城鄉居民社會養老保險檔案規范化管理策略探究

包雪婷

（商水縣人力資源和社會保障局，河南 周口 466100）

城鄉社會養老保險檔案管理工作可以通過對居民的社保數據與信息進行錄入與管理，從而為社會保障體系提供有力支持。根據我國社保相關制度，參保人員需要辦理多道證明手續，包括建立個人賬戶、定期繳納費用等，相關流程的設立可以有效保護居民的相關權益，但隨著參保人數的增加，多數居民出現在辦理過程中出現信息銜接不流暢，對參保相關制度不清晰等問題，導致城鄉居民辦理流程的速度受到了一定影響。上述多種問題對社保事業的進一步發展造成了影響，因此，要提高對檔案管理工作的重視度，提高相關管理工作的規范化水平，讓我國社保事業更加科學、合理、有序地進行。

1 規范化檔案管理的重要性

1）有助于推動養老保險的進一步發展。目前我國正在進行養老保險相關事業的改革，以確保能夠有效、全方位保障居民利益。在相應新政策與改革策略的落實中，管理人員需要對參保人員的檔案資料進行詳細整理、全面掌握，對符合年齡要求的老人提供相應的服務工作。在此過程中需要涉及大量的管理工作與審核工作，會大幅度提升相關人員的工作量，對經辦效率造成一定影響，這就需要規范化的管理工作進行調度與分配，以確保龐大工作流程的正常運行。

2）保障居民自身利益。養老保險與每位參保人員的利益息息相關，是參保人員養老期間的經濟來源之一。參保人員需要經過繳納保險費用、辦理退休手續、領取退休待遇等多個流程，在這些流程中需要涉及大量信息與資料，而規范化的管理工作可以確保各個流程的正常實施，可以保障資金的正常流動。尤其是在辦理保險關系轉移、基金轉入轉出等手續時，規范化管理工作可以對各個手續流程進行嚴格管理，為今后的待遇環節提供重要保障與依據。在實際應用中，需要建立參保人員的相應管理體系，將每位參保人員的個人信息與投保信息進行準確記錄，將檔案管理機制不斷優化、完善。除此之外，還需在各個流程操作中適當融入現代化技術，從而全面提升檔案管理水平。

3）居民參保意識較弱。隨著老齡化進程的不斷加快，老年人口的數量不斷增加，越來越多的人認識到了養老保險的重要性，但仍有部分居民難以積極參與該項目中來。出現此情況一方面是因為多數居民對社會養老保險的相關程序、繳費標準、政策規定等信息的了解程度不高，甚至有部分居民對入保條件都不甚了解。另一方面是因為居民參保觀念存在偏差，多數居民認為參保對自身意義不大，甚至有不少居民認為參保與否是政府部門的事情，與自己關系不大。還有一方面是居民的參保意識不高，很多居民存在“家庭養老”的意識，認為自己沒有必要繳納養老保險的費用，認為自己的晚年可以依靠下一代。

2 目前管理工作中存在的不足

1）檔案管理制度上的不足。隨著人們生活水平的提高，城鄉居民提升了對養老保險事業的認識與重視程度，越來越多的居民積極參與到養老保險事業中來。這一情況一方面推動了養老保險事業的發展，同時給相關管理人員的工作帶來了一定的壓力。由于參保人員的不斷增多，各種養老保險相關問題也隨之出現，如重業務輕管理現象，相關管理人員注重辦理業務過程，忽視了對檔案的管理工作，難以做好不同檔案的分類、保管，導致在運作相關流程需要檔案時無法及時、迅速找出，進而直接導致參保人員的利益受損。再如檔案管理工作流程不明確，各種操作細則、制度不明確、對相關管理人員的約束力度不高等，進而導致文件、檔案、資料等缺少統一整理與記錄，極易造成相關資料缺失、檔案不完整等情況。

2）在管理人員上的不足。城鄉居民檔案的管理工作具有一定難度、復雜性，其中包括大量的檔案信息、環節信息等，需要耗費大量的時間與精力，在此過程中需要做到詳細仔細，若在某個環節人員操作失誤很容易導致參保人員的信息登記錯誤或填寫錯誤等，從而對后期檔案歸檔與整理造成影響，對人力資源與時間精力造成浪費，對參保人員的利益造成損害，這就要求相關人員在收集與錄入過程中做到仔細、準確。但目前多數管理人員的專業能力較差、專業素質普遍較低，主要是因為有些管理工作是由其他部分人員兼職或代理完成的，有些管理人員年齡偏大等。由于此類人員未接受過專業管理與技能知識的培訓，缺少相關管理經驗，對管理工作的重視度不高，管理行為較為散漫，從而導致管理工作無法順利進展。

3 城鄉居民社會養老保險檔案規范化管理策略

1）提高居民認知。隨著城鄉居民社會養老保險事業的不斷進展，雖然有越來越多的居民參與到養老保險事業中，但仍有很多居民并沒有參與進來。其最大原因是對政策的了解不夠深入，甚至有許多居民對政策幾乎處于不了解的狀態，這些情況側面反映了養老保險事業宣傳工作方面存在一定的不足。在以往宣傳工作中，雖然已經投入了大量的人力與資力，采取了召開動員大會、分發宣傳資料等廣泛覆蓋的宣傳方式，但其效果仍難以達到理想標準。因此要及時改變宣傳方案、創新宣傳方案，結合當地實情與個體特色制定出適宜的宣傳方案，選取易于居民理解的方式，宣傳相應法律政策知識，讓居民進一步了解政策、信賴政策，從而提升對養老保險事業的認可度與參與熱情。例如首先可以通過與移動通信商建立合作的方式進行宣傳，向居民發送關于養老保險制度等內容的短信。接著可以建立網絡平臺，建立具有當地特色的養老保險系統，在系統中及時更新政策的最新動態，定期發送科普內容。其次為加強居民對相關知識的認知，可以進行以社區為單位的知識競賽，通過有獎勵志趣味問答，讓居民掌握各養老保險相關知識。最后，相關宣傳人員要做到將相關政策知識融會貫通，在宣傳中用直接、明了的語言向居民宣傳管理方式、保險制度等。與此同時，要加強居民對養老保險相關的法律意識，讓居民學會用法律途徑維護自身的利益。

2）加大宣傳力度。在宣傳過程中要注重轉變居民“家庭養老”的觀念，提高居民參保意識與參與積極性。首先可以開展專題講座、培訓學習等形式，讓居民真正感受到參保對自身的利益，從而積極參與進來。可以借助電視、互聯網、微視頻等新媒體進行傳播，讓居民了解最新政策動態。可以組織相關工作人員深入到基層進行宣傳，向居民發放相關資料、講解相關政策，或利用條幅、宣傳欄等工具進行持久宣傳，從而轉變居民傳統觀念。

3）加強監督力度。為提高相關部門的經辦能力，必須要加強各環節的監督力度。首先要加強對養老保險基金的管理，可根據當地養老保險的實施現狀制定并細化相應管理制度。接著要加強對相關部門的監督，建立起當地統一、完善的監管體系，提高監管的透明度，讓群眾能夠清晰地了解到其養老保險基金的現狀與流動情況，以便于及時發現錯誤、糾正錯誤，從而確保養老保險制度的順利實施。最后要發揮社會公眾力量的監督作用，將單一內部監管模式變為多方位的監管模式。

4）規范管理流程。檔案管理本身就是一項內容復雜、流程繁瑣的工作，每一道流程都關系到參保人員信息準確度與相關基金發放情況，因此管理人員在工作過程中要做到詳細、合理。首先要結合當地保險檔案的實際情況，進行制定統一管理標準與規范，從相關制度上確保檔案管理的準確性。接著要做好相關流程的監督工作，確保整個流程規范有序，確保可以滿足參保人員的查詢需求，并及時根據當地情況對檔案管理的制度與技術進行不斷創新，進而全面提升管理工作質量。

5）融入信息技術。隨著科學技術的不斷發展與普及，各個領域都已經對計算機技術與信息技術進行了充分應用，檔案管理工作也要做到與時俱進，及時引入信息管理技術。以往管理工作主要采取紙質版形式進行登記與錄入，在登記錄入、管理收集、信息查詢等環節造成大量時間與人力投入，且在管理過程中極易受到外界環境的影響，出現丟失、缺損等問題。而信息技術可以有效避免上述問題，將信息技術引入到檔案管理模式中，除原有紙質版檔案外，還可以建立電子信息庫，電子信息庫的存儲數量大，內容準確，可以做到及時、快速查詢。除此之外，可以將信息庫與信息管理平臺相結合，聽取觀眾對檔案管理工作的意見，不斷優化管理工作制度，從而全面提升管理效率。例如，首先在經辦業務方面，建立業務檔案一體化管理系統，建立各個系統端口的信息對接，將人工經辦流程轉變為系統自動分配流程，從而避免人工干擾帶來的風險。如將稅務征收系統與養老保險業務系統相連接，可以避免參保征收數據因手工錄入而導致的誤差，從而提升基金流動的安全性。接著將養老保險管理系統與公安部門民政部門等數據進行連接，實現對參保人員數據信息的實時對比與核查，從而有效避免冒領、騙保等行為。

6）推行補貼制度。為進一步促進居民參保，提高居民養老水平，要對不同需求的居民實施不同的激勵制度。一方面要加大低保戶、殘疾家庭等困難居民的補貼力度，切實解決該人群的養老問題。另一方面，要對不同繳費年限的居民實施梯度補貼政策，以此激勵居民連續參保，提升居民的繳費年限，讓其獲得更高額度的養老金。在梯度補貼設置過程中，要及時根據當前市場物價水平推算老年人每月養老金對其生活水平的影響程度，針對多數額度較低、養老金水平較低的居民，可鼓勵其提升繳費梯度，全面落實“多繳多得”制度，讓居民在法定退休年齡之時，可以領到更高額度的養老金，以保障其養老生活需求。

4 結語

綜上所述，社會養老保險是我國保險中的重要部分，其檔案管理工作的有序開展對當地社會穩定與經濟發展具有一定的影響，且直接關系到每一位居民的社會權益。但目前我國一些地區在管理方面存在一定不足，需要在檔案管理工作中不斷完善制度，通過提高相關人員的綜合素養、提高檔案管理效率、細化相關管理制度、加大對居民的宣傳力度、創新管理手段等形式，以實現檔案管理相關制度規范化、信息化管理，推動當地勞動力資源合理流動，讓社會養老保險事業朝著可持續的方向發展。