高校檔案管理信息化創新探討

趙夢琪

（廣西警察學院檔案館，廣西 南寧 530000）

我國經濟發展和科技水平日益提高，檔案管理的效果與單位工作效率有著緊密而直接的聯系，對單位的發展也意義深遠，這就對檔案管理工作的要求更加嚴格。高校也不例外。但是，高校檔案管理本身是一件繁瑣而無趣的細節性工作，怎樣更加有效地進行高校檔案管理常常是困擾檔案工作人員的難題。在這種趨勢下，檔案管理工作的規范化、程序化、精細化成為提高單位管理水平和管理效果的重中之重。我國科技信息技術快速發展，相關檔案的高層管理人員逐漸意識到這將是提高檔案管理工作水平和管理效果的重要契機。如今，在檔案管理信息化的潮流下對于高校檔案管理的安全指數的檢測并沒有明確的指標。隨著檔案管理的程序化，高校的檔案管理是否足夠安全，檔案管理的有關數據信息是否精確，成為如今高校檔案管理工作的重點，保證高校檔案管理安全是高校檔案工作人員的首要任務。但是，相比于世界上其他發達國家，在高校檔案管理工作的制度保障上，我國的有關經驗非常缺乏。同時，其他行業的相關經驗由于領域差別以及工作特征的不同并不適于被高校檔案管理工作所借鑒。所以，這就造成了目前盡管我國科技信息水平不斷提高，高校檔案安全管理體制機制卻存在嚴重不足的問題。為了更加切實有效地處理好這些問題，我們應當更加注重吸收和借鑒世界各國、各地區的檔案數據信息安全保障體制機制的相關經驗，同時，結合我國的實際情況，更好地利用科學信息技術處理好高校檔案管理工作。

1 信息化條件下高校檔案管理概述

隨著我國科學信息技術的快速發展和不斷創新，檔案管理部門也更加重視檔案數據信息管理的規范、精準、高效，而檔案的規范化、精細化管理也成為高校檔案管理工作的重要內容。檔案數據管理信息化、規范化對于整體管理水平的提高有著不可忽視的作用，并且也將使得高校檔案管理體系更加完善，提高單位的整體管理水平和管理效率。這種管理工作規范化、信息化也是目前我國整體檔案管理的一大趨勢，同時，也可以更為高效地檢查和調取檔案信息，提高單位的工作效率。

2 信息化條件下高校檔案管理工作中的問題

第一，高校檔案管理工作人員的工作能力不足。如今，我國多數高校的檔案管理人員大都是缺少工作培訓的。有些高校檔案管理人員甚至于工作前從未接觸過相關管理工作。這些工作人員在信息化的背景下，將更難適應高校檔案管理工作的要求。并且，不排除一些高校檔案管理人員是身兼數職的。這樣的情況下，檔案管理人員本身就缺乏檔案管理工作能力，加之其不能完全投身于檔案管理中，那么必然導致在高校檔案管理工作中出現質量問題。

第二，高校對檔案工作缺乏重視。一些高校在基礎建設、經費投入以及人員配備上對檔案工作不夠重視，認為高校的檔案工作就是收檔和查閱，工作沒有什么含金量，這就導致高校的檔案管理缺乏物資和精神方面的支持，甚至有些高校沒有設置專門獨立的檔案館，這就使得高校檔案的服務功能沒有得到最大的發揮，檔案使用率和利用率不高，高校檔案資源的開發更是無從談起。

第三，高校檔案工作缺乏規范和精準。規范化和精確化是高校檔案管理水平重要指標，伴隨著科學信息技術的快速發展和不斷創新，高校檔案管理的首要要求就是規范和精準，規范要求標準、統一。數據庫中的信息必須給予其統一標注，防止有關數據出現錯誤。假如高校檔案管理中工作出現較大區別，缺乏統一和標準，則會直接影響到后續檔案的查閱使用，給檔案的利用帶來不便。

第四，高校檔案管理制度的不完善。高校的檔案管理人員缺乏對該工作的重視，對檔案管理工作的要求只存在模糊的感性認識，能在實踐中做到規范化管理的非常少。加之高校在檔案方面的投入和重視不夠，導致高校的檔案管理體制機制不夠健全。

3 信息化條件下高校檔案管理工作的創新

隨著科學信息技術較為快速的發展和不斷創新，高校正在進行檔案管理工作的變革，高校應從數據檔案本身存在的缺點和不足出發，進行有關的數據信息管理、調取、檢驗等方面的分析研究，進而才能更為有效地實現信息化條件下檔案管理工作的改革。這些創新和完善應當以信息化條件下高校檔案管理的現實狀況和基本理念為起點，明確最初的檔案管理改革目標，推進改革工作的開展。

3.1 提高管理標準

檔案數據信息復雜，為了便于調取查閱，需要電子信息查詢技術的輔助。為了適應高校網絡信息化的趨勢，建立與之相匹配的整體操作系統，比如檔案的數據信息庫，便于檔案管理工作的進行。與此同時，必須加強檔案數據歸檔分類處理，保證檔案都可以通過電子系統進行查詢，加強檔案借閱登記等程序的管理，提高檔案管理工作的質量和水平。高校是教育和培養高素質專業人才的基地，高校內的檔案數據信息直接關系到學校的教育事業發展，所以，高校必須高度重視檔案管理工作。隨著科學信息技術較為快速的發展和不斷創新，高校的管理標準也隨之不斷提高。在高校的檔案管理工作中，必須堅持具體問題具體分析的原則，高校檔案管理工作的開展需要體制機制改革對其進行的引導，以往的管理模式不再適應社會和高校的發展需要，因此，必須將現代信息技術融入檔案管理過程中，促進機制改革創新，推動管理模式優化升級，提高高校的教育水平與教育質量。

在信息化建設過程中，必須加強安全意識，完善高校檔案管理責任制，加強管理人員的責任感，實現有權必有責。在有關高校檔案安全管理的法律問題上，國家教育部做出了有關高校檔案管理方法的指示。然而，每個高校的實際情況不同，檔案管理工作存在差異，并且全國各地的執行方式和程序存在區別，所以還需要細化相關法律法規的制定內容，因地制宜。以法律的形式指導、制約高校檔案管理工作，將有利于信息化趨勢下高校檔案的有效管理。

3.2 高校內部監督制度的建立

在信息化條件下，高校檔案管理工作存在許多問題，高校的監督流于形式，通常是其他部門組織的常規檢查。這種監督方式無法對檔案管理工作進行有效的監督，使得有關的監督和管理活動流于形式。因此，高校應該加強對信息化條件下檔案管理工作的監督，對檔案管理工作進行明確劃分，職責落實到個人，明確每個檔案管理人員的責任，使檔案能在有效的監管下被有效管理和歸類。另外，高校檔案管理的監督必須提前進行計劃，防止工作中出現推諉的現象，減少工作中出現的漏洞，加強高校檔案數據安全保障管理制度的完善，提高檔案管理工作的水平。

3.3 提高高校檔案管理人員工作能力

在信息化條件下，高校檔案管理中的問題，從某種程度上也源于信息化條件下高校內部檔案管理工作人員工作能力不足，自身素質不高。以往，高校的檔案數據管理工作并未得到充分的關注和保障，高校檔案的管理人員工作素質的標準也未明確。隨著高校檔案數據越來越多，以及科學信息技術較為快速的發展和不斷創新，現有高校檔案管理工作人員工作水平和管理能力便難以適應新形勢下的檔案管理工作。所以，優化高校檔案管理人員的培訓和考核制度十分重要，必須予以足夠的重視。第一，要轉變高校檔案管理人員的思想理念。盡量將檔案予以開放，提高管理水平和質量，優化管理工作流程，強化工作人員的檔案管理安全意識，形成良好的工作環境。第二，以培訓的方式，強化高校檔案管理人員的網絡操作水平，增強工作人員對網絡信息技術知識的了解，提高工作能力。第三，增加實踐機會，幫助高校檔案管理人員進行檔案數據的有效分類。加強對檔案數據的研究，找出工作中存在的不足之處，采取相應的改進措施，提高檔案數據的價值，改善高校的創新和發展環境，促進高校檔案數據管理工作的開展和創新。高校檔案管理人員還應注重工作人員的隊伍建設，強化對高校檔案數據安全管理的宣傳，提高高校檔案管理水平。

3.4 重視計算機技術加密處理

隨著網絡技術的不斷發展，電子信息技術早已運用到檔案管理工作之中，在給人們帶來方便、快捷諸多好處的同時，也出現了一些和網絡有關的安全問題。在此情況之下，加密處理便成了目前防范信息泄露的有效辦法，而怎樣更好地使用加密手段及技術就成了專業人員急需考慮好的問題。就傳統的加密信息技術來講，在使用過程中會產生一定的應用問題，比如在處理數據之前，必須對有關數據實行解碼，這樣才能進行加密信息的處理，但這樣做就給黑客攻擊以及病毒闖入創造了機會。面對這種現狀，要求相關人員更好地去進行網絡安全的管理工作，例如按照網絡安全規定使用網絡，逐步完善本單位的網絡安全管理制度。同時加強對檔案管理人員的安全培訓。

3.5 樹立高校檔案管理新理念

信息技術的快速發展加快了高校檔案管理工作的前進步伐，給檔案管理以數字信息技術幫助，破除陳規，共同進步，最首要的是樹立管理新觀念，提升數字化檔案管理水平，使管理質量不斷提高。管理者要認識到檔案管理對高校發展的重要性及迫切性，自覺去查找工作中存在的突出問題，全面、系統地完成數據整體任務。高校要對檔案管理人員進行多方面培訓，必要時可以請專家來校現場教學，不僅要傳授業務方面的知識和工作技能，強化高校檔案管理人員的業務能力，更要幫助其看清當前形勢，從內心深處真正意識到觀念轉變的重要性，產生認同感、壓迫感，從而將全部精力投入到信息化建設上。并在此基礎上增強工作責任心，鼓勵其在本職崗位上勤勤懇懇，踏踏實實，把高校檔案管理做得更加出色。

3.6 加強基礎設施建設

應高校辦學及未來發展需要，抓住數據資源庫特點，增大增強檔案管理基礎建設的力度。從收檔工作開始，就要對各收錄對象按類別給予科學、規范的裝訂、入柜。與此同時，特別要加強特藏柜、監視器等高科技設備以及自動消防設施的配置，設置報警系統，給檔案庫房建設提供最基礎的保障和最大的支持，使其最大程度地滿足規范化檔案管理工作的要求。明確檔案管理工作的基本原則，適應高校檔案管理發展潮流，加大相關管理設施的資金投入，為檔案管理工作發展提供資金支持，確保高校檔案服務工作能夠高質量完成 。在信息化背景之下，高校檔案管理工作的基礎設施建設重點也應當集中在信息化設備的建設方面，結合現階段高校檔案管理信息化發展趨勢的基本要求，高校一方面要加強網絡系統的構建，將檔案管理系統與校園網絡相互連接，為學生、教師提供便捷的檔案資料查詢服務，另一方面則需要重視基礎設備建設，包括計算機、數據庫、安全系統等，保證硬件設備的充足性與先進性，為進一步加快信息化建設速度奠定良好的基礎條件。

3.7 運用數字檔案技術

高校檔案管理是個系統化的工程，實際開展起來遠沒有想象的那樣簡單，常常受到資金、人力等主客觀因素的制約，造成管理水平低下、功能效果差等不良情況發生，影響高校檔案管理質量的迅速提高。高校檔案管理主要有收集、儲存和調取等幾個內容。傳統的管理方法中對資料的收集整理要依靠大量的人力，這就不可避免地帶來一些這樣或那樣的人為錯誤因素，造成工作不順利，質量不高，使用率低下，服務性不強的后果。而先進信息技術的進入，將極大地改善以往管理工作上的缺點，尤其是管理人員工作和管理效果方面的優點，更是以往管理方式根本無法做到的，這在如下方面能夠很好地體現出來：一是引進信息化技術加大檔案館管理水平。檔案管理人員一定要及時把高校發展產生的電子數據科學、系統地整理，調動主觀能動性，積極歡迎對此感興趣或擅長此項工作的師生和部門積極參與。認真嚴格地審查所有資料，只有審查合格的資料才能進行歸檔。信息化技術的使用，減少了工作時間，使得檔案資料的科學性和成效性大幅度提升。特別是師生和一些部門的積極參與，對彌補工作不足，促進高校檔案管理未來發展方向的制定提供了有效地幫助。二是借助數字化技術管理，方便了本校畢業生資料的存儲和調出，減少了檔案資料丟失等嚴重情況的發生。高校檔案管理人員使用電子信息技術，在畢業生的一些證件上，通過二維碼的形式獲悉該生的檔案材料，這樣不但信息的精準性更高，而且更方便快捷。要想保證資料信息的完整性及安全性，一定要加強對信息入口密碼的設置，盡量要求字碼科學化、系統化。特別是在網絡環境極其開放的大背景下，為了防止病毒和黑客進入，還要加強防火墻等安全技術的高效利用。在優化高校檔案信息化管理體制機制時，必須建立統一的電子數據信息庫，便于數據信息的檢索和使用。

4 結語

高校檔案管理的信息化建設，一定程度達到了高校檔案管理發展的標準，加強了高校檔案管理的系統性和規范性。因此新形勢下的高校檔案管理工作對管理人員的工作素養及檔案館的管理方式等方面提出了更加嚴格的標準。為此，順應時代發展潮流，大力加強高校檔案管理系統信息化建設，是高校檔案管理創新最明了的奮斗目標。同時處理好管理人員專業素養和管理模式落后等問題，更是為高校檔案管理工作向現代化、信息化發展奠定了堅實的基礎。