事業單位檔案管理信息化建設研究

楊 顯

（山東省濟寧市金鄉縣衛生健康局，山東 濟寧 272200）

我國事業單位在檔案管理信息化建設過程中需要通過計算機和網絡平臺對檔案信息進行數字化管理，對工作效率和質量的提高甚至是整個事業單位的發展都起著十分重要的作用。但是在檔案管理信息化建設過程中涉及各方面知識，因此要加強對事業單位檔案管理信息化建設對策的研究，將信息化管理模式不斷融入到事業單位中，促進事業單位不斷發展與進步。

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要性

在我國，事業單位是社會發展的重要支撐，是為大眾提供公共服務的載體，所以，做好檔案管理工作，可以推進社會事業的發展，也可以滿足人們的物質文化需求。事業單位檔案管理對社會的進步起到重要作用，它不僅記錄了社會發展的歷史，還成為維護社會健康的有效工具。在新時期，實現事業單位檔案管理的信息化建設，可以促進社會的發展與繁榮。在社會經濟不斷發展的今天，傳統的檔案管理已經不能滿足事業單位發展的需求，只有采取信息化管理，才能適應社會發展的潮流，更好地將數據資料保存下來，使檔案管理工作更加規范化、標準化。總而言之，在社會發展的新時期，事業單位必須要利用計算機技術，充分整合檔案資源，以此推動檔案管理的信息化建設的發展。

2 事業單位檔案信息化管理存在的問題

1）缺乏對信息化管理的重視。在傳統的檔案工作中，事業單位領導往往缺乏對檔案管理的認識，導致在工作中沒有主動性，也沒有管理創新的意識。在統籌規劃上，通常認為檔案管理的工作只是對人事檔案信息的保管、儲存，并不愿意耗費過多的精力和時間，最終讓檔案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日漸普及的當下，這種管理思維已經不能順應檔案管理的新需要。

2）管理人員信息化處理能力低。在信息化突飛猛進的當下，事業單位檔案管理人員信息素養、綜合素質都難以充分適應工作需求。當下很多檔案從業者不是檔案專業畢業的，也未經過專業的培訓，缺乏對檔案管理信息化的理念認知，在新思想、新思維方面，整體知識儲備薄弱，對待現代信息技術的掌握、數據的處理等都不夠熟悉，總體來說工作缺乏有效性和針對性。

3）缺少安全措施。事業單位由于其性質的特殊性，其管理的檔案資料很多涉及國家機密，是不可以外泄與公之于眾的。事業單位檔案管理工作進行信息化建設時必須防范必要文件的外泄，以保障檔案資源的安全。目前檔案管理的信息化建設中，信息的安全問題在某些事業單位尚未得到重視，例如工作人員使用外網瀏覽網頁，對公開信息審核的程序不嚴格等，這些都會導致檔案信息的泄露。

3 事業單位檔案管理信息化優化策略

1）提升信息化建設的重視度。事業單位要想有效促進檔案管理信息化建設，需要認識到檔案管理信息化建設的重要性。檔案管理信息化建設可以促進事業單位可持續發展，幫助領導人起到良好的輔助決策作用。首先，事業單位需要重視檔案管理在信息化建設過程中的軟硬件設施投入，在為信息化檔案管理建設提供良好環境的同時，充分發揮信息化檔案管理的實際作用和價值。其次，事業單位需要維護和更新信息化檔案管理，確保相關信息檔案平臺能夠符合事業單位的實際使用需求，以此讓檔案信息化管理順應時代發展。此外，針對平臺使用率較低的問題，事業單位需要重視信息管理平臺的使用率，明確管理平臺的實際功能與價值，以此來為檔案管理信息化建設奠定良好的基礎，有效提升檔案管理的質量與效率。最后，事業單位需要注重紙質檔案轉化，通過“紙質+數字”的方式對檔案進行有效管理，加快紙質檔案轉化，以此來實現最終的無紙化檔案管理。

2）引入信息化配套設備。要想提升事業單位檔案管理信息化建設的速度，不僅僅要從事業單位檔案管理的管理制度、管理人員能力、管理標準等方面入手，還應當從事業單位檔案管理硬件、軟件設備入手，積極引入先進的信息化配套設備，才能保障事業單位檔案管理信息化建設的效率。事業單位檔案管理信息化建設所涉及的設備主要有計算機、存儲器、管理軟件、數據庫等。我國各事業單位應當結合自身的經濟狀況，加大對事業單位檔案管理設備的投入力度，及時更新使用的設備。特別是事業單位檔案管理存儲器中存儲的數據達到一定的量級時應當對數據進行備份處理，避免出現大規模數據丟失的情況。在選擇設備的過程中，應當選擇正規廠家出產的設備，保障設備運行的穩定性。

3）加強對管理人員的培訓。檔案管理人員對整個檔案管理工作的質量有決定性作用，事業單位檔案管理內容比較多，對管理人員的要求也比較高，管理人員不僅要做好檔案的分類，而且還要熟練掌握計算機以及其他設備的操作方法。因此，事業單位要加強對檔案管理人員的培訓力度，根據這些人員的實際工作能力選擇合適的培訓內容，有針對性地提高他們的工作能力。同時，還能定期舉辦座談會，聘請檔案管理專家為檔案管理人員答疑，逐步解決檔案管理人員的困惑。此外，還要對培訓成果進行檢驗，設置專業性的考試，測試檔案管理人員的知識掌握情況，實施優勝劣汰制，加劇崗位人員之間的競爭力度，同時還要完善激勵機制，充分調動檔案管理人員的工作積極性。

4）完善信息化網站系統。檔案管理信息化建設，能夠助推檔案管理工作的深入發展，在當前已經取得了顯著成效。故此，處于新時代背景下，檔案管理人員應該充分考慮信息站點的現實條件，并按照檔案管理信息化服務的基本需求，完善檔案管理網站的查詢、查閱、共享信息資源等功能，在促進檔案管理信息化建設的過程中，完善管理系統，提升檔案管理綜合化水平，為檔案管理工作的長遠發展夯實基礎。在促進檔案管理信息化建設的階段中，應該將檔案管理體系與事業單位系統之間建立聯系，實現一體化管理模式，進而推動資源共享的實現，以便于增強檔案管理的社會效益與經濟效益。

5）制定檔案信息化監督機制。為了持續推進事業單位檔案管理的信息化建設，還要建立健全完善的管理機制，監督檔案管理人員的工作，保證信息的安全性和準確性。在建立健全監督機制的過程中，不僅要建立內部監督，還要建立外部監督，這樣一來才能更好地發揮出監督效果。檔案室也要定期開展檔案信息化設備和信息網站的檢查與維護工作，防止病毒攻擊網站，對檔案管理工作產生不利的影響。此外，為了進一步保證信息的安全性，要加大保密力度，防止檔案信息外露的現象出現。

4 結束語

綜上所述，在信息技術飛速發展的今天，事業單位檔案管理迫切需要改革和創新。加強事業單位檔案管理的信息化建設已經成為主流發展趨勢，是事業單位實現轉型的重要工作內容。從現實角度看，事業單位要對檔案管理的信息化建設工作予以高度的重視，立足于長期建設和宏觀角度實現檔案管理，切實提升管理人員的工作能力和專業水平，以此來實現事業單位的可持續發展。