邊經辦邊整理的新模式，即在社會保險業務經辦機構對經辦材料進行掃描或高拍，直接生成電子影像檔案，通過檔案電子影像和版式電子文件的廣泛應用，實現檔案信息在業務經辦過程中的全程利用。

3.3 建立健全檔案標準化建設體系

以當前各公共服務行業標準化體系建設為藍本，建立健全檔案管理標準體系，尤其是在社會保險業務經辦機構，全力推動業務檔案管理標準體系落到實處。以歷年全國社會保險業務檔案達標驗收“回頭看”工作為契機，持續開展以檔案庫房建設、檔案人才隊伍建設為主的檔案標準化建設工作，建立經辦機構考核檔案，通過連續監測和持續考核，形成考核評價結果。

3.4 完善檔案信息系統功能

隨著信息技術的不斷創新和發展，一是檔案管理部門應時刻與業務部門進行聯系對接，不斷提出新的系統建設需求。二是社會保險業務經辦部門、系統開發部門、網絡運營部門之間加強合作，清楚了解到自身發展的需求，將信息化管理作為發展載體，開發出穩定的信息管理系統[3]。三是將檔案信息化、數字化管理的技術標準納入業務檔案信息系統建設，通過檔案信息系統功能的完善提升，實現數據、基金、檔案的相互匹配和相互驗證，進而達到業務、財務、檔案一體化管理。

4 結語

社會保險經辦機構在業務經辦中形成的業務檔案記錄和反映了社會保險經辦運行軌跡，是社保事業發展的珍貴史料，是社會保險“記錄一生、保障一生、服務一生”的重要載體，反映基金安全管理、數據質量管理的重要歷史依據，對維護參保群眾的合法權益，構建和諧社會關系意義重大。在新形勢下，不斷完善檔案管理流程，建立健全檔案標準化體系，持續完善信息系統功能，檔案管理工作才能形成標準化、規范化、現代化管理新格局。