規(guī)范化管理機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案對策研究

李 葉

（法庫縣產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級促進(jìn)中心，遼寧 沈陽 110400）

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的蓬勃發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也面臨著改革創(chuàng)新問題，其中人事檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理中的重要組成部分，是促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。通過對人事檔案的調(diào)取，了解員工工作能力，對員工進(jìn)行精準(zhǔn)判斷，從而實(shí)現(xiàn)人事調(diào)動(dòng)、升職加薪、展開培訓(xùn)等工作，進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)需得認(rèn)識到人事檔案工作重要性，提高對其工作重視程度，結(jié)合自身對工作進(jìn)行改良，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位添加活力。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作重要性

1）有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。人事檔案工作已成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作，其不僅僅是簡單的記錄員工信息的工作，更是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，是衡量機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)秀的人事檔案管理工作，可以幫助單位領(lǐng)導(dǎo)了解員工信息，進(jìn)行合理的崗位安排，做到人盡其才。因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作，優(yōu)化管理規(guī)范程度至關(guān)重要。同時(shí)，要想加強(qiáng)人事檔案管理工作，還需要提升管理理念。在新時(shí)代的影響下，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身情況創(chuàng)新管理理念，這樣才可以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位市場競爭力，不僅促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展，還可以促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2）為機(jī)關(guān)事業(yè)單位后期發(fā)展提供參考依據(jù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案資料，不僅記錄著員工的個(gè)人基本信息，同時(shí)也記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展過程中所取得的所有成績和對工作的總結(jié)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息資料的匯總。通過對人事檔案資料的查詢，可以掌握機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展歷程，通過對機(jī)關(guān)事業(yè)單位前期的工作重點(diǎn)和工作目標(biāo)進(jìn)行總結(jié)分析，為其后期工作發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案資料的整理匯總，對事業(yè)單位而言具有重要意義，促進(jìn)著機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展[1]。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作存在問題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作對于事業(yè)單位發(fā)展具有重要意義，但在實(shí)際工作還存在諸多不足。

1）管理制度不健全。在人事檔案資料管理過程中應(yīng)以健全的管理制度作為支持，但目前在機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際工作中人事檔案管理制度還不健全，導(dǎo)致人事檔案管理工作效率低下、混亂。同時(shí)，由于缺乏完善的管理制度，使得人事檔案工作管理人員工作消極、怠慢，使得人事檔案管理工作形同虛設(shè)，檔案資料不健全。

2）檔案管理人員素質(zhì)不高。目前我國大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作人員自身專業(yè)素養(yǎng)不夠，缺乏對其定期培訓(xùn)工作，使得其專業(yè)能力得不到加強(qiáng)，專業(yè)知識得不到更新。再加上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作穩(wěn)定，檔案工作人員墨守陳規(guī)，缺乏創(chuàng)新精神，對于工作怠慢，工作積極性不高，限制了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作的開展。

3）信息技術(shù)應(yīng)用率低。當(dāng)前為信息化時(shí)代，信息技術(shù)日新月異，已廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作也行積極引用信息技術(shù)，用以提高工作效率，但在實(shí)際工作中，受諸多因素影響，現(xiàn)代化信息技術(shù)沒有廣泛應(yīng)用于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中去，使得工作效率低下，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作需求。

4）監(jiān)督管理制度不規(guī)范。要想規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作，必須加強(qiáng)監(jiān)督管理工作，加大機(jī)關(guān)事業(yè)單位監(jiān)管力度。但由于目前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位對人事檔案管理工作認(rèn)知不到位，對其工作沒有產(chǎn)生足夠的重視，沒有展開積極有效的監(jiān)管措施，制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作開展。再加上，因?yàn)楸O(jiān)管制度的缺失，檔案管理工作人員缺乏監(jiān)管，工作流于表面，缺少敬業(yè)精神，無法有效體現(xiàn)出檔案管理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的作用[2]。

3 強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作措施

規(guī)范的人事檔案管理工作有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理工作中所面臨的問題，提出以下幾點(diǎn)改善措施：

1）健全檔案管理制度。人事檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作發(fā)展的基礎(chǔ)，因此必須健全檔案管理制度，明確工作職責(zé)。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需制定一套完善的工作管理制度，明確劃分各工作崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照人事檔案工作管理流程行事，避免消極怠工的現(xiàn)象產(chǎn)生。其次，人事檔案管理人員遵循領(lǐng)導(dǎo)指示，遵守規(guī)章制度，對各類信息進(jìn)行收集、整理、歸類，完善人事檔案信息資料，并對其進(jìn)行分類儲存，確保人事檔案信息的規(guī)范化。

2）提高檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案工作管理人員自身素質(zhì)水平的高低，制約著檔案管理工作的開展。因此需要提高其工作人員自身素質(zhì)，以提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率。目前我國許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位忽視人事檔案管理工作，認(rèn)為其工作無法為機(jī)關(guān)事業(yè)單位創(chuàng)造價(jià)值，對于自身工作消極怠工，嚴(yán)重影響了人事檔案工作作用的發(fā)揮。對此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對管理人員工作培訓(xùn)，提高其對檔案管理工作的認(rèn)知，加強(qiáng)檔案管理工作地位，促進(jìn)人事檔案管理工作全面發(fā)展。

3）增加現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用率。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，科技水平提升，現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，其應(yīng)用也越來越廣泛。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也行積極引用現(xiàn)代信息技術(shù)，將其應(yīng)用到人事檔案管理工作中去。信息技術(shù)的廣泛性與及時(shí)性，可以有效提高人事檔案管理工作效率，使檔案信息資料更為完善。通過信息技術(shù)，使檔案涵蓋圖像、音頻、文字等信息，檔案信息的全面性[3]；并及時(shí)更新檔案信息，增強(qiáng)檔案信息的及時(shí)性，提升人事檔案信息對機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作影響。

4）規(guī)范監(jiān)督管理制度。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位不重視人事檔案管理工作，認(rèn)為其只是基礎(chǔ)性工作，與單位發(fā)展無太大用處，于是忽視檔案管理工作，對其監(jiān)管不嚴(yán)格。但實(shí)際上，人事檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的基礎(chǔ)，單位領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對其重視程度，對檔案管理工作進(jìn)行不定期審核與檢查，對不合規(guī)的地方及時(shí)更改[4]。并建立懲罰機(jī)制，對不合格的員工進(jìn)行處罰，增強(qiáng)其工作責(zé)任感，推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展。

4 總結(jié)

人事檔案管理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言具有重要意義，是其發(fā)展的根本，要想規(guī)范人事檔案管理工作，就必須改變傳統(tǒng)管理理念，健全檔案管理制度，提高工作人員素質(zhì)，積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，規(guī)范監(jiān)督管理機(jī)制，切實(shí)提高人事檔案管理工作的規(guī)范性、專業(yè)性和現(xiàn)代化水平。