檔案管理中的電子檔案管理策略探討

王 丹

（秦皇島市土地開發整理服務中心，河北 秦皇島 066000）

信息技術的應用為檔案管理的電子化、智能化奠定了堅實的基礎，應用信息技術提升檔案管理質量已是大勢所趨。信息技術有著不可替代的優勢，但是由于信息技術應用的特殊性，不存在百分百的安全。所以，這就需要針對電子檔案管理的真實環境，以及電子檔案安全管理的具體要求與內容進行針對性地解決。

1 電子檔案管理的主要特征及優勢

很顯然，當前已經進入了信息化時代，隨著互聯網以及大數據、云計算等信息技術的深度應用，使得檔案資料的管理方向更加明確化，同時也使得各種檔案資料信息的收集方式更為便捷，收集質量更為精準。通過互聯網以及大數據技術功能，對檔案信息的數據以及價值進行快速、精準的判斷，確保檔案數據的完整性。為檔案的規范化管理以及后續檔案資源的利用與精準服務的進一步開展指明了方向。與此同時，將信息技術利用在檔案資源的規范化建設中，還可以根據檔案使用人員的實際需求，實現快速檢索、調閱，更好地提高檔案管理的服務效率。這就使得檔案管理功能從量變實現了質變的飛躍，充分地發揮出了互聯網和信息技術的便捷功能，使得檔案管理的各個環節更流暢、精確，為檔案管理的信息化管理鋪平道路。

除此之外，借助信息技術的優勢來提高檔案管理的整合效率與整合質量，為檔案資源的收集、整理、管理、利用開辟了新路徑。利用信息技術建立起數字化的檔案管理系統，這樣就能夠很好地突破傳統人工管理模式的滯后性，不僅能夠顯著地增強優化的效果，同時可以在短時間內迅速提取需要的資料，同時快速識別、過濾用戶的檔案需求，并結合相應的管理習慣調整檔案資料的配置，在檔案管理的基礎上延伸出更有益的信息或數據，整合更多優質的信息資源，滿足不同的部門以及人員的檔案信息需求，切實提升檔案管理和使用的效率，顯著降低了人工成本和物力成本，因為傳統的檔案管理都是紙質文件、資料，不僅需要一定的空間，而且對于管理質量有一定的要求，如防潮、防霉等等，應用信息技術實現電子檔案管理，一臺電腦，一個系統就可以實現存儲、調閱、傳播等多項功能，省時省力，方便快捷，無懼丟失損壞。通過互聯網和信息技術的應用實現檔案資源的優化與整合，使檔案管理的路徑更加多樣化、立體化，顯著地提高了檔案資源規范化管理的速度和質量。

2 電子檔案管理存在的不足

2.1 電子檔案管理信息系統存在安全漏洞

電子檔案管理是以計算機和互聯網為依托而展開的，這其中最關鍵的部分是電子檔案管理信息系統。眾所周知，互聯網是一個開放的環境，不存在絕對的安全，尤其是隨著使用時間的增加，一些不確定、不穩定因素等都會對檔案管理信息系統造成安全威脅，比如未經授權的訪問，人為的操作失誤等都可能造成系統的破壞或是病毒的入侵，一旦檔案管理系統內的機密信息被泄密、竊取或是破壞，極有可能造成嚴重的損失，甚至負面的社會影響。

2.2 電子檔案管理系統存在網絡安全風險

盡管電子檔案管理在提高管理效率，降低管理成本上優勢顯著，但是由于電子檔案信息化管理系統的數據傳播與資源共享必須依賴網絡，眾所周知，網絡環境具有高度的復雜性、特殊性，存在一定的網絡病毒入侵風險，且大數據時代下的病毒傳播速度更快，復制能力更強，破壞威力巨大，一旦系統被攻擊，會對整個局域網內的使用軟件以及存儲的數據和文件造成毀滅性的破壞，看不見的風險可謂是無處不在，給檔案管理工作帶來極為嚴重的影響。

3 電子檔案管理的有效策略

3.1 加強電子檔案管理信息化建設

電子檔案管理絕不是利用相應的工具將檔案錄入電腦并存儲這么簡單，而是要通過推行檔案信息電子化來實現檔案資料數字化管理。所以，首先要落實檔案管理部門統一規劃、統一部署，統一監督的原則。其次要加大對硬件設備的投資，使相關設備符合電子檔案管理的需求。三是要結合檔案管理的實際需求，積極建設數字檔案室，對檔案數據建立規范標準，統一路徑，加強檔案信息化管理的規范性。四是引進先進的檔案管理軟件，積極推進網絡資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價值。

3.2 應用先進的加密技術確保檔案信息系統安全

隨著計算機網絡安全技術的不斷進步，越來越多的加密技術被應用到檔案管理信息安全管理中，不同的加密技術其應用重點以及防范效用差距不大，只是在應用過程中會有一定的區別。除了應用加密技術對檔案信息數據庫進行加密防護之外，還要通過利用數據備份技術加強檔案信息安全管理。一是要從多個角度出發，拓展計算機系統的容錯空間，做好信息數據的備份工作，以防數據的遺失；二是要構建起完善的容災系統，降低數據丟失的風險性，提升數據的利用率。三是構建檔案管理數據系統，使得數據庫內的信息實時更新與同步，并對數據庫動態進行動態追蹤與全面監管，確保檔案信息安全。

4 結束語

綜上所述，隨著社會信息化趨勢的不可逆轉，檔案管理現代化、智慧化水平越來越高。與此同時，互聯網環境也越來越復雜，這就對電子檔案管理的規范化、安全化提出了更高的要求。要應用信息技術做好電子檔案管理，提升檔案利用率的同時，還要積極應用先進的計算機網絡安全技術來提高檔案信息化系統的安全管理效果，以增強對網絡風險的防范能力、應對能力，以及解決能力，營造安全的檔案管理環境，切實提升檔案管理的質量與效率。