新形勢下建設工程檔案信息化管理探討

周 琦

（鄭州華潤燃氣股份有限公司，河南 鄭州 450007）

建設工程檔案是對建設工程工作的歷史記載，反映了工作的內容，工作的進程，是單位檔案的一個重要構成成分，因此對建設工程檔案的管理是一個非常重要且不能含糊的步驟。隨著科技的高速發展，信息化的管理方法不僅能縮短在管理上花費的精力，而且還可以提高管理質量。

1 建設工程檔案信息化管理的現狀及存在的不足之處

1.1 檔案管理職員的思想上不夠重視

近年來，隨著我國社會經濟的快速發展，相關部門也越來越重視工程檔案的管理工作.從目前情況來看，建設檔案的作用不僅能夠記錄以及檢索相關信息，相的相關人員也應該認識到，建設工程檔案也是大數據時代可以用來共享以及利用資料.檔案管理人員的管理水平決定了檔案管理的層次高低，首先，需要加強檔案管理人員的職業道德素養，檔案管理者需要具備較強的責任感和使命感，養成嚴謹堅定的工作作風。其次，檔案管理人員要分工明確，各盡其責，所以說，建設工程檔案的工作人員要做到與時俱進，對原有的模式進行改變，以形成信息化管理系統，從而對信息更好的管理和運用。在建設工程檔案信息化管理事務中，很多工作職員覺得這僅僅是對檔案的一個保管，沒有任何難度，缺乏挑戰，因此只是按部就班地聽從上級安排，沒有從根本上認識到它的重要性。在這樣的思想觀念下，增加了實行科學的、信息化的管理方式的難度，阻礙了工作效率和工作質量的提升。

1.2 檔案信息化的基礎較弱

首先，很多企業并未完全掌握現代化、信息化管理方法，在促進企業智能化、信息化發展方面仍處于空白狀態，沒有在整體上對企業的發展作出策略計劃。其次，建設工程檔案信息化管理的基礎較差，沒有成立專門的檔案數字化、信息化庫房，基層工作職員偏重于收集紙質的資料，手工整理歸納，很多職員可能還會有計算機操作水平較低的問題，從而影響了檔案管理信息化的發展。最后，電子檔案的收集不夠完整，沒有健全的檔案信息化管理建設計劃，缺少建設工程檔案管理信息化管理的信息系統，缺少一套執行標準以及檢查機制。

1.3 使用建設工程檔案的效率不高，不夠便利

現在，在提供社會化服務時，為了保障建設工程檔案的安全性，如果需要查詢使用某工程項目的檔案，查詢檔案的人必須要親自到相關檔案管理部門，提供查詢所需的證件，經檢驗核實才可以進行查詢。此外，檔案管理職員將檔案交到管理部門時可能會有疏漏，檔案缺乏完整性，所以去查詢檔案也并不能確保一定可以查詢得到想要的檔案。

2 加強建設工程檔案信息化管理的措施

2.1 增強檔案管理信息化的意識

要想從根本上促進檔案管理信息化，就得要從思想上提高重視。企業的領導人員要提升檔案管理信息化的意識，并培養檔案打理職員對信息化管理檔案重要性的認知，保證相關職員可以全面負責管理事務，從源頭上增快檔案管理的速度，并且提高質量。建設工程檔案信息化管理的過程中，要全面了解到工程檔案管理對于公司發展的必需性和必要性，改變傳統的檔案管理觀念，從思想上提高重視。同時，要根據新時代的發展要求，運用信息化技術、智能化技術，不停地創新建設工程管理模式，改進管理方法，由此來促進建設工程檔案信息化管理的成長。

2.2 推進建設工程檔案存儲與增加的數字化工作的進展

不斷完善打理機制，做好規劃，加快數字化管理的開展。要從各方面落實人力、物力和財力，從經濟上給予充足的支持，加快建設工程檔案數字化的發展。另外，要采取必要的措施防止數據的泄露和丟失，建立健全監管和懲戒機制，文件做到嚴格保密處理。此外，添加新的文件時落實好數字化記錄事務，嚴格要求每一個環節的工作，增強管理建設工程檔案的整體發展。在收取文件檔案時，要查驗檔案的完整性，以及是否根據相關要求進行了數字化處理等工作，從而確保其加入檔案之后可以同步數字化。

2.3 建立建設工程檔案信息化管理模式，提升管理水平

建立一套健全的管理模式對于提升打理水平是十分必要的。要根據客戶的實際需求，建立健全最優的檔案信息化管理模式，提高電子數據信息的處理速度，為使用者提供相適應的服務，滿足客戶需求。在存儲和管理工作的過程中，引進前端的技術提高電子數據處理的完整性和準確性，確保其可以適用于不同的系統。創建先進、智能的打理模式才能發揮電子文件的優勢，更好地為企業的發展助力。

2.4 信息化建設要立足于提升紙質檔案系統的整體水平

工程檔案的建設是一個系統的、整體的工作，系統里面的每一項工作都要提高，這樣整體才會有所突破。我們要嚴格把控紙質文件的質量，精確分類紙質檔案，優化紙質文件，要求紙質文件的內容和數據記錄的內容相貼合，使得文件內容可以充分體現檔案本身，管理系統可以放心提取信息，從而提高系統的整體水平。

3 結束語

隨著信息化時代的發展，建設工程檔案的管理等各方面也應該推陳出新，運用現代化、數字化的技術提高管理效率和質量。努力盡快實現工程檔案信息化管理。同時，建筑工程企業的經營管理者也要加強對檔案管理的重視，意識到檔案管理作為企業管理中重要的一環，完善檔案管理制度，加強檔案管理人員的培養，才能更適合當前互聯網背景下檔案管理的發展趨勢。但是目前在信息化管理的過程中還留存著思想上的、執行上的眾多不足之處，需要我們從思想認識、管理模式、數字化發展、整體水平等多個方面加以調整和改進，從而提高建設工程檔案信息化管理的效率和質量。