高校人事檔案信息化建設初探

楊清英 黃薪宇

（懷化學院，湖南 懷化 418000）

所謂高校人事檔案即學校開展多項人事工作的一項重要參考依據(jù)，包括工作考核、人才選拔、干部升遷、人事調(diào)動等，直接影響到學校黨政管理、教學科研等一系列工作[1]。在傳統(tǒng)檔案中，主要為紙質(zhì)檔案，管理模式主要為手工，而這明顯難以滿足信息化社會的發(fā)展要求，所以，高校人事檔案需要積極運用信息化手段，開展信息化建設工作。人事檔案信息化，也就是采用現(xiàn)代信息技術開展人事檔案管理活動，對人事檔案信息資源進行收集和整理，確保檔案信息數(shù)字化存儲的順利實現(xiàn)，簡單來說就是把檔案管理模式由圍繞實體檔案而展開轉(zhuǎn)變?yōu)閲@數(shù)字化檔案而展開。促進高校人事檔案信息化建設速度加快，對人事檔案管理事業(yè)的持續(xù)、快速發(fā)展起到積極促進作用。

1 高校人事檔案信息化建設的必要性

1）高校人事檔案信息化建設是知識經(jīng)濟社會發(fā)展的必然要求。近年來，我國高等教育發(fā)展迅猛，高校人事制度也在不斷改革創(chuàng)新。當前，高校教職工數(shù)量越來越多，在此形勢下，高校人事信息日益復雜和多樣，這樣一來便急需創(chuàng)新高校人事檔案管理工作，加強變革，以做到與時俱進。現(xiàn)階段，我國高等教育的發(fā)展質(zhì)量不得只局限于學校的硬件建設、教學科研以及辦學層次等，還需在評價體系中納入進學校的管理水平服務質(zhì)量等內(nèi)容。人事檔案信息化建設可以為學校做決策時提供重要依據(jù)，更好地服務廣大教職工，更加高效地開展學校管理和服務工作。信息化社會的發(fā)展，要求高校人事檔案加大信息化建設力度。

2）傳統(tǒng)的人事檔案管理模式制約了檔案的價值。檔案除了具有保存價值之外，同時還能被有效利用。以往，在開展人事檔案管理工作的過程中，主要運用的是人工處理方式，保存載體為紙質(zhì)。如此管理模式不僅需要耗費較多的人力、物力，且也不便于今后查閱、傳送人事檔案，讓數(shù)據(jù)統(tǒng)計等工作難以開展，進而導致人事檔案使用效率差強人意，無法充分體現(xiàn)檔案價值。開展人事檔案信息化建設，可以使傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷得到有效彌補，有助于檔案自身價值的顯著提升。

3）人事檔案信息化建設是“數(shù)字化校園”的重要組成部分。現(xiàn)階段，諸多高校均開展了數(shù)字化校園建設工程，這除了符合國家相關政策之外，同時也是社會發(fā)展的大勢所趨。目前，諸多高校已將數(shù)字化管理滲透到在教務科研、學生管理以及后勤服務等方面。人事檔案信息化建設可以使工作效率大大提升，對信息資源進行共享，實現(xiàn)校園辦公自動化和無紙化的目標。可以說，在“數(shù)字校園”中，人事檔案信息化建設占據(jù)著極為很重要的位置。

2 高校人事檔案信息化建設

1）建立高校人事檔案信息化管理體制或細則。人事檔案信息化建設工作具有較強的復雜性，為保障其有效落實，就必須借助一個完善的制度[2]。現(xiàn)階段，我國高校并未構(gòu)建完善的人事檔案信息管理機制和制度，如此，在具體實施時，必然不能實現(xiàn)規(guī)范化和科學化的管理。其實，完善的人事檔案信息管理機制和制度直接影響著高校自身的發(fā)展，如果要讓高校人事檔案信息化建設中成為學校黨政管理工作體系的一部分，以充制度上確保此項工作的順利開展。須知，落實是制度的關鍵，而明確責任是落實的重要前提，所以應責任到人，積極健全相關配套措施，比如將一系列配套制度制定出來，包括獎懲細則、人事信息報送制度和修訂等，從而保障信息化建設的順利實施。

2）強化基礎設施建設。進入大數(shù)據(jù)時代，若想加強高校人事檔案信息化建設，則必須在基礎設施建設上做進一步加強。大數(shù)據(jù)對人事檔案管理基礎軟硬件提出了更高的要求，也要求配備包括人事檔案管理軟件、網(wǎng)絡、高性能電腦以及掃描儀等在內(nèi)的基礎設施。而以上基礎配套設施的完善，以及維護檔案系統(tǒng)、網(wǎng)絡都離不開資金的支持，所以，高校需要在檔案管理信息化建設中加大投資力度。具體而言，各高校應將人事檔案管理信息化建設中安如自身的整體規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略，并將相關的監(jiān)管措施不斷完善。同時，高校其他部門也應在理解的基礎上，給予其較大的支持。人事檔案管理機構(gòu)的各級領導應就人事檔案信息化建設的重要性、迫切性積極向高校反映，努力爭取人力、財力和物力方面的資源。除了主動配置硬件設施，高校人事檔案管理機構(gòu)還需在建設軟件與數(shù)據(jù)庫方面引起重視，借助外包模式，設計與高校檔案管理需求相符的軟件。

3）加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設。新時期，高校應積極運用人事檔案管理系統(tǒng)，過去，高校在開展人力資源管理時，一般根據(jù)人力資源的特點展開主觀管理，而這種模式缺乏一定的正確性。而隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，則提供了很大可能給科學、客觀的管理。高校在開展人力資源管理工作的過程中，需要將各要素數(shù)字化，使其具備可比性，把人力管理和數(shù)據(jù)信息密切聯(lián)系起來，將數(shù)據(jù)價值充分發(fā)揮出來[3]。第一，將人事檔案信息資源合理整合在一起，在管理系統(tǒng)中對元數(shù)據(jù)管理、檔案號、流程定制、分類、統(tǒng)計、檢索與利用和、模板設置與應用等功能模塊進行設置。針對未有機密性的人事檔案信息，根據(jù)檔案管理的規(guī)定，在數(shù)字化校園平臺中展開公開管理，但應對每個功能模塊的權限予以加強控制，防止由于不合理的權限管理，而泄露信息，有效確保文件所有者的個人信息安全。第二，加大對高校現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫功能的開發(fā)和設計力度。除此之外，受高校人事管理體制改革的影響，應及時更新人事檔案信息。所以，需要積極構(gòu)建人事檔案信息更新功能，以確保在職人員有所變動的時候，人事檔案管理人員能夠立即更新人事檔案數(shù)據(jù)信息庫，實現(xiàn)信息管理的動態(tài)性。

4）優(yōu)化人事檔案信息化人才隊伍結(jié)構(gòu)。同過去的紙質(zhì)檔案管理工作相比，高校人事檔案信息化工作具有顯著區(qū)別，因而對檔案管理人員來說，除了要將傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務知識掌握之外，還應與時俱進，熟知最新知識[4]。進入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員還應把其他綜合知識均較好的掌握，包括現(xiàn)代信息技術等。筆者結(jié)合自身工作實踐，建議不斷完善高校現(xiàn)有人事檔案信息化人才隊伍結(jié)構(gòu)，具體可從以下兩方面著手：第一，對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務知識展開培訓，邀請相關專家（計算機、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)維護及人事檔案管理）到校內(nèi)上課，也要給予專職或兼職檔案人員鼓勵，讓其在線學習，不斷充實自己；第二，將專業(yè)知識扎實，技術過硬的復合型人才引入。高校人事檔案信息化工作人才隊伍必須以多元化、綜合性人才結(jié)構(gòu)取代過去的單一的人才結(jié)構(gòu)，須知，只有確保人才隊伍結(jié)構(gòu)的科學合理性，方可進一步提高高校人事檔案信息化工作效率。

3 結(jié)語

總之，人事檔案信息化建設這一工作至關重要，各個學校均應引起高度重視，并在校內(nèi)積極開展，同時代發(fā)展保持同步，積極創(chuàng)新，合理管理和利用相關人員的人事檔案，努力將信息管理水平提升，從而使社會、學校、政策和教育的需求均得到滿足。