規范化管理機關事業單位人事檔案對策研究

李 葉

（法庫縣產業轉型升級促進中心，遼寧 沈陽 110400）

隨著我國經濟社會的蓬勃發展，機關事業單位也面臨著改革創新問題，其中人事檔案是機關事業單位管理中的重要組成部分，是促進機關事業單位穩定發展的基礎。通過對人事檔案的調取，了解員工工作能力，對員工進行精準判斷，從而實現人事調動、升職加薪、展開培訓等工作，進一步促進機關事業單位發展，因此，單位領導需得認識到人事檔案工作重要性，提高對其工作重視程度，結合自身對工作進行改良，為機關事業單位添加活力。

1 機關事業單位人事檔案工作重要性

1）有利于促進機關事業單位長遠發展。人事檔案工作已成為機關事業單位的重要工作，其不僅僅是簡單的記錄員工信息的工作，更是機關事業單位發展的基礎，是衡量機關事業單位管理水平的標準。優秀的人事檔案管理工作，可以幫助單位領導了解員工信息，進行合理的崗位安排，做到人盡其才。因此，加強機關事業單位人事檔案管理工作，優化管理規范程度至關重要。同時，要想加強人事檔案管理工作，還需要提升管理理念。在新時代的影響下，結合機關事業單位自身情況創新管理理念，這樣才可以提高機關事業單位市場競爭力，不僅促進機關事業單位長遠發展，還可以促進社會經濟發展。

2）為機關事業單位后期發展提供參考依據。機關事業單位的人事檔案資料，不僅記錄著員工的個人基本信息，同時也記錄著機關事業單位在發展過程中所取得的所有成績和對工作的總結，是機關事業單位信息資料的匯總。通過對人事檔案資料的查詢，可以掌握機關事業單位發展歷程，通過對機關事業單位前期的工作重點和工作目標進行總結分析，為其后期工作發展提供重要的參考依據。因此，機關事業單位人事檔案資料的整理匯總，對事業單位而言具有重要意義，促進著機關事業單位健康可持續發展[1]。

2 機關事業單位人事檔案工作存在問題

機關事業單位人事檔案工作對于事業單位發展具有重要意義，但在實際工作還存在諸多不足。

1）管理制度不健全。在人事檔案資料管理過程中應以健全的管理制度作為支持，但目前在機關事業單位實際工作中人事檔案管理制度還不健全，導致人事檔案管理工作效率低下、混亂。同時，由于缺乏完善的管理制度，使得人事檔案工作管理人員工作消極、怠慢，使得人事檔案管理工作形同虛設，檔案資料不健全。

2）檔案管理人員素質不高。目前我國大部分機關事業單位人事檔案管理工作人員自身專業素養不夠，缺乏對其定期培訓工作，使得其專業能力得不到加強，專業知識得不到更新。再加上，機關事業單位工作穩定，檔案工作人員墨守陳規，缺乏創新精神，對于工作怠慢，工作積極性不高，限制了機關事業單位人事檔案工作的開展。

3）信息技術應用率低。當前為信息化時代，信息技術日新月異，已廣泛應用于各個領域。機關事業單位人事檔案管理工作也行積極引用信息技術，用以提高工作效率，但在實際工作中，受諸多因素影響，現代化信息技術沒有廣泛應用于機關事業單位人事檔案管理工作中去，使得工作效率低下，無法滿足現代社會機關事業單位人事檔案管理工作需求。

4）監督管理制度不規范。要想規范機關事業單位人事檔案管理工作，必須加強監督管理工作，加大機關事業單位監管力度。但由于目前我國機關事業單位對人事檔案管理工作認知不到位，對其工作沒有產生足夠的重視，沒有展開積極有效的監管措施，制約了機關事業單位人事檔案管理工作開展。再加上，因為監管制度的缺失，檔案管理工作人員缺乏監管，工作流于表面，缺少敬業精神，無法有效體現出檔案管理工作對機關事業單位的作用[2]。

3 強化機關事業單位人事檔案管理工作措施

規范的人事檔案管理工作有利于促進機關事業單位長遠發展，對于機關事業單位在人事檔案管理工作中所面臨的問題，提出以下幾點改善措施：

1）健全檔案管理制度。人事檔案管理工作是機關事業單位工作發展的基礎，因此必須健全檔案管理制度，明確工作職責。首先，機關事業單位需制定一套完善的工作管理制度，明確劃分各工作崗位職責，嚴格按照人事檔案工作管理流程行事，避免消極怠工的現象產生。其次，人事檔案管理人員遵循領導指示，遵守規章制度，對各類信息進行收集、整理、歸類，完善人事檔案信息資料，并對其進行分類儲存，確保人事檔案信息的規范化。

2）提高檔案管理人員素質。人事檔案工作管理人員自身素質水平的高低，制約著檔案管理工作的開展。因此需要提高其工作人員自身素質，以提升機關事業單位工作效率。目前我國許多機關事業單位忽視人事檔案管理工作，認為其工作無法為機關事業單位創造價值，對于自身工作消極怠工，嚴重影響了人事檔案工作作用的發揮。對此，單位領導應加強對管理人員工作培訓，提高其對檔案管理工作的認知，加強檔案管理工作地位，促進人事檔案管理工作全面發展。

3）增加現代信息技術應用率。隨著經濟社會發展，科技水平提升，現代信息技術飛速發展，其應用也越來越廣泛。機關事業單位也行積極引用現代信息技術，將其應用到人事檔案管理工作中去。信息技術的廣泛性與及時性，可以有效提高人事檔案管理工作效率，使檔案信息資料更為完善。通過信息技術，使檔案涵蓋圖像、音頻、文字等信息，檔案信息的全面性[3]；并及時更新檔案信息，增強檔案信息的及時性，提升人事檔案信息對機關事業單位管理工作影響。

4）規范監督管理制度。許多機關事業單位不重視人事檔案管理工作，認為其只是基礎性工作，與單位發展無太大用處，于是忽視檔案管理工作，對其監管不嚴格。但實際上，人事檔案管理工作是機關事業單位管理的基礎，單位領導需加強對其重視程度，對檔案管理工作進行不定期審核與檢查，對不合規的地方及時更改[4]。并建立懲罰機制，對不合格的員工進行處罰，增強其工作責任感，推動檔案管理工作發展。

4 總結

人事檔案管理工作對機關事業單位而言具有重要意義，是其發展的根本，要想規范人事檔案管理工作，就必須改變傳統管理理念，健全檔案管理制度，提高工作人員素質，積極引進現代化信息技術，規范監督管理機制，切實提高人事檔案管理工作的規范性、專業性和現代化水平。