高校檔案管理信息化創(chuàng)新探討

趙夢琪

（廣西警察學(xué)院檔案館，廣西 南寧 530000）

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技水平日益提高，檔案管理的效果與單位工作效率有著緊密而直接的聯(lián)系，對單位的發(fā)展也意義深遠(yuǎn)，這就對檔案管理工作的要求更加嚴(yán)格。高校也不例外。但是，高校檔案管理本身是一件繁瑣而無趣的細(xì)節(jié)性工作，怎樣更加有效地進(jìn)行高校檔案管理常常是困擾檔案工作人員的難題。在這種趨勢下，檔案管理工作的規(guī)范化、程序化、精細(xì)化成為提高單位管理水平和管理效果的重中之重。我國科技信息技術(shù)快速發(fā)展，相關(guān)檔案的高層管理人員逐漸意識到這將是提高檔案管理工作水平和管理效果的重要契機(jī)。如今，在檔案管理信息化的潮流下對于高校檔案管理的安全指數(shù)的檢測并沒有明確的指標(biāo)。隨著檔案管理的程序化，高校的檔案管理是否足夠安全，檔案管理的有關(guān)數(shù)據(jù)信息是否精確，成為如今高校檔案管理工作的重點(diǎn)，保證高校檔案管理安全是高校檔案工作人員的首要任務(wù)。但是，相比于世界上其他發(fā)達(dá)國家，在高校檔案管理工作的制度保障上，我國的有關(guān)經(jīng)驗(yàn)非常缺乏。同時，其他行業(yè)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)由于領(lǐng)域差別以及工作特征的不同并不適于被高校檔案管理工作所借鑒。所以，這就造成了目前盡管我國科技信息水平不斷提高，高校檔案安全管理體制機(jī)制卻存在嚴(yán)重不足的問題。為了更加切實(shí)有效地處理好這些問題，我們應(yīng)當(dāng)更加注重吸收和借鑒世界各國、各地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)信息安全保障體制機(jī)制的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，同時，結(jié)合我國的實(shí)際情況，更好地利用科學(xué)信息技術(shù)處理好高校檔案管理工作。

1 信息化條件下高校檔案管理概述

隨著我國科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷創(chuàng)新，檔案管理部門也更加重視檔案數(shù)據(jù)信息管理的規(guī)范、精準(zhǔn)、高效，而檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理也成為高校檔案管理工作的重要內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)管理信息化、規(guī)范化對于整體管理水平的提高有著不可忽視的作用，并且也將使得高校檔案管理體系更加完善，提高單位的整體管理水平和管理效率。這種管理工作規(guī)范化、信息化也是目前我國整體檔案管理的一大趨勢，同時，也可以更為高效地檢查和調(diào)取檔案信息，提高單位的工作效率。

2 信息化條件下高校檔案管理工作中的問題

第一，高校檔案管理工作人員的工作能力不足。如今，我國多數(shù)高校的檔案管理人員大都是缺少工作培訓(xùn)的。有些高校檔案管理人員甚至于工作前從未接觸過相關(guān)管理工作。這些工作人員在信息化的背景下，將更難適應(yīng)高校檔案管理工作的要求。并且，不排除一些高校檔案管理人員是身兼數(shù)職的。這樣的情況下，檔案管理人員本身就缺乏檔案管理工作能力，加之其不能完全投身于檔案管理中，那么必然導(dǎo)致在高校檔案管理工作中出現(xiàn)質(zhì)量問題。

第二，高校對檔案工作缺乏重視。一些高校在基礎(chǔ)建設(shè)、經(jīng)費(fèi)投入以及人員配備上對檔案工作不夠重視，認(rèn)為高校的檔案工作就是收檔和查閱，工作沒有什么含金量，這就導(dǎo)致高校的檔案管理缺乏物資和精神方面的支持，甚至有些高校沒有設(shè)置專門獨(dú)立的檔案館，這就使得高校檔案的服務(wù)功能沒有得到最大的發(fā)揮，檔案使用率和利用率不高，高校檔案資源的開發(fā)更是無從談起。

第三，高校檔案工作缺乏規(guī)范和精準(zhǔn)。規(guī)范化和精確化是高校檔案管理水平重要指標(biāo)，伴隨著科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷創(chuàng)新，高校檔案管理的首要要求就是規(guī)范和精準(zhǔn)，規(guī)范要求標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一。數(shù)據(jù)庫中的信息必須給予其統(tǒng)一標(biāo)注，防止有關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。假如高校檔案管理中工作出現(xiàn)較大區(qū)別，缺乏統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)，則會直接影響到后續(xù)檔案的查閱使用，給檔案的利用帶來不便。

第四，高校檔案管理制度的不完善。高校的檔案管理人員缺乏對該工作的重視，對檔案管理工作的要求只存在模糊的感性認(rèn)識，能在實(shí)踐中做到規(guī)范化管理的非常少。加之高校在檔案方面的投入和重視不夠，導(dǎo)致高校的檔案管理體制機(jī)制不夠健全。

3 信息化條件下高校檔案管理工作的創(chuàng)新

隨著科學(xué)信息技術(shù)較為快速的發(fā)展和不斷創(chuàng)新，高校正在進(jìn)行檔案管理工作的變革，高校應(yīng)從數(shù)據(jù)檔案本身存在的缺點(diǎn)和不足出發(fā)，進(jìn)行有關(guān)的數(shù)據(jù)信息管理、調(diào)取、檢驗(yàn)等方面的分析研究，進(jìn)而才能更為有效地實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理工作的改革。這些創(chuàng)新和完善應(yīng)當(dāng)以信息化條件下高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況和基本理念為起點(diǎn)，明確最初的檔案管理改革目標(biāo)，推進(jìn)改革工作的開展。

3.1 提高管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)據(jù)信息復(fù)雜，為了便于調(diào)取查閱，需要電子信息查詢技術(shù)的輔助。為了適應(yīng)高校網(wǎng)絡(luò)信息化的趨勢，建立與之相匹配的整體操作系統(tǒng)，比如檔案的數(shù)據(jù)信息庫，便于檔案管理工作的進(jìn)行。與此同時，必須加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)歸檔分類處理，保證檔案都可以通過電子系統(tǒng)進(jìn)行查詢，加強(qiáng)檔案借閱登記等程序的管理，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。高校是教育和培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才的基地，高校內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)信息直接關(guān)系到學(xué)校的教育事業(yè)發(fā)展，所以，高校必須高度重視檔案管理工作。隨著科學(xué)信息技術(shù)較為快速的發(fā)展和不斷創(chuàng)新，高校的管理標(biāo)準(zhǔn)也隨之不斷提高。在高校的檔案管理工作中，必須堅(jiān)持具體問題具體分析的原則，高校檔案管理工作的開展需要體制機(jī)制改革對其進(jìn)行的引導(dǎo)，以往的管理模式不再適應(yīng)社會和高校的發(fā)展需要，因此，必須將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案管理過程中，促進(jìn)機(jī)制改革創(chuàng)新，推動管理模式優(yōu)化升級，提高高校的教育水平與教育質(zhì)量。

在信息化建設(shè)過程中，必須加強(qiáng)安全意識，完善高校檔案管理責(zé)任制，加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，實(shí)現(xiàn)有權(quán)必有責(zé)。在有關(guān)高校檔案安全管理的法律問題上，國家教育部做出了有關(guān)高校檔案管理方法的指示。然而，每個高校的實(shí)際情況不同，檔案管理工作存在差異，并且全國各地的執(zhí)行方式和程序存在區(qū)別，所以還需要細(xì)化相關(guān)法律法規(guī)的制定內(nèi)容，因地制宜。以法律的形式指導(dǎo)、制約高校檔案管理工作，將有利于信息化趨勢下高校檔案的有效管理。

3.2 高校內(nèi)部監(jiān)督制度的建立

在信息化條件下，高校檔案管理工作存在許多問題，高校的監(jiān)督流于形式，通常是其他部門組織的常規(guī)檢查。這種監(jiān)督方式無法對檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，使得有關(guān)的監(jiān)督和管理活動流于形式。因此，高校應(yīng)該加強(qiáng)對信息化條件下檔案管理工作的監(jiān)督，對檔案管理工作進(jìn)行明確劃分，職責(zé)落實(shí)到個人，明確每個檔案管理人員的責(zé)任，使檔案能在有效的監(jiān)管下被有效管理和歸類。另外，高校檔案管理的監(jiān)督必須提前進(jìn)行計(jì)劃，防止工作中出現(xiàn)推諉的現(xiàn)象，減少工作中出現(xiàn)的漏洞，加強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)安全保障管理制度的完善，提高檔案管理工作的水平。

3.3 提高高校檔案管理人員工作能力

在信息化條件下，高校檔案管理中的問題，從某種程度上也源于信息化條件下高校內(nèi)部檔案管理工作人員工作能力不足，自身素質(zhì)不高。以往，高校的檔案數(shù)據(jù)管理工作并未得到充分的關(guān)注和保障，高校檔案的管理人員工作素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)也未明確。隨著高校檔案數(shù)據(jù)越來越多，以及科學(xué)信息技術(shù)較為快速的發(fā)展和不斷創(chuàng)新，現(xiàn)有高校檔案管理工作人員工作水平和管理能力便難以適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作。所以，優(yōu)化高校檔案管理人員的培訓(xùn)和考核制度十分重要，必須予以足夠的重視。第一，要轉(zhuǎn)變高校檔案管理人員的思想理念。盡量將檔案予以開放，提高管理水平和質(zhì)量，優(yōu)化管理工作流程，強(qiáng)化工作人員的檔案管理安全意識，形成良好的工作環(huán)境。第二，以培訓(xùn)的方式，強(qiáng)化高校檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)操作水平，增強(qiáng)工作人員對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識的了解，提高工作能力。第三，增加實(shí)踐機(jī)會，幫助高校檔案管理人員進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的有效分類。加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的研究，找出工作中存在的不足之處，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，改善高校的創(chuàng)新和發(fā)展環(huán)境，促進(jìn)高校檔案數(shù)據(jù)管理工作的開展和創(chuàng)新。高校檔案管理人員還應(yīng)注重工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化對高校檔案數(shù)據(jù)安全管理的宣傳，提高高校檔案管理水平。

3.4 重視計(jì)算機(jī)技術(shù)加密處理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)早已運(yùn)用到檔案管理工作之中，在給人們帶來方便、快捷諸多好處的同時，也出現(xiàn)了一些和網(wǎng)絡(luò)有關(guān)的安全問題。在此情況之下，加密處理便成了目前防范信息泄露的有效辦法，而怎樣更好地使用加密手段及技術(shù)就成了專業(yè)人員急需考慮好的問題。就傳統(tǒng)的加密信息技術(shù)來講，在使用過程中會產(chǎn)生一定的應(yīng)用問題，比如在處理數(shù)據(jù)之前，必須對有關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)行解碼，這樣才能進(jìn)行加密信息的處理，但這樣做就給黑客攻擊以及病毒闖入創(chuàng)造了機(jī)會。面對這種現(xiàn)狀，要求相關(guān)人員更好地去進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全的管理工作，例如按照網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定使用網(wǎng)絡(luò)，逐步完善本單位的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。同時加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)。

3.5 樹立高校檔案管理新理念

信息技術(shù)的快速發(fā)展加快了高校檔案管理工作的前進(jìn)步伐，給檔案管理以數(shù)字信息技術(shù)幫助，破除陳規(guī)，共同進(jìn)步，最首要的是樹立管理新觀念，提升數(shù)字化檔案管理水平，使管理質(zhì)量不斷提高。管理者要認(rèn)識到檔案管理對高校發(fā)展的重要性及迫切性，自覺去查找工作中存在的突出問題，全面、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整體任務(wù)。高校要對檔案管理人員進(jìn)行多方面培訓(xùn)，必要時可以請專家來?，F(xiàn)場教學(xué)，不僅要傳授業(yè)務(wù)方面的知識和工作技能，強(qiáng)化高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，更要幫助其看清當(dāng)前形勢，從內(nèi)心深處真正意識到觀念轉(zhuǎn)變的重要性，產(chǎn)生認(rèn)同感、壓迫感，從而將全部精力投入到信息化建設(shè)上。并在此基礎(chǔ)上增強(qiáng)工作責(zé)任心，鼓勵其在本職崗位上勤勤懇懇，踏踏實(shí)實(shí)，把高校檔案管理做得更加出色。

3.6 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)高校辦學(xué)及未來發(fā)展需要，抓住數(shù)據(jù)資源庫特點(diǎn)，增大增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的力度。從收檔工作開始，就要對各收錄對象按類別給予科學(xué)、規(guī)范的裝訂、入柜。與此同時，特別要加強(qiáng)特藏柜、監(jiān)視器等高科技設(shè)備以及自動消防設(shè)施的配置，設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)，給檔案庫房建設(shè)提供最基礎(chǔ)的保障和最大的支持，使其最大程度地滿足規(guī)范化檔案管理工作的要求。明確檔案管理工作的基本原則，適應(yīng)高校檔案管理發(fā)展潮流，加大相關(guān)管理設(shè)施的資金投入，為檔案管理工作發(fā)展提供資金支持，確保高校檔案服務(wù)工作能夠高質(zhì)量完成 。在信息化背景之下，高校檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)重點(diǎn)也應(yīng)當(dāng)集中在信息化設(shè)備的建設(shè)方面，結(jié)合現(xiàn)階段高校檔案管理信息化發(fā)展趨勢的基本要求，高校一方面要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，將檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)絡(luò)相互連接，為學(xué)生、教師提供便捷的檔案資料查詢服務(wù)，另一方面則需要重視基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，包括計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、安全系統(tǒng)等，保證硬件設(shè)備的充足性與先進(jìn)性，為進(jìn)一步加快信息化建設(shè)速度奠定良好的基礎(chǔ)條件。

3.7 運(yùn)用數(shù)字檔案技術(shù)

高校檔案管理是個系統(tǒng)化的工程，實(shí)際開展起來遠(yuǎn)沒有想象的那樣簡單，常常受到資金、人力等主客觀因素的制約，造成管理水平低下、功能效果差等不良情況發(fā)生，影響高校檔案管理質(zhì)量的迅速提高。高校檔案管理主要有收集、儲存和調(diào)取等幾個內(nèi)容。傳統(tǒng)的管理方法中對資料的收集整理要依靠大量的人力，這就不可避免地帶來一些這樣或那樣的人為錯誤因素，造成工作不順利，質(zhì)量不高，使用率低下，服務(wù)性不強(qiáng)的后果。而先進(jìn)信息技術(shù)的進(jìn)入，將極大地改善以往管理工作上的缺點(diǎn)，尤其是管理人員工作和管理效果方面的優(yōu)點(diǎn)，更是以往管理方式根本無法做到的，這在如下方面能夠很好地體現(xiàn)出來：一是引進(jìn)信息化技術(shù)加大檔案館管理水平。檔案管理人員一定要及時把高校發(fā)展產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)科學(xué)、系統(tǒng)地整理，調(diào)動主觀能動性，積極歡迎對此感興趣或擅長此項(xiàng)工作的師生和部門積極參與。認(rèn)真嚴(yán)格地審查所有資料，只有審查合格的資料才能進(jìn)行歸檔。信息化技術(shù)的使用，減少了工作時間，使得檔案資料的科學(xué)性和成效性大幅度提升。特別是師生和一些部門的積極參與，對彌補(bǔ)工作不足，促進(jìn)高校檔案管理未來發(fā)展方向的制定提供了有效地幫助。二是借助數(shù)字化技術(shù)管理，方便了本校畢業(yè)生資料的存儲和調(diào)出，減少了檔案資料丟失等嚴(yán)重情況的發(fā)生。高校檔案管理人員使用電子信息技術(shù)，在畢業(yè)生的一些證件上，通過二維碼的形式獲悉該生的檔案材料，這樣不但信息的精準(zhǔn)性更高，而且更方便快捷。要想保證資料信息的完整性及安全性，一定要加強(qiáng)對信息入口密碼的設(shè)置，盡量要求字碼科學(xué)化、系統(tǒng)化。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境極其開放的大背景下，為了防止病毒和黑客進(jìn)入，還要加強(qiáng)防火墻等安全技術(shù)的高效利用。在優(yōu)化高校檔案信息化管理體制機(jī)制時，必須建立統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)信息庫，便于數(shù)據(jù)信息的檢索和使用。

4 結(jié)語

高校檔案管理的信息化建設(shè)，一定程度達(dá)到了高校檔案管理發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)了高校檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。因此新形勢下的高校檔案管理工作對管理人員的工作素養(yǎng)及檔案館的管理方式等方面提出了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。為此，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，大力加強(qiáng)高校檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，是高校檔案管理創(chuàng)新最明了的奮斗目標(biāo)。同時處理好管理人員專業(yè)素養(yǎng)和管理模式落后等問題，更是為高校檔案管理工作向現(xiàn)代化、信息化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。