新時期人事檔案電子信息化管理探討

郭艷菲

（中國共產(chǎn)黨白山市渾江區(qū)委黨校，吉林 白山 134300）

1 導(dǎo)言

人事檔案信息的存儲、加工、處理都必須更加科技化，要符合大數(shù)據(jù)時代的要求，人事檔案信息資源要實現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理要嚴格遵從網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。因此做好人事檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)展具有重大意義。而目前我國人事檔案管理正處于轉(zhuǎn)型期，推進人事檔案電子信息化是現(xiàn)代事業(yè)單位信息化的必然結(jié)果，也是今后事業(yè)單位人事檔案管理工作的目標(biāo)和方向。

2 人事檔案電子信息化管理的重要作用

第一，有利于推進的人才戰(zhàn)略，增強人事檔案的安全性、全面性。傳統(tǒng)的人事檔案管理弊端諸多，如成本高昂、效率較低、不夠科學(xué)化等，這些都無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求。電子信息化管理是人事檔案管理的發(fā)展目標(biāo)，實現(xiàn)這一目標(biāo)能夠幫助建立起可以把信息存儲和共享結(jié)合在一起的網(wǎng)絡(luò)化平臺，這對于管理人員隨時隨地查詢?nèi)瞬判畔⒂蟹浅４蟮膸椭軌蛱嵘耸聶n案信息的利用效率，對于提高人才戰(zhàn)略的準(zhǔn)確性和科學(xué)性有著非常重大的意義，有利于推進并實現(xiàn)的人才戰(zhàn)略。另外，人事檔案電子信息化管理能夠?qū)⒃嫉募堎|(zhì)資料變成數(shù)據(jù)化的信息，這有助于解決長期存在的磨損問題或遺失問題，能夠避免人為破壞人事檔案的問題，因為電子信息化管理平臺可以通過加密設(shè)置訪問權(quán)限，能夠最大程度保障人事檔案信息的安全性、全面性。第二，有利于推動無紙化管理，提高人事檔案管理效率。隨著電子計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，無紙化管理已經(jīng)成為人事檔案管理的必然趨勢，同時這也是人事檔案電子信息化管理的必然要求。可以最大限度地節(jié)省管理資源、降低管理成本。與此同時，人事檔案作為開展各類工作的基石，對的存亡和發(fā)展有著非常大的意義。大數(shù)據(jù)時代，人事檔案電子信息化管理能夠竭盡所能地刪繁就簡，最為準(zhǔn)確、高效地實現(xiàn)的人事檔案管理目標(biāo)，不僅可以提高人事檔案管理的時效性，還能夠提升管理效率。

3 新時期下人事檔案電子信息化管理的措施

3.1 建立完善電子檔案管理系統(tǒng)

隨著科技的發(fā)展，人事檔案電子信息化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有種種優(yōu)點，那么在這個新時期下，人事檔案電子信息化將是必然的發(fā)展趨勢和事業(yè)單位人事檔案管理的重要發(fā)展方向。人事檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)邁向電子信息化的過程中，發(fā)現(xiàn)了新問題。我們想要實現(xiàn)人事檔案信息化管理，就需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案儲存在計算機中，而這恰恰需要合適的系統(tǒng)為依托，才能進一步實現(xiàn)檔案的電子信息化管理。也就是說，事業(yè)單位或集團想要人事檔案電子化管理落地實施，其重中之重就是建立一個可靠的檔案管理系統(tǒng)。想要建立可靠的檔案管理系統(tǒng)，就需要事業(yè)單位在系統(tǒng)開發(fā)和管理方面投入足夠的資金，還要引進技術(shù)型和管理型人才，才能建立一個集信息收集、檔案分類、檔案信息更改和查閱于一體的檔案管理系統(tǒng)，滿足人事檔案電子信息化管理的要求。想要順利完成檔案信息化管理僅僅是在系統(tǒng)上進行資金投入是不夠的，還需要進一步為檔案管理工作配置合適的設(shè)備，還需要專門的人員定期對設(shè)備和系統(tǒng)進行維護，保證檔案管理系統(tǒng)的正常運行。同時事業(yè)單位要建立相關(guān)的檔案管理的規(guī)章制度，保障事業(yè)單位人事檔案管理有效開展，才能使人事檔案電子信息化管理逐步規(guī)范化、流程化。

3.2 檔案管理機構(gòu)變革，招聘形式改變

隨著事業(yè)單位電子檔案信息化的普及和檔案人事系統(tǒng)的使用，檔案管理機構(gòu)將面臨革命，原本需要多人耗費長時間完成的工作將被機器取代，管理人員將大幅度縮減，甚至不需要全職管理檔案人員，檔案管理系統(tǒng)將融入組織人事工作中，服務(wù)于招聘、職稱晉升、干部任免、工資核定等一系列工作。依托大數(shù)據(jù)和云計算，招聘工作將呈現(xiàn)出新的形式，未來的招聘將不僅僅是單方面的求職過程，容納了大規(guī)模畢業(yè)生和社會人員的檔案系統(tǒng)將為用人單位精準(zhǔn)推送其所需要的人才，巨大的云數(shù)據(jù)庫成為網(wǎng)絡(luò)人才市場，而人才的流動和找尋將變得十分迅速，并且網(wǎng)絡(luò)人才市場沒有虛構(gòu)成分。這將帶動人才的流通和減少社會失業(yè)率，將“千里馬”放在市場上，讓“金子”在合適的地方發(fā)光。

3.3 加強對人事檔案管理工作的重視程度

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，人事檔案信息與實際情況相比表現(xiàn)出了明顯的滯后性，這其中很大一部分原因是領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對人事檔案管理的不重視，使得事業(yè)單位員工的工作能力、思想素質(zhì)等其他個人信息在人事檔案中得不到體現(xiàn)，在人事調(diào)動和工作安排中人事檔案不能發(fā)揮其原本的作用。因此，要加強對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下引導(dǎo)管理人員和工作人員對其重視程度，逐步提升管理能力，以更好的態(tài)度為人事檔案信息化的管理開展而服務(wù)，做到及時錄用、更新信息，使人事檔案在人事調(diào)動中發(fā)揮出其最大化價值，使事業(yè)單位能夠唯才是舉，知人善任，進而使事業(yè)單位員工在事業(yè)單位中發(fā)揮出最大化價值。

3.4 引入新型人才或開展專門培訓(xùn)

檔案管理人員是影響人事檔案能否實現(xiàn)電子信息化管理的重要主體，其水平高低直接關(guān)系到人事檔案電子信息化管理的進程。因而，在欠缺專業(yè)性的復(fù)合型人才時，可以從兩個方面入手。第一，引入具備電子信息化管理意識和能力的新人才，逐步建立起具有較高的綜合素質(zhì)、專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力的檔案管理團隊。第二，對已有的檔案管理工作人員進行專門培訓(xùn)。在限于人力、物力等各種因素而無法引入新的人才時，可以選擇對原有的檔案管理人員進行培訓(xùn)。在開展培訓(xùn)工作時，要重點選取檔案電子信息化管理的專業(yè)知識進行講授，最大限度提升他們的專業(yè)能力，確保其滿足電子信息化管理的操作要求與實際需要。

4 結(jié)束語

總之，只有在事業(yè)單位內(nèi)部提升信息化檔案管理的工作才能夠更好地提升管理的效率，并促進事業(yè)單位更好地向前發(fā)展。而廣大事業(yè)單位內(nèi)部的管理人員實際應(yīng)該從開展信息化管理模式、提升管理人員素質(zhì)、加大資金投入和其他不同的方面來更好地完善信息化管理工作的流程，最終更好地提升事業(yè)單位運作的效率。