淺談電子文件管理存在的問題及對(duì)策

張翠翠

（哈爾濱市衛(wèi)生健康統(tǒng)計(jì)監(jiān)測應(yīng)用中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

信息技術(shù)時(shí)代做好電子文件的收集、歸檔管理，保障電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性是擺在每一位檔案工作者面前的課題。為此，筆者結(jié)合自身在檔案管理工作中的研究和實(shí)踐，以問題為導(dǎo)向，從思想理念、制度建設(shè)、信息技術(shù)保障等方面提出解決對(duì)策和建議。

1 電子文件管理存在的主要問題

1.1 對(duì)電子文件管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，管理缺失

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，檔案管理人員對(duì)電子文件的功能和作用還沒有充分的認(rèn)識(shí)，電子文件從生成到歸檔，在歸檔方法和管理制度上存在混亂狀態(tài)，具體分工不明確，有關(guān)部門相互推諉。主要原因在于，電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或囿于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作，產(chǎn)生畏難情緒。最終導(dǎo)致電子文件有人辦、沒人管，造成電子文件收集不完整、不齊全、不規(guī)范或者在收集過程中造成不必要的重復(fù)和資源浪費(fèi)。

1.2 電子文件管理制度還不完善

電子文件管理制度還存在不嚴(yán)密、不健全的地方，電子文件歸檔方法、格式要求等方面都沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有嚴(yán)格的管理程序來保證電子文件的憑證作用。電子文件歸檔的完整性、安全性得不到保障，造成電子文件存儲(chǔ)分散，甚至容易丟失。這種隨意性給電子文件歸檔管理工作帶來了很大的不便，影響了電子文件后續(xù)一系列工作的開展，包括整理、保管以及安全利用等。

1.3 電子文件管理模式較為落后

在辦公自動(dòng)化快速發(fā)展的同時(shí)，信息檔案管理的發(fā)展步伐卻顯得較為緩慢，管理工作還處于探索階段，造成大量電子公文不能及時(shí)歸檔，甚至流失。究其原因，一是在應(yīng)對(duì)電子文件檔案管理工作時(shí)還沒有一個(gè)科學(xué)體系去規(guī)范歸檔工作，造成歸檔工作開展的混亂無序。二是電子歸檔工作還沒有一個(gè)科學(xué)、規(guī)范的渠道，導(dǎo)致歸檔效率不高。

1.4 電子檔案在管理中存在諸多風(fēng)險(xiǎn)

一是電子文件可讀性受到挑戰(zhàn)。在日常實(shí)踐中，不同部門、人員往往安裝和使用不同的軟、硬件系統(tǒng)，系統(tǒng)的不兼容導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)可讀性障礙。此外，基于軟件及操作系統(tǒng)的不斷更新，一旦技術(shù)過時(shí)，則載體上的信息就無法讀出，對(duì)于具有永久保存價(jià)值的電子文件將造成嚴(yán)重危害。二是電子文件信息安全難以保障。電子文件由于它的存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接收對(duì)象的開放性及文件內(nèi)容的可分解性，導(dǎo)致電子文件信息在閱讀、瀏覽、傳輸、保存的過程中，隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的風(fēng)險(xiǎn)。電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)檔案存放載體形成威脅，一旦遭到破壞，不僅會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，甚至?xí)斐尚畔⑾到y(tǒng)的癱瘓。

2 加強(qiáng)電子文件管理的對(duì)策建議

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件的同步管理

一是加大宣傳力度，提高檔案管理人員素質(zhì)。在新舊管理體制交織的時(shí)代，要利用各種形式，加大宣傳力度，促使檔案管理人員由傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)代的管理理念轉(zhuǎn)向現(xiàn)在的電子文件管理理念，增強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔保存意識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。二是建立崗位責(zé)任制，整合相關(guān)部門職能。電子文件從形成到歸檔，跨越了多個(gè)部門，部門間通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)整體，工作互有交錯(cuò)，職責(zé)界限難以區(qū)分，僅靠檔案部門很難完全部歸檔工作。應(yīng)加強(qiáng)組織管理，采取電子文件形成部門、檔案部門、信息管理部門三者相結(jié)合的管理方法，明確各部門職責(zé)，將電子文件歸檔管理納入其日常工作，并通過目標(biāo)考核的方式監(jiān)督落實(shí)。

2.2 探索建立電子文件管理體系

一是參照國家標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合實(shí)際制定《電子文件收集歸檔管理辦法》，明確電子文件的概念、收集歸檔要求，收集范圍和規(guī)范技術(shù)處理等若干實(shí)施細(xì)則，使之有章可循，收而不漏。二是建立電子文件與紙質(zhì)文件“同步收集”制度，即電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，并形成制度常態(tài)化執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)歸檔文件的憑證、依據(jù)作用。三是建立電子文件收集歸檔制度：“三人會(huì)簽制”，即定稿的電子文件由簽發(fā)人、撰稿人、打印人三方會(huì)簽，并將其輸入每份文件，確保真實(shí)性；“統(tǒng)一管理制”，即指定專人負(fù)責(zé)鑒定、收集、保存本部門形成的電子文件和相應(yīng)的紙質(zhì)文件，按要求對(duì)拷貝入盤的電子文件進(jìn)行分類；“機(jī)讀目錄制”，即電子文件一經(jīng)生成便由各部門兼職檔案員填寫并打印《機(jī)讀文件目錄》；“規(guī)范技術(shù)”制，即收集時(shí)應(yīng)明確歸檔電子文件應(yīng)采用的漢字處理、存儲(chǔ)格式等技術(shù)要求。

2.3 加強(qiáng)電子文件系統(tǒng)管理

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中建立公文管理模塊，設(shè)置發(fā)文處理、發(fā)文登記、發(fā)文查詢、發(fā)文檢索四個(gè)子系統(tǒng)，主要流程為：發(fā)文人擬稿－部門核稿－會(huì)稿－辦公室核稿－領(lǐng)導(dǎo)審簽－文書登記－文秘繕印。整個(gè)過程須按照行文要求，選定文種、擬制標(biāo)題、標(biāo)注密級(jí)、時(shí)限、發(fā)送范圍等背景信息，且能夠顯示出文稿歷次修改標(biāo)記。在電子文件歸檔處理部分，應(yīng)堅(jiān)持隨辦隨歸的原則，在系統(tǒng)中文書人員可以強(qiáng)制性對(duì)網(wǎng)上傳閱文件進(jìn)行歸檔，并設(shè)置一年自動(dòng)歸檔功能，對(duì)文件按保存期限和業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類。正式的紙質(zhì)文件定稿要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向文書部門進(jìn)行移交，便于對(duì)電子文件進(jìn)行核對(duì)，防止電子文件錯(cuò)亂或被人為刪改現(xiàn)象。

2.4 加強(qiáng)電子文件的信息安全和保密管理

一是做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作，專兼職檔案管理人員要了解文件信息重新組合的來龍去脈，掌握電子檔案信息收集、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)用性。二是采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施，須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施，技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章等，對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問和隨意刪改都具有很好的效果。三是積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑。在軟件管理上，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限；在硬件管理上，進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防高溫、防濕、防酸、防蟲害、防磁等設(shè)施的完善和維護(hù)，及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。