大數據時代事業單位人事檔案信息化建設分析

劉 穎

（天津市薊州區人力資源和社會保障局，天津 301900）

1 人事檔案管理的重要性

檔案管理的信息化建設，是利用信息技術，在檔案管理中充分提高管理水平，從而使傳統的檔案管理模式向網絡信息時代轉變。在事業單位檔案信息化建設過程中，利用單位內部的網絡系統，實現對檔案信息的綜合管理，來促進檔案管理的科學有效實施，能夠更好地提高企業管理的效率。在大數據時代下，人事檔案的信息化建設，對于事業單位具有重要的意義。首先，在傳統的檔案管理中，由于復雜的管理流程，再加上對檔案的利用率不高，所以不能充分發揮檔案數據的優勢，通過對人事檔案的信息化建設，可以對檔案進行有效地利用；其次，傳統的檔案通過紙質方式歸檔，需要較大的存儲空間和管理成本，并且要針對各種不可抗力的因素，要做好安全防范措施，通過信息化管理，不需要占用大量的空間，只需進行計算機的管理與維護。再次，在傳統的管理模式中，保存的形式也比較單一，但在信息化管理模式中，可以通過音頻，視頻等方法，全面的將資料進行保存；最后，在文件的安全性上，通過對電子文檔進行保密工作，更能提高資料的安全性，所以檔案管理的信息化建設，對于事業單位具有重大的意義。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 檔案信息資源開發不合理

因為我國事業單位的檔案管理還存在一些不合理的問題，發展不夠全面，在資源的開發與管理過程中，還沒有達到較高的水平，從而不能對具體的檔案資源進行合理的有利用，這種現狀就會阻礙我國的信息化檔案建設，在大數據的時代下，不利于事業單位的長期發展。由于目前信息檔案信息資源開發不到位，所以在當前情況下，對信息資源進行有效地利用，是對數據管理的首要任務。為了更好地實現檔案管理在事業單位中的合理配置，必須利用大數據以及信息技術，對資源進行開發與合理利用，針對具體的資料進行規范化處理，將傳統的紙質檔案向電子信息進行轉變，建設網絡信息化的管理平臺，加強對檔案的整理與分析，對檔案進行歸檔分類，從而實現檔案的高效利用。

2.2 缺乏安全防范意識

在人事檔案信息化管理中，可以提高工作效率，使檔案管理有序進行。在管理手續與過程中，能夠把復雜的問題簡單化，節省人力資源，在具體的人事關系中，發揮著重要的作用。但由于信息化可以高效的對信息資源進行管理，在調動人事資料中具有強大的優勢，這也使個人信息存在一定的安全隱患，成為檔案管理的巨大阻礙。在信息化發展迅速的當今時代下，由于工作人員對信息管理的安全性不重視，個人隱私受到侵犯的案例也時有發生，這也警示著工作人員，在具體工作過程中，保護好人事檔案的安全，使個人的合法權益不受非法分子的侵犯。只有在人事檔案信息化管理中，做好安全措施，提高安全意識，才能使事業單位安全有序的發展。

2.3 缺乏設備與技術人員

在事業單位檔案管理中，由于缺乏高新設備，也沒有對設備進行及時的更新與處理，再加上缺乏經驗豐富的信息化管理人員，這使我國事業單位的信息化建設發展變得緩慢，是發展道路上的阻礙之一。要加快信息化建設水平的提高，就必須對老舊的計算機等設備進行更新換代，在設備方面跟上時代進程。此外，還應注重人才的管理，提高管理人員的專業化水平，使單位擁有更優秀的技術人才，切實保障事業單位的信息化建設質量。

3 加快人事檔案管理的對策

3.1 健全檔案管理信息化管理機制

在飛速發展的信息時代，利用大數據平臺，建設合理的人事檔案信息，對于事業單位來講，是至關重要的。信息化建設可以提高工作人員的檔案管理水平，有利于單位的健康發展。在實際實施的過程中，為確保使人事檔案發揮應有的價值，促進信息化建設的順利進行，首先應該根據具體情況，做出具體分析，健全信息化管理機制，確保在管理過程中的各項流程，都能統一起來，無論是在檔案的收集、管理，還是在歸檔、利用的過程中，都能方便工作人員的查找與使用。在管理中，人事檔案人員應做到分類管理，統一格式，能夠充分利用檔案資源，為事業單位加快信息化建設的步伐奠定良好的基礎。

3.2 注重具體設備的建設

擁有高效的軟硬件設備，是促進人事檔案信息化建設的前提條件。所以在具體操作過程中，事業單位應加快對內的設備更新力度。設備的信息化程度，決定管理檔案的效率，影響著人事檔案系統的運行速度。在完善硬件設備的過程中，應根據實際情況，通過高效的硬件設備，確保檔案管理的有序進行，并將各個部門統一起來，增強各個部門的交流與溝通。在軟件設備的建設中，應注重尋找適合本單位的軟件，針對目前的軟件情況，不斷完善軟件設施，提高檔案信息的利用率，注重引進高新技術的，使人事單位的信息平臺更加科學化。

3.3 提高檔案信息的安全性

事業單位應根據自身的管理體系，保障人事檔案的安全性。首先應在信息管理的過程中，建立信息恢復機制，并做好檔案的備份工作。其次應按照管理的進程，對檔案進行規范化管理，其次，作為工作人員，應具有專業的職業素養與安全意識，防止檔案出現安全隱患。最后，應針對實際操作過程中遇到的風險問題，制定完善的解決方案，確保信息的安全。

3.4 提高管理人員的技術水平

根據我國事業單位的目前情況，在檔案管理中都有固定的工作人員，這些人員對提高檔案管理的效率起著決定性作用，所以應努力提高工作人員的業務水平，不斷更新管理模式以及工作方法，并對工作人員定期展開培訓工作，增強管理者對檔案信息化建設的意識，在工作上擁有明確的工作態度，良好的態度是開展檔案管理的基礎，在工作過程中，管理者應樹立強烈的工作理念，掌握正確的工作方法，建設明確的工作目標，擁有優秀的服務意識，在管理中不斷提升自己的業務能力，通過多種方法，豐富自己現有的工作水平，加強自身素質的培養，以便在具體的工作過程中，充分發揮自己的優勢，促進事業單位的信息化建設。

4 結束語

總而言之，強化事業單位人事檔案信息化建設，可以加快事業單位的快速發展，具有重要的意義。在實踐過程中，只有從多個角度出發，通過多種方式對人事檔案進行建設，通過全體事業單位工作者的共同奮斗，針對建設過程中遇到的問題，分析到位，尋找相應的解決措施，才能切實提高信息化管理的水平，使人事檔案管理在事業單位中充分發揮優勢，令我國的事業單位的發展，不斷完善信息化管理制度，邁向新的征程，創造新的價值。