新時代下城建檔案管理數字化建設研究

何 佳

（上海市城市建設檔案館，上海 200336）

近年來，隨著城市建設進程日益推進，城建檔案呈爆炸式增長，并且日趨復雜化、專業化，導致傳統檔案管理方式根本無法滿足時代發展需求。當前我們已經步入了信息時代，各種先進的信息技術被廣泛運用到社會領域中，大大地提升了工作質效。在城建檔案管理中恰如其份的引入數字化檔案管理方法，加強檔案管理數字化建設，可以打破傳統檔案管理的困境，依托先進技術，保障檔案的系統性、規范性和完整性，共享檔案信息，為城市的穩健發展提供參考依據。

1 城建檔案管理數字化的內容

城建檔案管理工作由政府相關部門主導，管理對象不單單涉及城市規劃和發展，還關系到城市建設工程項目的全過程，城建檔案管理必須要確保相關數據資料的準確可靠，這些數據資料通常為文字、照片、光盤等，不同載體類型在管理上也表現出一定的差異性。在過去的檔案管理工作中，紙質檔案管理屬于核心工作，往往投入了大量的人力物力財力，早期還可以滿足城市建設發展的需要[1]。進入新世紀之后我國城市建設步伐逐漸加快，過去的檔案管理模式已經不符合新時期的實際需求，比如說紙質檔案的查詢利用效率不高，調閱流程復雜，需要通過“申請→登記→出庫→利用→檢查→歸還→入庫”諸多環節。另外，紙質檔案材料在反復調閱、復印或利用后，會對原件帶來一定的損傷，在很大程度上制約了城建檔案的編研和開發利用工作。所以推進城建檔案管理數字化建設，必須要依托于現代信息技術對有價值的檔案信息予以采集轉化，把傳統紙質檔案材料盡快實施數字化轉換，把這些數字檔案輸入到統一的檔案管理系統平臺中。對紙質檔案進行數字化轉換后，能夠配合單位檔案數據庫，進行更加快速便捷地引用、檢索、調取等。同時城建檔案管理數字化建設，能夠利用一臺電腦即可完成檔案信息的登記、查詢、檢索等操作，所需要消耗的人力物力相對更低，也能夠實現檔案資源的傳輸與共享，深入挖掘城建檔案的價值。

2 新時期下加強城建檔案管理數字化的重要

2.1 有助于城建檔案管理效率

城建檔案資料包含了城市建設發展過程中涉及的各方數據信息，因為其包含的領域更加廣泛，所以形成的檔案材料也是海量的。城建檔案管理不單單包括城市規劃檔案，還包含建設工程檔案，這樣數量巨大且類型繁多的城建檔案在很大程度上對檔案管理人員提出了更高的要求，在檔案材料的搜集整理和歸檔利用等各個環節都需要投入較多的資源。近年來我國城市化建設速度持續加快，城建檔案數量日益增多，過去那種陳舊的手工管理模式難以適應新形勢的發展，城建檔案數字化建設顯得尤為重要[2]。借助于信息技術能夠真正做到對城建檔案的自動化處理，依靠檔案管理系統平臺有助于檔案開發利用效率的提高，從而讓城建檔案管理工作更好地服務于城市建設發展。

2.2 有助于提高城建檔案利用率

城建檔案的價值不單單在于它是城市建設發展的客觀記錄，更關鍵的是其巨大的潛在開發利用價值。借助于查閱城建檔案材料能夠從中挖掘出有價值的信息，為城市規劃或者其他各項工作決策帶來參考依據，城建檔案可以說是一個非常重要的信息資源庫。然而過去的檔案管理模式在面對今天的新局面時顯得力不從心，檔案管理人員必須要到檔案館現場才可以對所需要檔案材料予以檢索和查詢，現場檢索查詢往往是人工操作，不僅查詢效率不高，花費時間較長，還可能出現偏差錯誤，在很大程度上降低了城建檔案的開發利用效率[3]。推進城建檔案管理數字化建設可以在很大程度上促進其利用效率的提升，在信息化環境下，僅僅借助于互聯網技術和計算機就能夠直接登錄相應網站予以查詢，依靠更加高效的檢索策略即可第一時間調取所需要的檔案材料，讓城建檔案更加科學高效地發揮出自身價值。

2.3 有助于實現城建檔案資源共享

21世紀資源共享屬于核心話題之一，城建檔案作為具有極大利用價值的檔案資源，不能夠塵封在檔案館中，而應當實現檔案資源的共享，讓其為城市建設發展作出更多貢獻。然而過去那種人工操作的檔案管理模式難以真正做到檔案資源在各部門、各單位之間的有效共享，各個城市的城建檔案也不能夠跨區域傳輸，在這一形勢下，推進城建檔案管理數字化建設，依托于檔案管理信息平臺，將城建檔案上傳到數據庫中，利用互聯網來打造一個連接順暢的城建檔案傳輸共享渠道，從而促進檔案資源的有效共享。

3 當前城建檔案管理數字化建設面臨的弊端

3.1 初期建設難度較大

現階段，要促進城建檔案管理數字化建設，初期投入相對較大，也面臨較大的建設難度。由于初始階段不單單要投入人力物力財力推進基礎設施建設，還需要建立和數字化管理相應的制度條例，同時對紙質化城建檔案進行數字化轉化，開展好數字檔案的錄入上傳工作。在這一前提下需要對檔案材料予以科學分類，確保后期調閱檢索時能夠及時準確找出所需要的檔案。上述任務都表現出極大的工作量和復雜性，而如果存在一點偏差，都會阻礙后續工作的開展，因此城建檔案數字化初期建設工作存在較大難度。

3.2 信息可能出現缺失

在推進落實城建檔案數字化建設的過程中，可能由于網絡系統的不穩定亦或是系統漏洞而導致檔案遺失或數據損壞的問題，從而對數字化檔案管理工作的實效性帶來影響。同時，數字檔案資源實際管理中，可能因為系統軟件問題、硬件設備故障亦或是管理人員自身操作失誤而出現安全隱患，對數字檔案的安全性和管理平臺穩定性帶來影響，可能導致檔案數據的丟失。尤其是針對部分非常珍貴的城建檔案資源，如果在數字化管理過程中發生損壞或遺失，對于城市建設發展會帶來非常大的影響。

3.3 檔案信息容易泄露

城建檔案可以說是城市規劃、建設、發展的客觀記錄，對未來的城建工作表現出很有價值的指導意義，也表現出極強的保密性。但因為數字化管理可能存在諸多網絡安全漏洞，導致珍貴檔案的泄漏，亦或是被盜取或篡改，降低城建檔案數字化管理的安全性。所以在實際工作中應當尤其關注重視數字化檔案的安全管理，采取有針對性的措施保證數字檔案的安全完整，防止檔案信息泄露的問題出現。

3.4 專業人才數量較少

優秀而專業的人才是開展好一切工作的核心資源，專業人才在城建檔案數字化建設工作過程中具有非常關鍵的作用。但是從目前的實際情況來看，很多地區都非常缺乏檔案數字化管理的專業人才，已有的檔案管理人員并未熟悉掌握現代信息技術，無法適應時代發展的要求，很多城建檔案工作人員不具備較強的學習能力，沒有及時更新自身知識結構，無法勝任城建檔案數字化建設工作[4]。

4 新時代下城建檔案管理數字化建設的有效策略

4.1 統籌謀劃整體設計，夯實數字建設基礎

推進落實城建檔案數字化建設中，檔案管理部門應當在單位領導的統一指導下，盡快研究制定符合實際需求的，科學規范的檔案數字化建設工作基本流程，從而促進數字化建設工作步伐的不斷加快，為智慧城市建設發展帶來更多支持和幫助。檔案管理部門要更新思想認識，在城建檔案數字化建設過程中確保檔案材料的安全與完整，做好檔案驗收工作，真正掌控好檔案數據采集等相關作業流程。目前普遍應用的是自動化掃描，通過寫入固定的程序，對紙質城建檔案實施掃描，能夠自動生成數字化檔案。對此檔案管理人員必須要嚴格認真審核，保證數字化檔案和紙質檔案的內容一致，同時保存好紙質原始檔案，以便后期可能再次調用。另外檔案管理工作人員還應當按照現代管理學理論，合理確定檔案數字化建設各流程內容，按照既定順序規范操作，組織合適的人選集中時間與精力對過去的知識檔案予以細化分類，最終完成數字化轉換工作。唯有提前做好充足的準備，委派具有責任心和事業心的檔案管理人員參與其中，才可以真正確保全部紙質檔案都能夠順利完成數字化轉換，進而邁出城建檔案數字化建設的第一步，有效規劃后續的工作重點，確保數字化建設規范有序推進。

4.2 制定完善建設標準，規范建設標準規范

在推進落實城建檔案管理工作中，檔案管理部門應當盡快制定統一的數字化建設標準，如此一來才可以確保此項工作的有序推進。對于數字化建設統一標準而言，相關工作人員首先應當嚴格遵循我國住建部出臺的政策準則，隨后按照本地城建檔案管理工作的具體情況來有針對性地制定統一標準，將格式和標準予以規范，嚴格按照標準執行城建檔案的數字化建設。防止實際工作中存在較大的盲目性，讓城建檔案數字化建設工作朝著更加規范的方向邁進。在這一過程中，政府相關職能部門還應當發揮出宏觀調控職能，做好指導工作，進一步提高政策以及資金的優惠幫扶力度，如果實際條件允許，還應當對周邊城市的城建檔案資源實施充分整合，盡快建立一個統一的城建檔案管理信息平臺，其中設置在線查詢、預覽、咨詢等功能，從而充分發揮出城建檔案的開發利用效率，讓城建檔案管理信息平臺能夠提供更多功能，促進城建檔案的有效傳輸和共享。

4.3 提高系統安全性能，保障檔案信息安全

在信息時代背景下，網絡信息安全一直是老生常談的問題。為加強現代城建檔案管理效率，完成數字化檔案轉化的目標，應切實加強對信息安全領域的關注，避免城建檔案信息被竊取和破壞，保證計算機網絡信息的安全性。在實際的檔案信息化建設與管理環節，特別需要注重實施系統性的規范，增加在信息科技領域的投入和創新，積極取用最新的安全防護技術，嚴格落實檔案系統管理制度，包括設置專業防火墻及編程軟件，利用身份認證與實名登記，保證在操作環節中的安全，規避任何可能存在的薄弱環節。另外，由于城建檔案屬于開發性地系統結構，需要融合各部門和機構的檔案收集、整理與歸檔工作，因此在操作中必須確立科學有效的制度，強化外部接入管理和標準化管理，嚴格落實各項檔案管理和使用規定，全面提升城建檔案管理人員的安全防護意識，具備更優異的安全技能，使之在信息化檔案管理模式下，始終發揮出更好的管理效率，提升整體檔案管理轉型中的安全性。

4.4 加強管理人才培養，提升人員綜合素養

人才是新時代競爭的關鍵因素，在城建檔案管理中的管理人員，應當成為構建城建檔案管理系統的核心，因此加強專業管理人才隊伍培養和建設，已然成為最為重要的目標之一。城建檔案管理部門必須要結合各項因素，包括檔案館規模、人員數量及技術能力等，科學實施檔案管理資源配置。一方面，加強人員思想的引導，將現代網絡信息化管理思維融入教育內容，切實從思想上提升人員的重視，明確城建檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的主動性。另一方面，積極推進專業技術培訓，針對城建檔案管理的訴求，加強新技術、新制度的引入和創新，積極構建起上下參與的良好氛圍，同時注重對管理人員的培育，切實掌握信息檔案管理技能，使之能夠熟悉掌握檔案管理系統，保證檔案管理各個環節始終科學有效，實現對檔案管理工作的整體推動。除此之外，還需要注重技術推廣工作，尤其是加強對各類支撐設施的完善，尤其是要強調技術操作能力，大幅提升檔案管理團隊的素養，切實滿足不同層面的管理需要，建立起行之有效的城建檔案管理體系，真正實現檔案管理能力的提升。

5 結語

一言以蔽之，在城市建設發展中城建檔案發揮著至關重要的作用，受多種因素的因素，在當前的城建檔案管理數字建設進程中還存在諸多弊端，據此，我們要結合實際，統籌謀劃，整體設計，通過多措并舉，不斷加強檔案數字化建設，保障城建檔案管理的合理化、規范化，最大化的保障城建檔案管理的規范化和科學性。最大化地發揮城建檔案的價值意義，助力我國城建事業的持續發展。