體育賽事中檔案管理的服務創新研究

王 宇

（襄陽市體育運動中心，湖北 襄陽 441000）

1 體育賽事檔案服務的意義

1.1 檔案信息的安全性

體育檔案管理工作是服務于體育賽事的各項工作，檔案管理的必要性顯而易見。確保檔案數據的安全系數，是檔案存儲人員工作的重點，也是檔案存儲的一項特定內容。在信息化管理下，檔案的存儲和傳輸都存在一定的安全風險，因此，必須加強安全性管理，在信息備份、信息防護，以及儲存、傳輸等各環節，都要保證檔案信息、存儲設備以及網絡服務器的安全。在這一過程中，操作人員也要具有專業的文件存儲知識和信息化技術水平。

1.2 定向化的信息服務

檔案館記錄并整理了體育賽事經歷以及專業發展情況。通過信息化的數據收集和檔案服務，檔案館能夠實現更有針對性、更加深入的信息整合，進而在運動員需要時，為其提供針對個人的、完善的檔案服務。

2 信息化背景下檔案服務現狀

2.1 服務模式滯后

檔案服務模式滯后主要表現在缺乏系統性的檔案信息服務，信息化管理在檔案服務中應用程度不夠。在檔案服務的過程中，方法固化，并缺乏針對性。在偏于傳統的檔案模式下，檔案服務依舊以人力為主，質量和效率難以繼續提升，無法滿足檔案服務的發展趨勢要求。隨著體育事業的發展，檔案信息服務工作在其中的使用價值和現實意義日益突出。由于檔案信息服務無法進行及時合理的改革創新，服務項目和服務方法越來越滯后，極大地限制了檔案信息服務的發展。

2.2 管理人員專業素質不夠

隨著信息時代的到來，檔案管理服務已進入信息管理的快速軌道。為了實現檔案服務的信息化管理，優秀的檔案服務人才至關重要。在現階段，檔案服務中的大多數工作人員技術水平較低，無法滿足信息管理檔案服務的要求。這些人員長期受傳統檔案存儲意識的影響，缺乏對檔案存儲的責任感，檔案存儲服務被視為瑣事和一般性工作，導致檔案服務水平達不到要求，甚至造成檔案丟失的情況，給當事人造成無法彌補的損失。

3 體育賽事檔案管理服務創新策略

3.1 建設數字檔案館，實現信息資源的共享

以某地區檔案管理中心為例，檔案管理中心針對體育賽事檔案管理服務的不足，以統一平臺、統一規劃、統一管理和信息共享作為指導，使跨平臺的問題得到有效解決。具體措施如下：第一，檔案是信息資源的載體，其本質就是信息。目前，檔案管理中心信息化建設已經初步完成，OA辦公系統運行時間已經超過兩年，檔案館內外網絡均已開通，信息化設施的完善，促進了數字化檔案館的建設。為真正實現體育賽事檔案管理服務的信息化、網絡化發展，使體育賽事檔案真正服務于社會公眾和體育賽事開展，實現檔案管理服務安全存儲、高效和輕松管理的目標，檔案管理中心引入了現代管理思想和管理方式。實踐結果表明，數字檔案館技術和運作模式的運用，推動了檔案管理模式的轉型，數字化和網絡手段的應用，為體育賽事檔案管理服務創新發展，開辟了可行的路徑。為實現數字檔案館建設目標，有關部門投入了大量的資金，用于檔案館網絡建設，使傳統檔案管理模式得到了轉變，主要實現的功能包括數據錄入、數據備份、檔案檢索、檔案借閱、檔案統計、查閱權限和系統設置。第二，構建一體化平臺，對信息資源進行整合。檔案管理中心積極響應政策要求，構建了一體化平臺對信息資源進行整合。通過建立統一數據交換方式，使辦公自動化系統、項目管理系統和數據采集系統連接為整體，在各系統規范化程度上升后，檔案管理系統實現了檔案前端控制。比如：檔案管理中心針對體育賽事檔案管理實施了聲像檔案歸檔制度，利用信息化技術，以多媒體視頻的形式存儲體育賽事檔案，真實記錄了體育賽事的全過程。第三，立足于館藏的檔案編研。檔案館在編研體育賽事檔案的過程中，需要將館藏作為立足點，通過開發尚未被挖掘和利用的體育賽事檔案，豐富檔案信息，并使這些潛藏信息轉化為活信息，為歷史研究、報告撰寫提供信息支持，使檔案新的社會效益和經濟效益得以實現，檔案館應切實履行這項工作職責。

3.2 提供個性化服務和加強互動性反饋

第一，合理歸納和分類檔案，并在此基礎上，加強檔案的篩選。檔案管理服務人員應該由幕后轉向臺前，為用戶創造新的需求。比如：檔案管理服務人員可以將自身帶入到用戶的角色，思考用戶所需的檔案，并借助信息檢索和知識管理功能，篩選體育賽事檔案資源，然后將用戶需求類型作為依據，整合檔案資源，明確檔案主題，在刪除不正確的檔案信息后，重新生產檔案資源，并確保這些檔案資源具有服務功能。第二，對檔案信息的服務基礎形式和基本功能進行強化。這里所說的檔案信息服務主要包括二次文獻、三次文獻服務、參考咨詢服務、導航服務、原始文獻服務等。通過服務基礎形式的強化，使信息資源利用完備化程度上升。

目前，信息技術在檔案管理服務中的應用愈加廣泛，對于一些非檔案資源，應通過信息技術的使用，將其轉化為信息檔案資源。除文字檔案外，還要做好聲像資源的收集和整理，并在數據庫中收錄。在新時期背景下，人們十分注重互動反饋，因此，體育賽事的檔案管理服務應滿足用戶的互動體驗需求。首先，建設檔案信息網站，開辟檔案管理服務的新方向，體育賽事主辦方和檔案管理中心應積極參與，支持檔案信息網站的建設。在確保檔案安全性的基礎上，可以在網站上發布用戶所需要的檔案信息，讓用戶及時了解體育賽事信息。檔案管理服務人員還可以將用戶注冊登記作為依據，實現獲取必要信息的目的。與此同時，還要定期與用戶進行溝通和交流，對用戶基本信息進行完善。此外，檔案管理服務人員還要主動為用戶推送隱性信息，滿足用戶的潛在信息需求。第三，體育賽事檔案管理服務必須對傳統服務模式進行調整和改革。究其原因，主要是傳統服務模式屬于單向服務模式，在這個模式中，檔案管理服務人員只會輸出信息，而用戶作為信息接受者，會被動接受信息，因此，無法使用戶的互動體驗需求得到滿足。為此，體育賽事檔案管理服務應該建立主體間服務模式，在這個模式中，檔案管理服務人員和用戶均可作為檔案信息輸出者和接受者，通過雙向服務，使用戶需要得到滿足。

4 結論

在用戶檔案利用意識增強背景下，檔案管理中心應加大開放力度，并且檔案管理形式，也由過去的實物保管變為信息資源結合。為使用戶需求得到滿足，發揮出檔案應有的功能，檔案管理部門對傳統檔案服務模式進行了優化。傳統檔案管理模式所提供的檔案信息以紙質檔案原件為主，缺少對文件內容的深加工，而新的服務方式，強調檔案深層次加工的重要性，這樣一來，檔案管理部門就可以為用戶提供更全面的檔案信息。