分析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性框架

龔彩霄

（河北省石家莊市藁城區干部信息管理中心，河北 石家莊 052160）

伴隨著我國經濟社會的不斷發展，檔案信息化建設的速度越來越快，檔案信息化建設的成效越來越高。為不斷提升檔案管理的信息化程度，同時也為了整體保障檔案信息安全，應該積極推動數字檔案的管理工作。數字檔案管理是建立在信息技術持續發展基礎之上的一種新的管理模式，它能夠推動檔案管理的高質量發展，也能夠實現關鍵信息數據的高效共享。現階段，在數字檔案管理中尚存在著較大的不足以及缺陷，亟待采用高效且科學的優化舉措，以此來確保數字檔案的高質量推進，真正實現檔案信息化建設。

1 數字檔案管理系統的應用功能概述

數字檔案信息化是在計算機技術不斷發展的基礎上發展起來的，是一種新興的檔案管理模式。數字檔案管理系統的應用可以提高經濟效益，科學精準的保護數字檔案的原有文件，不斷提高辦公信息的效率。其中數字檔案管理系統包括檔案采集和檔案審查，它主要能夠快速完成人事檔案的管理工作。其中管理系統又分為業務處理和數字檔案管理等。數字檔案管理系統是標準性極強的系統，包含著多樣化的技術內容。在檔案管理的實踐過程中，科學全面的應用信息技術手段，能夠為數字檔案管理奠定堅實的基礎，同時也能夠實現信息數據的高效化共享，這樣更有助于提升檔案管理效率，也更能夠實現數字檔案資源的高效利用以及統籌發展。

2 信息化建設中數字檔案管理技術的應用阻礙性問題分析

2.1 對數字檔案管理技術應用重視度不足

在檔案管理的實踐過程中，檔案管理人員是非常重要的參與主體，他們的專業化素養，他們的信息認知等，往往直接關系著檔案管理的整體成效，也直接影響著數字檔案的整體利用率。現階段，部分檔案管理人員，缺乏科學的檔案管理意識，這無疑會很大程度上制約著數字檔案管理的高效開展，也可能會造成數字資源的嚴重浪費。比如在數字檔案管理的過程中，相關的領導干部缺乏明確的管理意識，也沒有認知到數字檔案的重要作用，這些都會制約著數字檔案的管理實效。再比如在數字檔案管理中，需要搭建完善化的信息體系，也需要一定的軟硬件設施等，這些都需要建立在完善的資金保障的基礎之上。但當前階段下，數字檔案管理明確缺乏完善化的資金鏈條，這就使得很多軟硬件設備得不到及時的更新換代。例如在遠程服務和文檔處理等應用軟件上，都需要大部分的資金，這樣才能夠保障工作的順利進行。但因資金缺乏，使得這些應用軟件得不到及時的更新，檔案管理工作勢必會受到影響。

2.2 網絡安全問題得不到保障

在數字檔案管理的實踐過程中，為科學全面的推動檔案資源的高效化共享，同時也為了有效提升數字資源的利用率，除搭建完善的軟硬件系統外，更要注重加強網絡安全管理。不同于傳統的檔案管理，數字檔案管理對于網絡安全的依存度非常高。很多關鍵性的數字資源都需要在網絡中進行傳輸以及共享，只有這樣才能夠提升檔案資源的利用率。但現階段，在數字檔案管理中，網絡安全隱患是比較多發的。比如計算機病毒、木馬病毒等，這些都會威脅到檔案信息系統的整體安全。同時，在數字檔案管理系統中，也可能會存在著系統安全漏洞。

2.3 管理人員綜合能力有待提升

數字檔案管理體系的科學構建，離不開高素質的檔案管理人員。不可否認，數字檔案管理工作對檔案管理人員提出了更高的要求。在實踐過程中，只有不斷優化以及整體提升檔案管理人員的專業素養，切實夯實他們的信息素養，才能夠確保檔案管理工作真正取得實效。然而，現階段，大部分檔案管理人員仍然秉持著傳統的工作理念，他們不熟練專業的管理系統，更不熟悉計算機等相關的軟件，這會制約著數字檔案管理的整體水平。此外，數字檔案管理人員的信息素養不高，缺乏高效應用管理系統的能力。

3 數字檔案對檔案信息化發展問題的重要性

3.1 數字檔案能夠推動檔案信息化建設

數字檔案正是建立在檔案信息化建設的基礎之上的，在檔案管理過程中，積極改變傳統的檔案管理模式，不斷應用數字檔案管理的科學方式，能夠精準全面的推動檔案信息化建設。通過數字檔案管理工作的高質量開展，人們已然認知到新興檔案管理模式的突出作用以及關鍵效用，這本身能夠推動檔案管理信息化的持續建設，也利于整體提升檔案資源的共享力度。

3.2 運用高級手段實現對檔案信息加密

數字檔案管理信息化的建設是非常復雜的一項工作。雖然檔案信息化建設，能夠為檔案管理工作帶來全新的機遇，但也容易增加檔案資源的安全隱患。尤其是，在檔案資源的利用過程中，可能還會發生泄密問題等。為此，在檔案管理信息化的推進過程中，依托于數字檔案管理，能夠實現對重要檔案資源的加密處理。數字檔案管理技術類型是較為多元化的，部分安全技術的防護等級非常高。為切實提升檔案信息資源的利用實效，應該積極利用數字檔案技術，切實做好加密處理。

3.3 數字檔案以計算機為工具從而提高辦公效率

在傳統的檔案管理工作中，不僅浪費時間，還會出現遺漏和錯誤；相反，數字檔案信息化建設不僅可以提高工作效率，還可以實現信息資源的不斷共享。數字檔案管理可以將整理好的檔案進行分類，在歸檔的過程中明確各自的分工，科學全面的降低人為性的失誤。

3.4 時代發展的必然需求

在檔案管理的實踐過程中，信息化建設是非常重要的發展趨勢。數字檔案管理的科學開展，不僅能夠滿足檔案信息化建設的現實需求，也能夠帶動檔案管理效率的提升。可以說，數字檔案管理是時代發展的必然需求，是持續推動檔案管理工作高質量、高標準發展的關鍵立足點。可以說，數字檔案管理不僅是體現國家競爭力的表現，還是我國科技發展的重要體現。

4 結束語

綜上所述，數字檔案管理在整個信息建設中起著重要的作用，同時也是新時代發展的重要趨勢。為科學全面的提升數字檔案管理實效，應該積極有效地推動檔案信息化建設進程，充分全面的把握數字檔案管理中存在的問題，積極采用高效且科學的優化舉措，最大程度夯實檔案管理實效，更好的提升檔案管理質量。