對基于信息化的工程建筑檔案管理建設方法的研究

張 焱

（中國建筑標準設計研究院有限公司，北京 100048）

在新時代背景影響下，通過加強信息化檔案管理在工程建筑施工過程中的應用，有利于全面增強檔案管理的質量和水平，同時，這也降低了檔案管理的繁瑣性。除此之外，采用現代信息化檔案管理手段，也是順應了我國信息技術發展的潮流，最終有助于全面增強工程建筑檔案管理質量和水平，實現預期的信息化檔案管理目標。

1 當前信息化工程建筑檔案管理中存在的具體問題

1.1 工程建筑檔案管理人員開展檔案管理工作過分依賴信息系統軟件

現代化背景下，由于我國現代科技迅速發展，并且在辦公領域中體現出了其價值，獲得了管理和工作人員的青睞，并且將信息化檔案管理引入到了具體的工作中。同時，大部分工程建筑企業在開展具體的檔案管理工作時，往往會采用計算機系統開展具體的工作，雖然這種現代化檔案工作方式可以為工程建筑檔案管理人員減輕工作量，也能為工作人員提供管理的方便，但是，一些檔案管理人員會對系統軟件產生依賴心理，一旦離開工程建筑檔案管理系統，就無法開展后續的工作。同時，通過詳細觀察具體的工程建筑檔案管理工作可以發現，如果存在操作不妥當或者是停電的現象，一些檔案管理軟件或者系統將無法正常運行，已經錄入的信息也很難獲得保存，這種情況下，直接制約著工程檔案管理工作效率的提高和有效進行。

1.2 工程建筑檔案管理信息化工作體系不完備

在我國部分工程建筑企業中，有些工程建筑企業配備的檔案管理工作人員不豐富，同時也沒有特別關注相檔案管理工作的開展，這種情況下，很難做好工程建筑檔案管理的分配工作，這樣則容易給工作人員帶來較大的工作壓力，具體的工程建筑檔案管理工作效率也很難獲得提升，目前，雖然在工程建筑行業中建立了現代信息化檔案管理系統，但是有些建筑工程檔案管理人員只是對電子檔案進行簡單的加密和保存處理，這樣檔案信息容易流失。再者，還有一部分工程建筑檔案管理人員并沒有對檔案管理工作形成全面的認識，這就使得相應的工程建筑檔案管理評價體系不完善，最終會降低工程建筑檔案管理的工作效率。

1.3 在信息化背景下，工程建筑檔案管理系統容易缺少準確性的檔案原始數據

當前，在工程建筑企業中，雖然許多工程建筑企業已經采取了現代化模式開展相應的檔案管理工作，但是產生的效果差強人意。這主要是因為有些檔案管理人員在開展具體的檔案管理工作中，還是存在許多工程建筑原始檔案數據需要檔案管理工作人員使用手動的方式進行輸入和記錄，這直接降低了工程建筑檔案管理效率，因此，如果工程建筑檔案管理工作人員在輸入原始檔案數據時存在一些誤差，容易產生較大的錯誤。除此之外，如果相關的工程建筑檔案管理人員事先筆記沒有將數據內容進行備份，這可能會導致工程建筑檔案數據信息丟失，繼而導致工程建筑檔案管理工作中數據信息不全面，這直接影響到工程建筑檔案管理工作的順利有效開展，信息化檔案管理模式也很難發揮其重要作用。

2 信息化的工程建筑檔案管理建設方法和策略

2.1 增強工程建筑檔案管理人員的信息技術管理能力

在我國現代化工程建筑企業發展過程中，工程建筑企業負責人需要加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度，增強他們的工作能力。比如，工程建筑企業可以每周或者每月定期舉行一次信息化檔案管理模式測評，通過采取筆試和實踐操作兩種方式來測試管理人員的信息化檔案管理水平，對于某些工程建筑檔案信息化管理水平降低的管理人員，相關的管理者需要做好他們的管理和培訓工作，讓他們在具體的培訓過程中充分了解信息化工程檔案管理工作的重要性和價值，進而增強工程建筑檔案管理的質量和水平。

2.2 建立科學完備的現代化工程建筑檔案管理制度與工作機制

在新形勢影響下，我們的工作和生活進入了現代化，這就要求著工程建筑工作和管理人員充分采用信息模式開展具體的工程建筑檔案管理工作。所以，針對工程建筑檔案管理工作，相關的檔案管理人員需要根據工程建筑企業內部檔案管理的實際管理情況制定科學完備的檔案管理制度，同時還需要采取先進科學的檔案管理工作機制，那么，在構建現代化數字化工程建筑檔案管理平臺時，檔案管理人員需要根據相關的檔案管理資源進行整合，打造科學、富有濃郁現代化氣息的工程建筑檔案管理制度和平臺，構建嚴密的工程建筑檔案管理體系。再者，工程建筑檔案管理人員需要強化自我管理機制，充分發揮自主檔案管理能力，通過借助信息平臺，掌握相應的信息技術，提高工程建筑檔案管理工作的水平。此外，工程建筑檔案管理工作人員還要做到實事求是，根據工程建筑企業的檔案實際管理情況，借助現代化模式規范工程建筑檔案管理工作，制定統一科學的工作標準，對檔案管理的不同類型、格式等加以規范，這樣可以增強信息化工程建筑檔案管理工作的協調性和高效開展。

2.3 借助大數據信息平臺，構建科學完善的工程建筑企業檔案管理數據庫

為了全面增強工程建筑檔案管理工作的高效性，相關的檔案管理人員需要構建科學完善的檔案管理數據庫，借助數字化檔案管理系統開展具體的工作，保存相應的工程建筑檔案信息，并且還要利用信息技術搜索出具體的內容，這樣可以節省工程建筑檔案管理工作的時間。同時，工程建筑檔案管理人員需要熟練地操作計算機網絡，利用計算機網絡的高效性開展具體的信息整合和數據庫管理工作，為工程建筑檔案管理工作提供保障。在搭建起了工程建筑檔案管理信息平臺后，相關的管理人員也不能松懈，要對后期的維護和運營工作提供保障和技術支持工作，這樣有利于保證工程建筑檔案信息化管理數據的安全和完整，有利于推進工程建筑企業檔案管理工作的順利開展和進行。

3 結束語

綜上所述，工程建筑企業需要詳細分析現代信息化檔案管理工作模式的價值和重要作用，之后將信息化模式引入到現代工程建筑檔案管理工作中。不僅如此，工程建筑企業還需要制定科學合理的信息化檔案管理體系，然后根據該體系的指導，提高檔案管理的質量和效率。