學(xué)校檔案管理中存在的問題及對策分析

吳 磊

（駐馬店技師學(xué)院，河南 駐馬店 463000）

隨著我國二胎政策不斷開放，即將入學(xué)的學(xué)生數(shù)量不斷增多，在校生規(guī)模不斷擴(kuò)大，為了充分響應(yīng)國家教育體制改革的號召，必須加大中職基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，擴(kuò)大中職教學(xué)面積，為學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)環(huán)境，提高中職教學(xué)水平。中職擴(kuò)大教學(xué)面積，增加工程施工之后，也會產(chǎn)生大量基本建設(shè)檔案，根據(jù)國家頒布的《檔案法》等相關(guān)規(guī)定需要將中職基本建設(shè)中所有相關(guān)資料加以匯總和整理，存放到檔案室儲存保管。為了提高中職基本建設(shè)檔案管理水平，應(yīng)充分了解基本建設(shè)檔案的特點以及基本建設(shè)檔案管理中存在的問題，有針對性地制定基本建設(shè)檔案管理措施，保護(hù)好相關(guān)文件。

1 做好教學(xué)檔案管理的重要意義

第一，服務(wù)中職自身發(fā)展。教學(xué)檔案全面反映了中職在專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)對象、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方式以及學(xué)生工作等方面的內(nèi)容，真實記載了中職圍繞中心大局、根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展情況設(shè)置教學(xué)環(huán)節(jié)的工作實踐。做好教學(xué)檔案管理，能夠站在歷史的高度，通過對檔案進(jìn)行深度研究，對相關(guān)信息資源進(jìn)行深入挖掘，傳承經(jīng)驗、文化等，發(fā)現(xiàn)存在問題并及時改正，努力使教學(xué)更好地圍繞中心大局、更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。第二，服務(wù)中職教學(xué)改革。教學(xué)檔案記載了中職實施教學(xué)的全部過程，記錄了教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)及學(xué)生工作的真實情況，更是集結(jié)了教學(xué)經(jīng)驗、反映了教學(xué)當(dāng)中存在的問題。這一切都使得教學(xué)檔案成為中職進(jìn)一步完善教學(xué)、提升教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。此外，還能根據(jù)教學(xué)檔案，對教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行客觀評估，對學(xué)生的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行全面檢驗。再有，還可為中職開展教學(xué)評估提供完整、系統(tǒng)、真實的信息資料。顯然，全面掌握和認(rèn)真分析教學(xué)檔案，無疑會對深化中職教學(xué)改革起到重要作用。第三，服務(wù)中職師資隊伍建設(shè)。教學(xué)檔案全面記錄了專職教師的業(yè)務(wù)工作情況，如教學(xué)、科研、職稱評定、考核等，還系統(tǒng)記錄了兼職教師的聘任及開展教學(xué)工作的情況。分析和研究教學(xué)檔案，就可以非常全面地了解教師的教學(xué)工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等，對于中職加強(qiáng)師資隊伍建設(shè)、進(jìn)一步完善教師聘任制度等起到重要作用。

2 檔案管理工作存在的主要問題

1）檔案管理工作的受關(guān)注度略低。隨著高等教育步入普及化時代，各中職的擴(kuò)招、設(shè)置新的專業(yè)，使高層領(lǐng)導(dǎo)將主要目光集中于教學(xué)管理與科研工作中，對檔案管理工作重視度不足。這便造成因資金、人力、物力等投入較低，檔案管理工作實際開展水平遠(yuǎn)低于現(xiàn)代化發(fā)展需要。另外，檔案管理工作的智能化、現(xiàn)代化水平不足，也會在一定程度上掣肘決策、影響教學(xué)管理工作的開展。

2）檔案管理人員專業(yè)能力素養(yǎng)較低，業(yè)務(wù)水平不高。我國大部分中職檔案管理中并沒有專職的基本建設(shè)檔案管理人員，而是由統(tǒng)一的檔案管理工作人員對所有檔案進(jìn)行儲存保管。由于基本建設(shè)檔案具有較強(qiáng)的周期性和復(fù)雜性，基本建設(shè)檔案整理工作量較大，對于檔案工作人員來說，需要耗費大量的時間和精力，由于中職對于基本建設(shè)檔案的重視程度較低，使得檔案管理人員將更多的時間和精力放在學(xué)生學(xué)籍檔案和教育教學(xué)檔案的整理和儲存上，對于基本建設(shè)檔案沒有投入過多的精力。總體來說，中職基本建設(shè)檔案管理人員儲備不足，專業(yè)能力素養(yǎng)較低，業(yè)務(wù)水平較低。

3）檔案資料不規(guī)范。傳統(tǒng)的中職檔案管理一般是對紙質(zhì)版的文件進(jìn)行整理，相關(guān)制度已成熟。但由于現(xiàn)在是信息化時代，中職老師辦公都使用電腦，一方面可以減少工作量，另一方面可以節(jié)約時間，因此檔案也由紙質(zhì)檔案變成電子版檔案。就目前而言，電子版的檔案雖然更加方便，但由于很多中職對檔案管理沒有明確規(guī)范，導(dǎo)致了很多檔案在歸檔時沒有進(jìn)行統(tǒng)一處理，使得出現(xiàn)了在尋找檔案時資料顯示不完整、檔案資料無法使用的問題。一些中職對檔案整理持一種隨意性的態(tài)度，對于他們而言，只需要上傳就行，由于后期資料的不完整，在使用上也非常困難，最終導(dǎo)致檔案整理沒有太多實際意義。

3 新形勢下做好檔案管理的舉措

1）強(qiáng)化思想意識。為了有效加快中職檔案管理信息化建設(shè)的速度，首要任務(wù)是增強(qiáng)中職領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門工作人員對中職檔案管理信息化建設(shè)的重要性的思想認(rèn)識，中職管理者需要深入了解到檔案管理信息化建設(shè)工作是中職信息化建設(shè)的核心組成部分，需要通過有效手段，來增強(qiáng)中職檔案的有效使用率，提升中職檔案的使用價值，讓中職檔案得到有效的共享。中職管理者還需要全面認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)為中職今后發(fā)展所帶來的積極影響，并且在中職能力范圍內(nèi)，對中職檔案信息化建設(shè)進(jìn)行資金和政策方面的支持，并且對中職中各部門工作人員做好對中職檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的宣傳教育工作，指引中職中各有關(guān)部門建立起對檔案管理信息化建設(shè)工作重要性的正確了解。

2）應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建中職學(xué)校信息化檔案管理平臺。（1）從事檔案管理的工作者應(yīng)該先充分的了解中職院校現(xiàn)階段檔案管理工作的實際狀況，并全方位的對其進(jìn)行梳理，做好檔案管理工作所面向的人群、工作內(nèi)容、現(xiàn)階段所存有的問題和檔案類別劃分等等基礎(chǔ)的調(diào)查工作。（2）作為中職院校管理層的人員要深刻地認(rèn)識到學(xué)校的發(fā)展離不開信息化檔案管理平臺的建立，在學(xué)校未來的發(fā)展進(jìn)程中具有重大的意義，因此，應(yīng)給予人力、物力、財力等方面的絕對支持。（3）在展開檔案管理信息化平臺的搭建時，應(yīng)該聘請專業(yè)的人員有針對性對檔案管理工作現(xiàn)存的特點及需要創(chuàng)新改進(jìn)的方面來進(jìn)行平臺建立，以保障檔案管理平臺構(gòu)建具有科學(xué)性。（4）檔案管理的工作人員應(yīng)該做好對檔案的類別、數(shù)量等平臺資料數(shù)據(jù)規(guī)劃整理的工作，致使檔案管理信息化平臺在建設(shè)時有可靠的文獻(xiàn)支撐。（5）檔案管理信息化平臺應(yīng)該銜接于校園內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)，為中職院校中的老師和學(xué)生們在進(jìn)行檔案資料查閱時提供便捷的信息化平臺。

3）建立健全基本建設(shè)檔案管理制度，健全相關(guān)責(zé)任機(jī)制。為了提高中職基本建設(shè)檔案的管理水平，中職應(yīng)結(jié)合中職基本建設(shè)檔案實際情況和檔案管理工作人員專業(yè)能力素養(yǎng)，建立健全基本建設(shè)檔案管理制度，健全相關(guān)責(zé)任機(jī)制。將基本建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行分工，每一個負(fù)責(zé)人，每一個工作人員都有自己的工作內(nèi)容和責(zé)任，一旦基本建設(shè)檔案出現(xiàn)資料內(nèi)容與圖片、電子錄像的資料不匹配的現(xiàn)象，資料失去連續(xù)性、完整性，直接將責(zé)任落實到個人身上，給予相應(yīng)的懲罰措施。尤其當(dāng)員工出現(xiàn)調(diào)崗或離職，崗位變動時，及時將所有基本建設(shè)檔案工作事項進(jìn)行交接，確保基本建設(shè)檔案的完整。

4）提升操作的規(guī)范性。在中職學(xué)校檔案管理工作中制訂操作規(guī)范，能夠促使管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展，一定程度上減少操作風(fēng)險的發(fā)生。具體來說，中職學(xué)校一方面要對檔案管理人員開展崗前技能培訓(xùn)，增強(qiáng)其安全意識，使其樹立一定的道德思想，熟練掌握檔案管理工作的流程，盡量避免在操作中出現(xiàn)錯誤；另一方面要將電子檔案引入檔案管理中，構(gòu)建良好的規(guī)章制度，包括總結(jié)、身份識別、信息機(jī)密等，以確保管理工作的安全性與規(guī)范性。

5）重視對人才的培養(yǎng)。第一，可以采取教育培訓(xùn)等方法，對中職中現(xiàn)有的檔案管理工作人員開展職業(yè)技能培訓(xùn)，提升其職業(yè)技能素養(yǎng)，使其能夠更好地滿足中職檔案管理信息化建設(shè)工作的相關(guān)要求，第二，中職可以通過向外部引進(jìn)人才的方式，來對現(xiàn)有的中職信息化建設(shè)隊伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，由此構(gòu)建一支高水平的中職檔案信息化建設(shè)團(tuán)隊，更高質(zhì)量的進(jìn)行中職檔案管理信息化建設(shè)。

6）需拓寬中職檔案現(xiàn)代化管理的服務(wù)范圍。為提高對檔案信息數(shù)據(jù)的利用率，還需完善服務(wù)內(nèi)容、拓寬服務(wù)范疇，滿足師生的檔案信息調(diào)取、查閱、運用需求。在檔案現(xiàn)代化管理中，可借助智能設(shè)備，利用自己的用戶名登錄檔案信息平臺，發(fā)起查閱申請，在智能系統(tǒng)完成對信息數(shù)據(jù)的處理后，便可及時獲取所需檔案信息。在這一過程中，便離不開大數(shù)據(jù)的應(yīng)用支持，在海量的數(shù)據(jù)信息中，依據(jù)系統(tǒng)指令進(jìn)行對龐雜檔案信息的篩選、處理、導(dǎo)出及傳輸。其不僅有助于滿足多人查閱需求，響應(yīng)迅速，更省去了人力勞作，使傳統(tǒng)的查閱檔案卷宗向信息方式轉(zhuǎn)變。另外，還應(yīng)結(jié)合不同專業(yè)師生的個性需求，進(jìn)行多元化服務(wù)項目的設(shè)置，在系統(tǒng)平臺中進(jìn)行相應(yīng)功能的開設(shè)。

7）合理利用中職檔案資源。中職必須重視做好檔案管理工作，優(yōu)化管理模式與方法，可以將檔案資源用于學(xué)生素質(zhì)考核、中職實力鑒定以及師資力量的證明等，通過構(gòu)建檔案信息知識共享平臺可以實現(xiàn)以上功能，也能發(fā)揮檔案資源的價值，為使用者提供有效的檔案信息，切實提高中職檔案服務(wù)水平。同時這種傳播方式對促進(jìn)中職發(fā)展、提高中職知名度起到重要意義。另外，在中職檔案資源中也包括中職發(fā)展歷史和文化等檔案，可以利用檔案資源加快校園文化建設(shè)，將校園文化與精神發(fā)揚光大。另外，中職還可以編寫校史、建設(shè)校史館等，將檔案資源面向全體師生開放，讓師生自由參觀和了解中職歷史和文化。在有條件的中職，中職可以鼓勵學(xué)生通過攝影的方式將校園文化傳播出去，也有助于中職建設(shè)良好的校園文化，為學(xué)生提供一個優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)氛圍，在潛移默化中提升學(xué)生的文化修養(yǎng)。

8）實行檔案在校期間的全過程管理。檔案的形成是一個動態(tài)的過程，需要對學(xué)生檔案調(diào)入、整理、檢查、寄送、傳遞等全過程實施管理。做好新生檔案資料的完整調(diào)入和核對，在校期間新增檔案材料的補(bǔ)充：包括學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)年鑒定表、在校期間各類獎懲材料、成績單、體檢表、派遣證、學(xué)位授予申請材料、黨團(tuán)關(guān)系等；畢業(yè)時審核檔案：畢業(yè)前審核檔案的完整程度，在確保完整的基礎(chǔ)之上進(jìn)行傳遞；檔案寄送人員與畢業(yè)生核實檔案的寄送地址，學(xué)生應(yīng)認(rèn)真核對自己的派遣信息，檔案的派遣地應(yīng)絕對準(zhǔn)確，檔案發(fā)往單位應(yīng)與收檔地址符合。在檔案寄出之后學(xué)生應(yīng)及時通過 EMS 郵政郵寄單號進(jìn)行查詢，跟進(jìn)自己的檔案去向。

4 結(jié)語

總而言之，在新形勢下，檔案管理工作的要求會越來越高，需求也會越來越大，檔案管理的重要性不言而喻。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)清楚現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)狀，主動闡釋檔案管理的重要性，加強(qiáng)對檔案管理的重視。除此之外還應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理者的綜合素質(zhì)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來管理檔案，才能使檔案管理達(dá)到良好的效果。