基于大數據的高校人事檔案信息化管理研究

茍麗華

（新疆輕工職業技術學院，新疆 烏魯木齊 830021）

一直以來人事檔案都是我國人事管理制度中尤為重要的組成部分，因為在人事檔案中詳細地記錄著每一位人員的基本情況、學習經歷、獎懲情況、個人能力以及任職情況等詳細信息，能夠起到非常重要的憑證和參考作用。而對于高校而言，因為學校內部的人員結構較為復雜，學科的種類也十分豐富，所以在展開人事檔案管理的過程中需要有專業的人員來對所有的檔案信息進行整理與歸檔，加上該工作不僅工作量非常大，工作內容也復雜繁瑣，所以在高校人事檔案管理當中構建信息化管理體系是非常必要的，對于高校的檔案管理工作的開展也有著非常重要的現實意義。

1 大數據環境下高校人事檔案信息化管理的必要性

1.1 能夠加強檔案信息檢索的有效性和準確性

目前，大數據技術已經在高校人事檔案中得到了廣泛地應用，在高校內構建了完善的人事檔案管理體系，能夠在很大程度上為高校的檔案管理工作提供新的發展機遇。隨著高校人事制度的改革與優化，導致人員的檔案信息數量十分龐大。由于人事檔案屬于個人學習和就業的重要依據，對于每一個人而言都是極為重要的。但是因紙質的檔案資料不僅需要耗費大量的人力、物力和時間，還存在工作效率低的現象，而這樣的檔案管理工作根本無法滿足高校人事改革的發展需求，所以基于大數據之下應該充分地借助大數據技術來構建信息化的檔案管理系統，在提取完整個人信息的同時促進人事檔案管理工作的順利開展，既能夠更加全面地了解所有人的實際情況，還能夠提高高校的人事檔案管理水平[1]。

1.2 幫助高校向社會輸入更多的優秀人才

在高校人事改革的過程中應該構建科學合理的機制為基礎，并為國家社會挖掘和培養更多優秀的人才，最大限度地強化高校的信息化水平，促進高校人事檔案信息化管理人員的綜合素質與能力。一般來說對于高校人事檔案信息化管理工作的開展而言，大數據技術能夠更好地對數據進行收集、整合與存檔，能夠最大限度地滿足高校對于人事檔案信息化管理的要求，從而為社會提供大量的優秀人才。

2 基于大數據的高校人事檔案信息化管理具體應用

2.1 大數據技術在高校人事檔案信息化管理的應用

2.1.1 信息采集

其實一直以來高校的人事檔案都是以紙質的方式進行保存和管理的，導致在實際應用過程中非常不便。而大數據及時的應用則能夠在很大程度上提供高效人事檔案的采集效率和準確性，還能夠在第一時間在計算機系統中進行準確的標注，為后續的檔案管理與應用打下了堅實的基礎。

2.1.2 信息管理

就目前來說，高校的人事檔案管理工作效率非常低，主要原因就是紙質的檔案管理因數據量較大，無論是整理存檔還是查詢應用都非常困難，并且錯誤率相對較高。由于高校的人事檔案信息具備一定的復雜性，并且利用率相對較低，會在很大程度上對檔案信息的利用率造成極大影響[2]。所以大數據技術的應用不僅能夠有效地改善這一問題，還能夠將其所具備的動態性、集合性等特點充分地發揮出來，有效地明確了高校人事檔案管理的工作方向。基于計算機與云儲存等信息技術的基礎上，不僅實現了人事檔案的信息化管理，也提升了檔案信息的全面性與清晰性。

2.2 高校人事檔案信息化管理中大數據技術的應用

2.2.1 改變傳統觀念，構建大數據平臺

在高校檔案管理過程中其目標相對較小，但內容全面，是高校管理現代化發展的典型代表。一方面，高校人事檔案管理者必須具備一定的責任感，能夠辨別檔案資料的真實性與完整性，必須要確保所有的資料都經過核實后才能夠與相關職能部門構建數據庫，將所有的檔案信息全部錄入到數據庫當中，例如：職位、姓名、年齡、民族等基礎信息，并進一步根據人事檔案的分類標準進行編目分類存放，保證信息的查詢效率。另一方面，作為人事檔案管理人員必須要具備專業的技能與素質，保證檔案管理的效率與質量，這也是檔案信息化管理中尤為重要的一點[3]。因此高校檔案管理部門在安排相關管理人員時，需要對其學歷、年齡以及專業水平等內容進行了解與考核，確保其能夠勝任這一工作，同時也要在管理期間定期對其展開專業培訓，提高其檔案管理水平。

2.2.2 貫徹落實人事檔案數據化，形成大數據理念

實際上大數據技術就是海量數據的集合，并且具備數據量大、傳播速度快以及數據種類多等特征。基于社會發展的視角而言，大數據技術的能夠促進人類的思維的創新與發展，讓人們能夠更深層次地認識并了解新世界，逐漸從原本的固態思維轉變為容錯思維與總體思維。而大數據技術的出現和應用不僅促使獨立的數據庫之間建立良好的聯系，還在其形成連接的過程中產生更多的信息數據。

2.2.3 加強人事檔案的安全性，規避大數據

首先，高校人事檔案管理人員應該充分地了解和掌握人事檔案大數據分析的所潛在的風險并展開有針對的防范。切勿在尚未了解情況的前提下盲目地應用大數據技術，否則大數據作用不僅得不到發揮，還會導致對數據資料的核心掌控出現偏差。另外，檔案管理人員不應該較為盲目地去信任大數據技術，而直接忽視了技術本身所存在的問題，而是應該全面、徹底地去了解和認識大數據技術，并能夠在人事檔案管理中進行妥善的應用[4]。在實際管理的過程中應該緊緊圍繞著人事檔案信息化目標進行工作，并形成完善的風險預警機制。將高校人事檔案數字資源風險所帶來的風險進行全面消除，從而實現提高人事檔案管理的效率。

其次，防止人事檔案管理數據資源流失與泄露風險。因為在展開信息數據采集的過程中并無法提前預知到檔案信息的使用環境，所以在完成數據化目標后為了能夠確保數據使用的安全性與合理性，高校人事檔案管理部門應該對此工作提起高度重視，在信息資源開發和利用的過程中進行妥善處理，為高校后續的人事檔案管理奠定良好的基礎。

3 結論

總而言之，大數據技術在高校人事檔案信息化管理中的應用不僅是適應時代發展的重要手段，更是提高檔案管理質量與效率的重要舉措。所以高校方面應該科學合理地認識和使用大數據技術，促進高校人事檔案信息化管理工作能夠變得更加靈活有效，將大數據所具備的全部優勢與作用充分地在高校教育中展現出來，推動高校人事檔案管理工作的穩健有序開展。