提高辦公檔案管理效率的方法分析

尹曉瑩

（洮南市商務信息服務中心，吉林 洮南 137100）

在信息技術和市場發展的背景下，檔案信息的種類和數量都有增加的趨勢，這無疑對辦公檔案管理提出了更高的要求，如果仍舊采用以往的紙質檔案管理方式則很難適應當前的辦公需要。鑒于此，要針對性地進行管理手段的創新，在確保管理質量穩定的基礎上，實現管理效率的提高，緩解檔案管理人員的工作壓力。

1 提高辦公檔案管理意識

實現辦公檔案管理效率提升的前提保障是增強檔案管理科學化、信息化以及全員化的意識，從而為各項方案的實施建立基礎。首先，加強上層管理引導，通過宣傳和宣導工作的開展，營造全員參與辦公檔案管理提速活動的氛圍。充分發揮宣傳看板、網絡課程以及公眾號等宣傳媒介的優勢作用，讓大家樹立科學管理意識的同時，加強對《檔案法》的學習和了解。其次，制定并完善辦公檔案管理的適應性制度，幫助檔案管理人員明確自身的工作職責和操作規范，為常規工作的開展提供指導意義。再次，進一步明確檔案的收納、發送以及借閱制度，一方面保證檔案資源能夠全面共享，另一方面也要“出”、“入”有度，特別對于涉密信息一定要加強程序化控制，降低泄漏風險。最后，要求各部門主動配合、積極參與，完成各自的檔案管理任務。例如，設置專員進行檔案資料的分類和歸納，從基礎環節實現檔案管理的效率提升[1]。

2 認真開展檔案業務工作

辦公檔案管理工作是一項持久積累性的工作，其后續的管理是建立在日常的材料搜集和管理的基礎之上的。對此，檔案管理人員在開展此項工作時要與各部門之間保持密切的聯系，保證檔案信息的全面性。與此同時，還要在現有基礎上進行檔案搜集范圍的拓展和深入挖掘，使所儲存的檔案內容逐漸的豐富起來。立足于單位檔案信息的特征制定相應的管理規范，例如歸檔記錄、保管期限以及立卷程序等。最重要的是要及時向領導以及各行政科室做好檔案信息的報送，使辦公檔案信息的價值充分地發揮出來，從而形成良性的檔案管理運行機制。值得注意的是，雖然電子檔案已經逐步的取代了紙質檔案，但仍要做好底稿的留存，保持檔案環境的適宜，防止受潮、蟲咬等問題的發生。檔案管理人員要明確自身工作的重要性，保持良好的管理行為習慣，確保檔案信息的有序和可追溯性。

3 合理運用現代化技術

在信息社會的時代背景下，辦公檔案管理趨于現代化和信息化已經成為必然的趨勢，管理效率的提升也正基于此。合理運用現代化技術進行檔案管理主要體現在以下兩個方面：第一方面，以現代化技術為依托能夠緩解傳統檔案管理的人工壓力和難度，從而將大量的檔案信息進行系統化的處理，同時也為后續的閱覽檢索建立基礎。因此，各單位要做好各類信息設備的引進，例如掃描儀、打印機等，具備將檔案信息轉換為電子資源的能力。第二方面，檔案管理的信息化還能提高文檔一體化水平，從而提高部門間的聯系性，防止重復操作的現象發生。例如，通過信息平臺進行檔案的傳送，突破了空間和工作時間的限制，并且具有提示功能，能夠顯示檔案閱覽的情況，從而降低傳閱盲區的出現。值得注意的是，運用現代化技術進行檔案管理一定要做好內網保護，防止外網過渡過來的病毒對單位的信息平臺造成侵擾，影響安全性。

4 發揮單位文化的優勢特征

辦公檔案管理不僅僅是單位自身業務的串聯過程，同時也體現著自身的文化形象，是展示文化價值建設成果的有形載體。所以在檔案管理的過程中首先要立足文化站位，將企業的文化優勢充分地發揮出來，便于檔案管理新機制的融合。其次，在優化自身檔案管理方式的同時，也要將管理成果向市場交流方面滲透，以多渠道、特色化的姿態實現信息的活化。由此觀之，單位領導著要重視該項工作的投入，使檔案管理成為經營業務的一部分，并與各類活動建立聯系，從而打造集宣傳、信息、教育、服務、業務為一體的檔案管理文化基地，為各項交流建立基礎保障。企業檔案管理工作的效率提升和逐漸成熟，無論對內部運營還是外部市場都有良好的促進作用，甚至檔案管理的精細化一定程度上還有助于樹立企業品牌效應和形象，從而彰顯運營生機，在自身長遠發展的過程中，展現出良好的示范效應。

5 優化檔案管理人員的結構

結合工作性質進行分析，不難發現辦公檔案管理完全屬于文職工作范疇，其內容多樣但是形式略顯單一，因此各單位在進行檔案管理人員的任命時對于其專業化要求相對較低，并且在聘選過程中不對技術背景做考量。與此同時，檔案管理人員的薪資水平也處于單位中下游，管理人員的積極性不高。總之，由于上述種種原因，直接造成檔案管理人員整體結構的不均衡，例如人員年齡大等，從而潛移默化的造成了檔案管理效率的低下，限制了檔案管理信息化的發展走向，不符合時代要求。鑒于此，可從以下幾個方面進行適當的調整：首先，結合單位的檔案重要性和工作量，做好必要的崗位普查，并根據普查結果進行專業管理人才的補充，保持業務的均衡性；其次，改變工資結構，以績效考核的模式給予檔案管理人員適當的工資補貼，提高職業吸引力；最后，與人才發展建立聯系，例如，開展職稱評級、檔案管理知識競賽等，健全人才培養機制，保證人員結構的穩定性[2]。

6 結論

對提高辦公檔案管理效率的方法進行分析，要結合所在單位的檔案信息特點，在滿足工作需要的基礎上，進行管理方式的嘗試。此外，還要加強對于涉密檔案的管理控制，做好匹配性的制度調整，實現全方位的優化。總之，檔案管理是一項長期的推進過程，需要各部門的配合和支持，從而構建特色化的管理體系。