信息化時代背景下的醫院檔案編研工作研究

葉肖鳳

（復旦大學附屬金山醫院，上海 201508）

傳統的醫院檔案編研工作，其主要媒介就是紙張。在當下，隨著互聯網信息技術的高速發展，傳統的醫院檔案編研工作已經無法對時代的發展需求予以充分滿足。針對此種情形，醫院在開展檔案編研工作時，必須要對傳統的工作模式進行積極創新，要充分發揮計算機信息處理的優勢，以計算機以及互聯網技術作為基礎，開展檔案編研工作，可以持續推進手工操作逐漸向計算機編研方向發展，從而使得醫院檔案編研工作質量與效率得以明顯提升。與此同時，相關人員還可以根據以往手工檔案編研中存在的問題進行充分解決。

1 信息化時代醫院檔案編研工作存在的問題

在當下，我國絕大部分醫院都將檔案編研工作加入到醫院檔案管理工作之中，相關人員可以根據醫院實際發展需要對編研工作予以開展。在開展醫院檔案編研工作時，對檔案予以利用撰寫院志、大事記與院史是醫院普遍的檔案編研方法。在當下，越來越多的醫院管理者對醫院檔案編研工作愈發重視，并且其已初步取得一定成效。但是隨著編研工作的開展，一些問題逐漸凸顯出來。具體如下：

1.1 檔案編研題材少、選題范圍狹窄

長期以來，醫院一直缺乏對檔案編研工作的重視，從而致使編研題材少、選題范圍狹窄。從選題的角度進行分析，絕大部分醫院檔案室都對文書檔案編研過于重視，但其也僅僅限于衛生主管部門以及檔案主管部門要求下的醫院組織機構沿革、醫院工作大事記、全宗介紹等常規性、基礎性編研選題方面，其對社會熱點問題缺乏足夠的關注，具備重大可塑性內容或題材獨特的檔案編研較少。例如部分醫院檔案編研工作僅僅片面的對醫院機構改革方面予以重視，并且往往會夸大其詞，未充分了解以及掌握群眾的關注以及需求，除此之外，編研對象主要為行政部門與醫院領導其他部門參與性較差，并且在實際的編研工作中，其對工作數量增加以及工作速度的提升過于重視，未充分研究以及分析真正的問題，從而造成現實需要與編研工作相脫節。這些較為狹隘的工作范圍與觀念使當前醫院檔案編研工作深入性不強，編研成果以淺層次居多，存在較高價值的綜合性編研成果數量較少[1]。

1.2 缺乏對醫院檔案編研工作的認識

由于受傳統醫院經營理念以及市場經濟的影響，使得醫院在經營過程中普遍對可以創造經濟效益的部門過于重視，而對無法創造經濟效益的行政部門有所忽視，其對需要花費較長時間以及巨大精力探索的檔案編研工作存在認識上的偏差，絕大多數醫院領導都會認為醫療就是治病救人，而檔案工作就是對檔案進行保存，其通常都不會意識到檔案工作在人民群眾醫療與查詢方面具備極為重要的作用。因此，絕大部分醫院不愿為檔案編研工作提供充足的資金，從而致使醫院檔案工作漸漸被遺忘。除此之外，當前醫院檔案工作人員工作意識方面也存在一定問題，絕大多數檔案工作人員都只對檔案收集、整理以及歸檔予以重視，缺乏編研意識，并且了解社會參與社會的積極性以及主動性不強，如遇到上級部門對醫院年鑒、院志進行檢查時，其往往臨時應付，從而致使醫院檔案編研工作的水平無法得到提升[2]。

1.3 檔案編研人員配備不合理

醫院檔案編研工作需要對檔案人員的分析理解能力、相關理論知識以及文字表達能力等予以利用，其實一項專業性與綜合性較強的工作，檔案編研人員的綜合素質對編研成果質量起到非常關鍵的影響。然而，受傳統經營模式以及理念的影響，醫院檔案工作往往對檔案的保管更為重視，而對其應用卻缺乏足夠的重視，不論是醫院的領導還是一般員工，其都認為檔案室僅是保存陳年資料的倉庫，相較于一線醫務工作而言，其技術含量較低。因此，醫院在對檔案人員進行配置時，其人數較少，絕大多數醫院僅配備1或2名檔案管理人員，其不僅需要對醫院的檔案進行收集、整理、歸檔，其通常還會兼任保密工作與辦公室業務等，其工作量極為繁重，其根本沒有精力開展檔案編研工作。并且當前醫院內存在諸多的兼職檔案管理人員，其絕大多數都是專業轉行或從其他部門抽調，即便此類人員參加了相關學習與培訓，絕大多依然側重于檔案資料的收集與整理工作，極少主動對檔案編研系統化業務培訓工作予以參加，并且此類人員往往身兼數職，其不僅要對本科室的工作任務予以完成，其還需要負責檔案的收集、移交等諸多工作。總而言之，醫院檔案工作繁重的工作量以及人員配備的欠缺都會對檔案編研工作順利開展造成極為不良的影響，其必然致使醫院檔案編研工作無法形成高質量的編研作品[3]。

2 信息化時代背景下提升醫院檔案編研工作水平的對策

2.1 對編研的選題面予以擴大

選題是檔案編研工作首先需要面對的問題，選題是對編研材料內容以及主題的總體設計，缺乏明確、正確的選題，那么一切都是空中樓閣，編研工作無法得以開展。在傳統的個檔案管理工作過程中，其僅包含檔案的收集、整理以及歸檔工作，其編研工作的主要內容是對檔案目錄、檔案原文以及年鑒大事等進行編制，但是這些編研材料已經無法對信息化檔案編研工作的要求予以滿足，因此醫院以及相關人員要從以下幾方面著手：第一，在開展檔案編研工作時，其必須要緊緊圍繞醫院的中心任務，要對醫院的專業特色進行突顯。編研工作開展的主要對象為醫療業務檔案，所以為使編研材料的專業性與實用性得以提升，相關人員要從醫院專業特色方面下大力氣。檔案編研人員在對編研材料的類型以及題目進行確定時，并需要積極與臨床醫務人員進行溝通與交流，對科室的相關工作全面、細致地了解，并且要對工作流程與內容予以熟知，對醫務人員利用檔案的需求進行掌握，從而才可以編研出具備專業性、醫院特色的成果[4]。第二，對收集渠道予以拓寬，對醫院檔案編研素材來源進行擴大。在當下，醫院檔案編研工作存在利用率低以及內容滯后的狀況，相關人員若想使編研成果的質量得以充分提升，就必須對全新的檔案收集渠道予以拓展，對編研工作基本素材的來源進行擴大，不應該僅僅將目光僅僅局限在自身所處醫院之中。例如，相關人員可以對國內外相關文獻進行廣泛征集，并且通過全面的分析、研究與對比，從而編寫出特色更強、更具深度的醫院檔案編研材料。總而言之，檔案部門應對具備材料基礎與符合客觀利用需要間的關系予以兼顧，圍繞醫院的中心任務，相關人員不僅需要對內部資料進行收集與整理，還要對收集相關文獻資料予以重視，從而使其可以對信息化時代背景下醫院檔案編研工作順利實施[5]。

2.2 加強對醫院檔案編研工作的重視

醫院管理層對檔案編輯工作的重視程度將對檔案編研工作能否順利開展產生極為重要的影響，并且還會對其成果的質量以及水平產生影響。首先，醫院領導層應該對其觀念進行及時轉變，應提高對檔案工作的重視。在當下，絕大部分醫院領導依然認為檔案工作就是保管以及整理檔案，其認為檔案工作可有可無，從而使其缺乏對檔案工作的重視，而且還有部分醫院將其他部門與檔案室合并，并且嚴重缺乏專業的檔案人員。因此，當代醫院必須要對此種錯誤認識予以改變，應加強對醫院檔案工作的深刻認識，要對專門的檔案科室以及部門進行設置，并要為其配備專業的檔案人員，并且給予醫院檔案編研工作適當的資金支持。其次，醫院應對檔案編研工作的認識予以改變。大部分醫院領導認為檔案編研工作僅僅是編史修志，特別是當嚴重醫患糾紛問題發生時，更是對醫院檔案室進行嚴防死守。不出事就是好事的陳舊思想使得醫院檔案工作要求極低。因此，醫院要對意識進行及時轉變，要通過對醫院檔案編研工作予以強化來積極尋找化解醫患糾紛的方式，進而將醫院檔案應有的效能進行充分發揮。再次，相關編研人員也應對自身觀念進行充分轉變，調整自身位置，找準自身定位。從醫療衛生單位的角度而言，極容易忽視檔案工作，從而致使被動應付檔案管理局面的發生。因此，相關部門必須要加深對檔案工作的認識，了解其重要性，并且要對檔案工作宣傳予以強化，對社會熱點問題進行關注，并且積極創新檔案編研載體、種類等方面從而編寫出層次性較深、前瞻性較強的資料，進而使自身贏得醫院的重視與支持[6]。

2.3 對醫院檔案管理人員的綜合素質水平進行提升

從我國醫療單位的角度來說，若想保障檔案編研工作得以順利進行，其就必須要對相關人員的培訓教育工作予以加強，從而使得檔案編研人員的綜合素質得以切實提高，進而使檔案編研人員工作的開展打下優秀的基礎。從當前醫院檔案編研工作開展現狀進行分析，絕大多數醫院對檔案管理的規劃工作予以逐漸加強，但是當前大部分檔案管理人員專業性不強，據大多數檔案管理人員都是有其他崗位抽調而來，所以此類人員缺乏對檔案編研知識的充分了解。針對此種情形，若想使醫院檔案編研人員的綜合素質得以有效提升，醫院可以從以下幾方面著手：第一，醫院領導應提高檔案管理崗位的要求，積極選拔具備責任心以及高素質的人員來對檔案編研工作予以擔任。第二，對檔案編研人員的學習工作予以加強，并且要在一定時間內對相關培訓工作予以開展，從而對良好的學習氛圍進行營造。第三，在當下，在信息技術高速發展的今天，醫院檔案編研人員不僅要全面掌握相關理論知識，與此同時，其還應該具備熟練運用計算機技術的能力，從而才可以充分保障醫院檔案編研工作可以對信息化時代發展的要求予以充分滿足[7]。

2.4 加強對多媒體以及網絡技術的利用

在信息化時代背景下，醫院再進行檔案編研工作過程中，通過科學合理的對計算機技術予以充分利用，可以積極改變傳統手工操作檔案信息處理的方法，其不僅可以是檔案編研的工作效率得以提升，其還可以對當前醫院檔案編研人員所面臨的工作壓力進行有效緩解。首先，醫院可以對信息化時代的多媒體編輯技術進行充分利用，從而使檔案編研方法得以有效豐富，并且可以使單一的編研方式得以改變。例如，醫院檔案編研人員可以將編研成果制作為多媒體光盤，或者利用計算機對聲音、文字以及圖像等信息進行統一儲存與管理，如此使得統一信息資源可以通過多種形式進行展現。其次，通過信息化使醫院檔案編研工作得以全面落實，并且其還可以使信息的傳輸渠道得以拓展。例如聲像制作品、廣播電視節目以及報刊轉錄等[8]。

3 結論

綜上所述，在當前的信息化時代背景下，醫院傳統的檔案編研工作已經無法對醫院未來發展的實際需求予以充分滿足。針對此種狀況，醫院應對當代先進的互聯網信息技術予以充分利用，并要以此為基礎，對傳統的檔案編研工作模式進行積極創新，從而使編演信息的有效傳輸得以實現，從而對信息時代的發展需求予以充分滿足。