事業單位檔案管理信息化建設問題

曾善會

（東營市勝利教育管理中心，山東 東營 257091）

互聯網時代的來臨給社會發展帶來了巨大機遇，其大容量、迅速、便捷、移動化的特點給各行各業的發展提供了新的契機。各級事業單位是我國社會行業的重要組成部分，它具有深厚的官方背景，同時也具有社會主義市場經濟的重要特征。事業單位的檔案信息建設工作在事業單位的整體發展中占據重要地位，檔案管理工作應該充分利用互聯網信息技術提供的有利機遇，提升檔案工作的信息化建設與系統化建設，進而提高工作效率，為事業單位的發展助力。

1 檔案管理信息化建設的必要性

互聯網時代各種信息泛濫，如何實現資料信息的有效管理與系統化運作成為必須重視的問題。各事業單位擁有龐大的運作體系，人員組成豐富，其工作涉及大量的人事資料、工作資料、會議記錄等工作文件，甚至涉及重要的保密文件，因而如何使用這些資料得到有效管理成為當下的重要議題。檔案管理信息化指充分利用互聯網以及新興技術的有力優勢，實現工作的便捷化與高效化。一方面，它能夠實現資料的長久保存，且可以無限增加文件的存儲數量，而傳統檔案管理使用的紙質文件極易受到環境因素而損壞[1]。另一方面，也能便于工作人員對檔案的快捷查詢，利用強大便利的檢索系統，能夠快速定位目標文件，省去傳統的手工翻閱查詢步驟，提高了工作人員的工作效率，實現了人力物力資源的合理優化配置。傳統的檔案管理模式亟待革新，這是行業發展的需求，也是檔案工作應對互聯網時代各種挑戰的必要之舉。相關事業單位必須對建設新型檔案管理機制予以重視，并做出實質性的推動舉措，以便提升事業單位自身的工作效能。

2 當前檔案管理信息化建設的不足

1）體系建設不充分，缺乏監督機制。從當前的發展現狀來看，不少事業單位已經認識到了檔案管理信息化建設的必要性與迫切性，也進行了一些信息化建設的舉措。但是，部分單位卻將這種信息化建設簡單地理解為利用互聯網存儲相關數據[2]，而沒有意識到更深層次的價值，沒有看到檔案管理信息化建設所蘊含的系統性。此外，不少單位將檔案管理工作僅僅交由相關工作人員處理，沒有形成規范的內外監督機制，這給檔案信息的安全性與準確性帶來了巨大隱患。建立完善的內外監督機制能極大保證檔案管理工作的安全性與準確性，能提升相關工作人員的工作責任感，消除因監督機制不足而帶來的風險與挑戰。

2）技術能力欠缺，復合人才缺口明顯。目前在事業單位從事檔案管理工作的人員大多來自人文社會科學領域，而檔案管理信息化建設工作不僅僅基于傳統的人文背景，還要兼顧互聯網領域的知識背景。不可否認的是，擁有人文社會科學領域知識背景的人員能夠更加熟悉該職業的基本知識與基礎技能，但是職業發展必須與時俱進，對于人才能力的需求也要不斷變化，兼顧檔案管理與計算機背景的人才能更加適應工作要求，才能更好地服務于檔案管理工作。沒有計算機能力與數字化管理能力與經驗的人難以勝任信息時代的檔案管理工作，因而，解決能力缺陷問題，培養復合型人才成為當前的重要任務。

3）數據安全威脅大，安全防范機制缺乏。檔案管理信息化建設依賴于互聯網技術所提供的保障，單位的各種信息都被轉移到了互聯網上實行統一化管理。然而，隨著互聯網時代的不斷發展，近年來出現了不少破壞力極強的網絡病毒，這對單位的檔案信息安全帶來了巨大的安全問題。在這方面，對數據安全的關注沒有得到有效重視，也沒有廣泛地建立起一套應對風險的機制與措施。數據信息安全對于事業單位而言至關重要，關鍵信息的泄露將會給事業單位自身以及社會帶來難以估量的危害。針對信息安全問題必須引起相關部門的高度重視，制定一系列應對措施，提升檔案管理人員對信息的安全防范意識，并實施必要的保護舉措，使檔案管理信息化建設更加良性地發展。

3 檔案管理信息化建設的路徑探析

1）建設內外監督機制，完善現有工作制度。事業單位要在單位內部建立一套監督隊伍，對相關工作人員的工作過程和成果進行監督和評估，規范檔案管理工作的開展。在社會上，也要鼓勵廣大社會公眾對部分可以公開的非機密資料的管理工作進行監督[3]。內部與外部監督機制的有效配合與實施能最大限度地保證檔案管理工作的有效開展。此外，在開展檔案管理信息化建設的背景下，要建立完善的工作制度，委派專人負責相關工作，實行職責到人制度可以提升人員的工作責任感與工作效率。

2）強化計算機能力，革新人員知識體系。計算機能力與素養是檔案管理信息化建設給該職業的工作人員提出的重要要求。僅僅具備傳統的檔案管理能力已經遠遠不能適應當前工作的需求，要想更好地適應工作要求就必須要做出改變。各事業單位在人才培育上可以提供更多學習計算機知識的實踐機會，鼓勵員工樹立互聯網思維，不斷更新自己的知識體系，實現自身能力的新突破。要注意的是，計算機能力的培養與傳統的檔案管理能力都要重視，不能過于偏袒任何一方，始終保持兩者的協調發展。此外，事業單位在招聘檔案管理人員時可以側重招收具有計算機相關知識背景的人員，有他們的加入將能更好地推動檔案管理信息化建設的不斷進步。

3）提升信息安全意識，加強技術研發。數據安全意識是檔案管理信息化建設必須予以重視的關鍵問題。信息泄露所帶來的危害是難以估量的，因此要率先建立起一套安防系統?？梢耘c可靠權威的大型技術提供方進行合作，開發安全可靠的信息管理平臺，并設置專門崗位進行信息安全的實時監測。國家重要的事業單位可以在能力范圍內組建自有的技術團隊，打造自己的檔案管理平臺，這樣更能保證信息資料的安全性。網絡時代的安全隱患可能隨時發生，沒有一套完善的安全防范機制將會給事業單位的發展帶來巨大威脅。

4）提升檔案管理地位，實施資金傾斜。檔案工作往往在不少單位被忽視，對于檔案管理工作的人力物力投入也明顯缺乏。檔案工作的地位應該得到提升，尤其是在信息化建設背景下，各級單位要認識到現代檔案管理工作對事業單位整體發展與正常運行的重要作用。在資金方面，要加強投入，實施資金傾斜舉措，更新檔案管理工作所需要的軟硬件設備。同時，適當提高檔案工作者的工作待遇，進而更好地提升人員的工作積極性與認同感。檔案描繪了一個單位的過去與當下，記錄著工作歷程，指導著后續的工作進展。重視檔案工作是事業單位必須恪守的準則。

4 結語

互聯網時代背景下，各種新興技術不斷滲透到各行各業，事業單位的檔案管理工作也要借力互聯網的優勢，實現自身的信息化建設，突破以往傳統檔案工作的局限性。檔案管理信息化建設是不可逆轉的必然趨勢，各事業單位要積極推進相關的建設舉措。注重培養工作人員的計算機能力與素養是檔案管理信息化建設的基本要求，警惕網絡病毒對檔案信息可能帶來的威脅也要予以重視。檔案管理看似是一項平凡的工作，實際上承載的是事業單位的整個運作體系，有著不可替代的地位與作用。新形勢下檔案管理工作面臨諸多挑戰，各事業單位需要積極推進該崗位的信息化建設，建立完善成熟的工作體系，從而服務于事業單位的長遠發展。