事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

劉 麗

（煙臺市牟平區港口設施養護中心，山東 煙臺 264100）

1 人事檔案管理中存在的問題

1.1 對人事檔案管理缺乏重視

當前很多事業單位沒有認識到人事檔案管理工作的重要意義，認為這項工作不會起到重要作用，更是缺乏檔案高效管理的意識，在資金投入、人才培訓等方面沒有提供必要的支持，崗位人員任用不合理，檔案管理部門缺乏統一規范的管理標準，沒有順應信息化時代發展更新相關設備，導致人事檔案管理工作缺少一個良好的環境，工作效率低，不能充分發揮出應用的作用，這主要是由于檔案管理意識薄弱造成的。

1.2 部分事業單位人事檔案管理人員專業素質的缺乏

事業單位的人事檔案管理其實是一項內容繁復、對專業性要求較高的一項工作，所以對于檔案管理人員的專業素質要求相對來說也就比較高，這樣才能夠完成檔案管理所需要的一系列精細化的要求，更高效、更快速的完成檔案管理的工作。但凡事總有例外，部分事業單位因為在人事檔案管理工作上的不重視以及片面認識，所以在進行制度改革時，大批量的縮減檔案管理人員的編制，造成了檔案管理人員數量的急劇減少，與此同時，大部分的剩余在崗人員都是一些年齡偏大的人員，并沒有安排具有專業知識的管理人才，并且在人手不足時向其他部門進行人員借調或者雇傭臨時工作人員進行檔案管理工作，這些人員由于并未接觸過這一類工作，加之流動性較大，極易造成檔案管理的混亂，對于事業單位的人事檔案管理發展造成極大的影響。

1.3 管理智能化落后

在傳統的人事檔案管理中，一般都是使用紙質對單位工作人員的資料和信息進行記錄管理，這在一定程度上阻礙了其管理的智能化和信息化。還有一部分單位雖然引進了信息化的管理系統，但是由于很多檔案管理人員已經習慣了原有的管理方式，所以并沒有將信息化的管理落到實處。在需要記錄單位員工信息時，核心的數據資料依舊使用紙質化的記錄方式；在需要提取相關資料時，不僅要在管理系統中進行查找，還要在大量的紙質文件中進行查找，這樣的方式不但浪費時間、精力，還降低了其工作的質量和效率。

2 事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略

2.1 提高思想認識，充分認識人事檔案管理的重要性

在社會不斷變化發展的新形勢下，人才建設對于一個單位來說顯得更加重要，事業單位領導人員應該及時改變落后的思想認識，充分認識到人事檔案管理工作的重要意義，將其放到工作體系更高的位置上，重視做好人事檔案管理規范化的宣傳工作，將精細化管理理念融入其中，從而更好地發揮出人事檔案管理的重要功能。要通過宣傳教育，提高整個單位內部人員對人事檔案的重視程度，積極配合檔案管理部門的工作，確保人事檔案信息的收集和利用工作順利開展。要在資金、人才等方面提供必要支持，配備更為先進的檔案管理辦公設備，比如計算機、打印機、檔案柜等等，同時要重視組織開展相關培訓活動，努力提高檔案管理人員的專業能力和職業素養，從而為相關工作的開展提供良好的條件和環境。

2.2 增加對檔案管理人員的專業培訓

要想從根本上實現事業單位中人事檔案管理水平的大幅度提升，就需要事業單位對檔案管理人員進行定期或不定期的專業課程培訓，提升檔案管理人員的專業素質。隨著我國各個行業改革腳步的不斷前進，事業單位的改革也加快了步伐，對于事業單位人事檔案管理工作人員的專業素質，能力以及管理水平的要求也有了極大地提升。做好事業單位人事檔案的管理工作，有助于推動事業單位的發展。事業單位要立足于本單位人事檔案發展的基礎以及需要，對檔案管理人員進行定期或不定期的培訓，可以分批次的到上級單位進行觀摩學習，也可以通過邀請較為有名望的檔案管理專家進行有針對性的專業講座并進行相應的知識競賽活動等等?？梢栽鲈O崗前職業教育和培訓工作，讓檔案管理人員對于自己的工作內容和重要性有充分的認識，以便于在后面的檔案管理工作中能夠全身心地投入其中，更高效率地完成檔案管理工作。與此同時，也要聘請專業技術人員對檔案管理工作人員進行專業技術培訓，讓他們能夠更好地適應時代的發展，加深對新型人事檔案管理方法的認識和掌握，提升工作效率。

2.3 對管理制度予以進一步優化

在事業單位進行相應的檔案管理過程中，需要進一步對人事檔案管理制度進行有效的優化，傳統的檔案管理制度往往在具體的應用過程中已經無法與創新時代的發展特征相符合。因此，相應的事業單位需要充分對當前單位自身的發展特性以及單位人力資源自身所擁有的特點進行詳細的探究，并以此對相應的管理制度進行有效的制定，使整體管理制度能夠深入人事檔案管理的諸多角度，使相應的檔案管理工作得以有效細化。由此，使檔案管理在發展過程中所擁有的管理制度得以進一步健全。此外，在建立優質的檔案管理制度時，需要進一步對整體檔案管理的考核激勵機制予以有效確立，進而以考核與激勵的手段促進檔案管理人員端正工作態度，并且將相應的檔案管理責任落實到人，使事業單位檔案管理的綜合效率得以大幅度提升。

2.4 完善基礎設施，實現現代化管理

完善相關的基礎設備，是順利進行事業單位人事檔案管理工作的前提。需要按照事業單位人事檔案管理工作的實際情況，滿足事業單位人事檔案管理工作新形勢下的信息化需求，如增加檔案管理投入、不斷引進先進的設備、完善電腦、掃描儀等基礎設施等。同時還應該引進先進的信息化管理系統，對全國范圍內事業單位的人事檔案進行統一的管理，實現人事檔案單獨儲存，專人管理，存閱分開，電子查檔，信息共享。隨著我國科學技術的不斷發展，加強人事檔案管理的信息化建設已經成為事業單位不能回避的重要工作，完善人事檔案管理的相關基礎設施，已經成為人事檔案管理必須解決的難題，工欲善其事，必先利其器，完善人事檔案管理的基礎設施，是有效提高事業單位人事檔案管理工作效率的必要條件。除此之外，還應該做好事業單位人事檔案管理信息化的安全防范工作，避免出現網絡泄露和資源泄漏問題。在此期間，需要檔案管理人員不斷強化自身的信息化意識，重視信息化管理方式在事業單位人事檔案管理中的高效利用，全面提升其信息化管理水平，避免影響檔案資源利用效率及管理效果等，滿足事業單位的可持續發展要求。

3 結語

人事檔案信息在事業單位的發展中有著舉足輕重的地位，所以，事業單位應提高對人事檔案監管工作的注重程度。為了確保事業單位人事檔案監管工作的有效推進，事業單位要第一時間找出人事檔案監管工作中發生的問題，并及時完善，并運用科學的手段進行檔案管理工作，促進檔案管理工作順利開展，保證事業單位充分掌握工作者的根本檔案，有效彰顯人才的用途，推進事業單位長足進步。