大數據時代下辦公室文書檔案的管理和利用分析

萬紅英

（新疆伊犁鞏留縣農業農村局農業綜合開發服務中心，新疆 伊犁哈薩克自治州 835400）

辦公室是各單位的重要組成部分，在工作中起著處理日常工作、協調各部門溝通、傳達消息執行命令的作用。因此，有必要對大數據時代下辦公室文書檔案的管理和利用進行分析，從而提升其工作質量，促使辦公室的職能作用得到更優化發揮。

1 辦公室文書檔案的管理現狀

1.1 辦公室文書檔案管理工作的特點

辦公室文書檔案管理是企事業單位管理的重要組成部分，其工作內容具有鮮明的特點，將文字資料作為信息傳遞的載體，對企事業單位過往的事件發生情況進行細致的記錄并存檔。在辦公室文書檔案管理工作中，最重要的一點就是將收集到的信息進行系統的分類整合，統一進行存檔保管。這些書面文字的特點就是具有真實性和客觀性，大部分的檔案文書都是紙質的，在一定程度上是具有法律效益的，對企事業單位的安全性能夠做出保障。

辦公室文書種類豐富且檔案內容復雜，文書檔案不僅全面地記錄了企事業單位的歷史、行政管理方案、財務情況和工作日常等，文書檔案的內容還具有多樣性的特點，其中包含了各種企事業單位的紅頭文件、合同書、相關協議、錄音錄像等。

1.2 辦公室文書檔案管理中的問題

1）管理制度不夠完善。辦公室文書檔案的文件大多存放在企事業單位的檔案室中，辦公室文件的存放歸檔的工作是比較單一的，企事業單位很少會設置專門的工作人員對文件的存放進行管理，這就導致了文書檔案相關的管理制度不夠完善，各工作部門人員進行檔案存放缺少記錄，在接下來的文件檔案查找上造成了很大的困難，影響辦公效率。企事業單位對辦公室檔案管理工作的重視程度低，文書檔案管理制度不夠完善，工作透明度低，在管理過程中會造成很多不必要的麻煩。2）工作人員綜合素質低。現今我國的大部分企事業單位對文書檔案管理的工作重視程度不夠，缺少相應的規章制度和宣傳，導致部分工作人員的綜合素質不夠，缺少責任感，對辦公室文書檔案管理的工作比較懈怠，辦公室檔案文件的存放比較混亂沒有明確的相關存放記錄，工作上的失職導致文件檔案的破壞或丟失，在一定程度上會為企事業單位造成經濟損失。3）對辦公室文書檔案管理工作認識不足。資料和檔案的關系是相互影響的，無論是資料還是檔案，任何一方受到損失都會對另一方造成影響。所以在辦公室文書檔案的管理工作中，工作人員對檔案和文件都要有足夠的認識，提高工作人員對文件和檔案的重視程度。在對文書檔案的管理工作中相關工作人員的認識不足，對工作的投入不夠，就會大大降低辦公室文書檔案管理的工作效率。

2 大數據時代下辦公室文書檔案管理和利用的優化策略

在科技飛速發展的今天，我國逐步邁進了信息化的社會新階段，國家政府和社會的各行各業廣泛地支持應用大數據技術，這對各行業的發展、社會經濟的進步都產生了積極的作用。大數據技術能夠對海量的信息數據針對需要進行快速的處理分析，從而得到有效信息，對辦公室文書檔案管理來說尤為重要。

2.1 加強對辦公室文書檔案管理工作的規范化建設

提高辦公室文書檔案的管理水平，首先要加強對辦公室文書檔案管理工作的規范化建設。俗話說“沒有規矩不成方圓”，規章制度的建設是提升企事業單位辦公室文書檔案管理的根本。在對辦公室文書檔案管理的工作中，相關單位要制定專業的管理條例和規章制度，在對文件檔案進行收檔的時候進行明確的工作記錄，明確工作人員的工作職責，將責任落實到工作人員個人身上，設立文書檔案管理相關的獎懲措施，將工作的完成度同個人績效掛鉤，調動相關工作人員的積極性，對積極完成工作任務的人員給予肯定和獎勵，對消極怠工的工作人員進行相應的處罰，確保工作人員能夠按照相關的規章制度來進行辦公室文書檔案管理的工作，從而保證文書檔案管理的規范性。

2.2 提高辦公室文書檔案管理人員綜合素質

在辦公室文書檔案管理工作中，單從制度規范入手是遠遠不夠的，文書檔案的管理工作最終是要落實到每一個辦公室檔案文書管理人員的日常工作中去的，因而隨著科技信息技術、大數據技術的廣泛應用，需要不斷提升文書檔案管理人員的專業素養[1]。企事業單位應當不斷引進文書檔案管理相關的專業技術型人才，加強相關工作人員的技術培訓，提升工作人員的綜合素質。管理部門要加強對辦公室文書檔案的重視程度，對工作態度積極的員工給予一定程度的獎勵，調動員工的積極性，也能夠增強員工的責任意識，管理部門要定期對辦公室文書檔案管理部門進行職業技能抽查，保證辦公室文書檔案管理在實際工作中的規范性，對文書檔案管理的工作開展起到了積極的作用。

2.3 強化辦公室文書檔案的收集

辦公室文書檔案管理中最基礎的工作就是資料的收集，只有不斷加強對辦公室文書檔案的收集工作，才能夠切實的提高辦公室文書檔案的管理效果。首先要加強對辦公室文書寫作要求的規范管理，規范企事業文書的書寫規范，對檔案文書進行系統的分類管理，按照文書檔案的類別進行保存管理，保證辦公室文書檔案的格式規范，字跡工整；對辦公室文書檔案應當進行統一管理，對各種文書檔案的文字編號、主題、附件等進行統一分類，并保證工作人員嚴格按照規定執行，使文書檔案的管理和使用更加方便。另外還要對文件進行目錄編號，運用大數據技術對辦公室文書檔案統一錄入，建立合理的計算機檢索模式，完善辦公室文書檔案的信息化管理系統，更便捷的進行辦公室文書檔案的管理工作。

2.4 大數據背景下共享檔案資源

目前的辦公室文書檔案管理工作還存在著一些問題，辦公室文書檔案管理部門鑒于對文件的保護意識不會對文件檔案信息實施共享措施，這在一定程度上導致了文件檔案很難實現其自身的價值，各部門文件檔案分區管理不利于資源的整合，增加了企事業單位的管理成本，因此在辦公室文書檔案管理工作中，各部門要建立良好的合作關系，統一對資料的管理，利用信息技術建立網上文書檔案管理平臺，方便企事業單位各部門信息資料的溝通和查閱，更好地進行文件的整合和檢索，合理利用辦公室的文件檔案資源，與此同時，辦公室檔案管理部門還要立足于優化公共資源配置的角度，在保證知識產權和商業機密的前提下，開放數字信息資源，承擔國家數據中心的職責，更好地進行資料的收集和整合，利用檔案信息為社會提供優質的服務，為國家經濟建設作出貢獻[2]。

3 結論

總之，我國已經全面邁進了信息化的新時代，在當今的時代背景下，辦公室文書檔案管理工作應當充分運用大數據技術，加強對文書檔案的管理創新，適應信息時代的發展潮流，因此相關單位應積極探索科技發展的新方向，利用現代化工具，建立完善的管理制度體系。從而提升辦公室檔案管理的工作質量和工作效率。