新時期醫院文書檔案管理策略分析

余小竹

（湖北省十堰市太和醫院西苑院區（十堰市傳染病醫院），湖北 十堰 442004）

近年來，醫療體制改革的不斷深入，醫院在經營管理工作中所面臨的內部環境和外部環境發生了較大的變化，這就對醫院的管理工作提出了更高的要求。醫院文書檔案是對醫院重要事件及公文活動資料的匯總，作為醫院綜合類檔案的重要組成部分，對于新時期醫院的發展和建設具有非常重要的意義。醫院文書檔案的管理水平直接關系到醫院檔案資料的完整性和檔案工作的質量，因此在當前新形勢下，要求醫院要對文書檔案進行規范化和制度化管理，使其為醫院的健康、持續發展起到重要的保障作用。

1 新時期醫院文書檔案管理的特點

醫院文書檔案多以公文資料為主.因此在日常工作中要做好公文的收集、整理工作，并建立歸檔目錄，對其進行規范性保存和利用，有效地提高醫院文書檔案管理規范性。醫院文書檔案多是記錄醫院內部的重要信息，在文書檔案保管工作中，需要做好保密工作，避免出現信息泄露問題，以此來提高醫院文書檔案的安全性，使其更好地為醫院的發展服務。醫院文書檔案對于各科室及醫院各類決策都具有較強的參考性作用，顯示出服務性特點，所以在實際工作中要重視醫院文書檔案的服務性，加快推進醫院文書檔案的信息化建設，從而為醫院各項工作效率的提升奠定良好的基礎。

2 當前醫院文書檔案管理的現狀

長期以來醫院文書檔案管理都處于封閉的狀態，更重視于保管工作。檔案缺乏統一的整理規則，再加在醫院對檔案工作缺乏重視，經費嚴重不足，檔案管理人員整體素質較低，不利于各項檔案工作的順利開展。在醫院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態，這就導致文書工作與檔案工作存在許多脫節的情況，無法實現有效的銜接。文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實際工作中，文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員也沒有履行對文書人員的指導和監管職責，這就導致文書檔案存在許多不規范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。

3 加強醫院文書檔案管理的策略分析

1）優化文書檔案管理工作醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學化。醫院應該完善文書檔案信息管理系統，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節省醫院文書檔案管理資源，將檢索中的人為失誤率降低，保證檢索準確率，優化醫院文書檔案管理效率。并且，針對文書檔案進行實體管理系統完善，保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備，做好除塵、防磁等工作，讓文書檔案保管時間更長、完整性更高。

2）加強醫院文書檔案現代化管理意識醫院領導需要對文書檔案管理工作給予充分重視。這樣檔案管理人員才能意識到文書檔案管理工作對醫院發展的重要性，并樹立科學發展管理意識。醫院開始重視文書檔案管理工作后，才能進一步完善醫院文書檔案管理制度，及時對醫院文書檔案管理所需要的配套設施進行更新，全面提升文書檔案的管理能力。醫院文書檔案主要服務于醫院各項工作的開展，因此在當前信息化環境下，醫院檔案管理人員需要努力提高自身的專業技能，熟練掌握和運用計算機技術。在日常工作做好文書檔案的收集、整理和保存工作，加快推動醫院文書檔案現代化發展進程，有效地為醫院的發展提供重要的信息查詢和幫助。

3）對檔案管理人員的進行培訓醫院文書檔案管理工作的好壞與檔案管理人員的整體素質密切相關，所以醫院需要做好檔案管理人員的培訓工作，采用培訓、開展業務交流活動來努力提高檔案管理人員的專業技能，而且在培訓工作中，還要立足于醫院文書檔案管理工作的實際情況，注重基礎、細節和操作；并對檔案搜集、整理和歸檔等諸多環節的細則和規范要求進行明確，還要重視檔案管理人員信息化技術的培訓工作，使其能夠熟練掌握文書檔案管理軟件系統推進文書檔案信息化的發展。

4）加大醫院文書檔案基礎設施建設加大投入力度從硬件和軟件兩方面入手，并對醫院文書檔案工作環境進行完善。通過購置各種相關硬件設施，并加快建設醫院文書檔案管理軟件系統的架構，充分地利用現代化技術來提高醫院文書檔案的管理水平，全面提升醫院文書檔案的收集、整理的工作效率，從而為文書檔案的借閱提供更多便利性。同時在文書檔案管理工作中，還要重視電子文書檔案的保密性管理工作，避免電子文書檔案載體出現損毀及消磁等現象，做好檔案信息的備份工作，對于具有較高保密級別的電子檔案，要利用加密技術對其進行處理，有效地提高檔案信息的安全性。

5）管理模式與時俱進在實踐過程中，不斷創新醫院文書檔案管理模式，注重信息技術的合理應用，可以將以前紙質檔案的管理方式逐漸轉化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調用等工作的程序都得到了極大的簡化，從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術的應用，大大降低文書檔案管理工作人員的工作量，使文書檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了傳統管理方式中手動管理造成的各種錯誤，最終大大提高醫院文書檔案的利用價值和有效利用率。

4 結束語

醫院文書管理需要與醫院的實際情況有效結合，當前醫院文書檔案管理工作中還存在一些不足之處，這就促使我們要不斷提高醫院文書檔案管理水平，實現文書檔案的有效利用，充分地發揮出醫院文書檔案的重要價值，從而為醫院發展提供重要的依據，不僅有利于促進醫院文書檔案管理現代化的實現，也有利于醫院檔案管理工作的健康發展。