淺談職業院校檔案管理信息化建設

傅照亮

（濟南電子機械工程學校，山東 濟南 250100）

1 目前職業院校管理中檔案管理存在的問題

1）現階段職業院校在教育教學、學生學籍、校舍基建、人事檔案管理工作中普遍存在管理理念滯后、管理制度不完善、管理手段與模式落后的弊端。以紙質材料為載體的記錄手段依然是職業院校檔案管理的主要方式，與信息化管理相比滯后性尤為突出，管理中凸顯了許多問題，如檔案內容不完善、個人信息記錄不完善、信息記錄陳舊、信息記錄有沖突等。另外檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，給檔案的使用帶來諸多不便。

2）檔案信息化、現代化管理水平不高。在信息技術飛速發展的今天，快捷的微機技術在學校管理中被廣泛采用的程度還不夠。特別是檔案管理很多還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，檔案的電子數據庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現檔案的電子化管理，在有的院校還是一句口號，或者也僅局限于打印檔案目錄，無法進行人力資源信息的查詢和檢索。尚不能實現對人力資源信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，很多統計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費，跟不上時代發展對檔案工作管理的要求。

3）當下的管理模式，在遇到突發事件將遭受巨大的損失。如遇到火災、水災等突發的自然災害，職業院校各類檔案的損失是不可估量的。這就要求我們從促使檔案管理規范化、合理規劃、加強投入、加強檔案的數據 庫建設、加強管理人才的培養四個方面來提高人力資源管理中檔案的電子信息化水平。

2 信息電子檔案在職業院校管理中的優勢

信息時代的交流媒介主要是以數字化為主，其生成簡便、傳遞迅速，因此產生大量的數字信息，對于其中有保存和利用價值的數字信息被稱為電子檔案。電子檔案的產生，使信息的存儲方式發生了重大變革，由此建立和完善電子檔案庫就成為必然，是利用計算機系統和一些必要的輔助設備使檔案信息數字化，利用網絡技術、多媒體技術最大限度地實現方便快捷的資源共享。信息電子檔案有很多的存儲介質，比如，主要磁盤、光盤、磁帶等，尤其是光盤，它的信息存儲具有高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，信息電子檔案相較于紙質存儲，不僅節省了許多空間，而且簡化了許多整理檔案的環節，使查看的人清晰明了。

1）電子檔案庫的組成和特點。組成：用戶終端：電子檔案庫應具備使用戶能輕松方便地獲得所需要資料，操作簡便、界面友好的用戶終端，使查閱手段簡單化，提高資料的利用率；通訊系統：網絡和通訊系統是電子檔案庫的基本，只有在完備的通訊網絡環境中，才能實現資源共享和各種聯機服務擴大使用范圍；數據庫管理和檢索服務系統：電子檔案館中各種信息的加工儲存，由數據庫系統來實現，通過聯機服務系統為用戶提供檢索服務。數據庫系統和檢索系統，是關系到電子檔案庫正常運行的關鍵。

管理對象數字化：隨著辦公自動化和信息技術的發展及在各個領域的應用，檔案管理對象將轉向以機讀檔案存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。檔案信息媒體多樣化：傳統檔案信息媒體以文字形式為主，隨著多媒體技術在辦公、控制、科研等各個領域的應用，檔案信息將以圖像、動畫、視頻 、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用；檔案信息存貯與傳遞數字化。信息技術，辦公自動化技術和網絡技術的廣泛應用，使信息資源存貯與傳遞向數字化、電子化發展。機讀文件和機讀檔案將大量出現，使檔案信息的存貯以數據庫為主，檔案信息的傳遞也以電子數字的形式進行；工作方式計算機化：管理對象信息化、信息處理數字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數字化，導致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。沒有計算機及一些必要的輔助設備機讀檔案就無法存取、管理、傳遞和開發利用；檔案信息服務模式用戶中心化：用戶通過網絡在辦公室或家里原終端前，就可對遠程數據庫進行瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務。

2）電子檔案的日常處理。隨著計算機技術的發展，在日益成熟的多媒體技術的背景下，通過多媒體技術對教學檔案、學生檔案、校舍檔案、人事檔案的信息進行聲、像影視、動畫等多方面處理，從而使各種信息更加生動、全面的模式已經得到很多人的認可。而多媒體信息在采集、傳輸、存儲等方面也因計算機網絡技術和數據庫技術的發展得到極大的便利。各種信息巨大的數據量及涉及范圍廣的特性充分體現工作的復雜性，在信息電子技術管理下，不僅信息管理上達到信息共享、方便快捷，提高管理效率，并且使用專業計算機軟件可以快速生成人事管理各種表格，實現無紙化閱檔，節約成本。同時計算機的存儲能力在檔案保存方面得以充分的應用，檔案也得到很好地保護，降低了管理成本。

3 信息時代電子檔案管理應處理的問題

1）抓好檔案信息數據庫建設。計算機對檔案信息的處理技術最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術和光盤大容量存貯技術進入原文圖形信息管理，成為全文信息檢索系統。目前，數字化信息處理技術和電子存貯技術的發展，更為檔案信息數字化提供了技術手段和可能。利用這些技術可以“捕捉”任何現存的東西，包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料，把它們轉換成數字形式妥善的保存起來。利用計算機、掃描儀等現有技術和設備，將檔案信息數字化建成各種專業性、綜合性檔案信息庫，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時也是保護檔案信息的重要手段，從目前已有的檔案計算機管理系統來看，系統處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發展。今后一段時期，檔案工作的重要任務是利用現有技術和服務對檔案信息進行數字化處理，建成各種檔案信息資源數據庫。

2）加強電子檔案庫的研究和建設。電子檔案庫的五種基本功能：數字化檔案信息內容的制作和獲取，存儲和管理，檔案信息分發技術，信息安全和權益管理，支持和實現這五種基本功能的技術形成了電子檔案庫的技術基礎。目前這些領域中已有許多成熟的技術，同時也有許多有待進一步研究的新課題。職業院校建設的總體要求和主要組成，規定了基礎設施、信息資源、信息素養、應用服務、網絡安全和保障體系的通用要求，適用于職業院校開展數字校園及智慧校園的規劃、設計、建設和實施。加強電子檔案庫的建設，目的是實現信息資源互補和共享，提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足企業發展的需要。

3）促進和推動多媒體技術在檔案管理中的應用。隨著信息技術的發展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發展進行中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術、聲像技術的開發利用，使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發展。多媒體技術的發展，對于檔案管理有十分重要的作用，它是利用計算機的功能，對文本、聲音、形狀、圖像等進行多樣化處理，最終建立一個多媒體檔案信息管理系統，把各種媒體有機地結合起來，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人類最習慣自然的方式進行人機界面直觀、友好，即使完全不懂計算機的用戶，也能通過屏幕模擬按鍵進行操作。多媒體技術促進了人們信息之間的交流，使職業院校的信息化建設更加完善，更加生動弄。

4）優化專業結構，抓好團隊建設。檔案工作的開展趨勢，對檔案工作人員的專業構成提出了新要求，即一方面需要大量信息處理人員，信息分析與研究人員，數據庫生成與維護人員，計算機軟、硬件人才，網絡環境創建與運行維護人員，信息服務人員等；另一方面，信息技術的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步，使檔案工作中新事物、新問題、新技術層出不窮，因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的要求愈加迫切。對信息化的正確認識、好的信息化頂層設計是網絡和信息化隊伍建設的基礎，對信息化作用的認識和廣泛共識是網絡和信息化隊伍建設的動力支撐。再加上信息化工作辦公室配合，根據學校事業發展規劃和綜合改革目標要求，相信信息化專業團隊會建設的越來越好。檔案工作現代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的知識的補充和更新程度，必須改變保管型人員過多、結構單一的狀況，建立一支具有較高素質、結構合理的檔案工作團隊。

5）提高檔案利用水平。職業院校各類檔案的作用尚未充分發揮出來。檔案信息的搜集和整理，都是要服務于教育教學和學校的各項管理工作，為學校發展和領導決策提供參考依據。特別是學校人事檔案作為教職工各段時期信息的原始存儲器，具有很強的權威性。但長久以來，職業院校的人事檔案管理重保密、輕利用的現象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務功能。作為檔案工作者要做到多學一點，深學一層，把掌握和運用檔案法作為履行職責、推動工作的必備素質和能力。站在“兩個一百年”的歷史交匯點上，要認識到作為一名檔案工作者責任重大，使命光榮。檔案管理是對歷史資料的記錄、篩選、整理的過程，“以史為鑒，可以知興替”，從浩瀚的資料中整理出有用的信息、為職業院校發展服務是很有意義的事情。所以，要進一步改善和開發檔案的利用價值，變被動服務為主動服務，變簡單的基本情況查詢為全校教職工信息的全面查詢，充分發揮檔案的作用。

在職業院校各項工作的管理中信息電子檔案的利用與管理還在繼續摸索繼續前進。只有做好這方面的工作，才能準確、快捷、安全、完整地向教職工、學生和社會提供各種方式的服務，滿足各個群體的需求。檔案信息電子化毫無疑問將成為不可逆轉的時代潮流，我們的檔案事業只有超前拿出對策，才能適應這一客觀形勢的變化和要求，更好地為職業院校的綜合管理服務。