淺談電子檔案的發展

林雪儀

（東莞市科學技術博物館，廣東 東莞 523000）

檔案工作是保障人民根本利益的重要事業，我國歷來十分重視它。2021年1月1日起施行新的檔案法，是我國檔案法治建設進程中新的里程碑，是檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的重要標志，必將對新時代檔案事業高質量發展產生重大深遠的影響。電子檔案作為檔案在新時期的新形式，必能獲得持續、快速的發展。

1 電子檔案的興起

檔案管理是社會信息資源的主要載體，承擔著信息收集和儲備的重要任務。檔案管理人員在對各類信息資源進行整合歸類之后進行統一的裝訂、收錄和保存，之前一直以紙質檔案為主。隨著信息技術的飛速發展和大量電子文件的產生，電子檔案的概念學界早在90年代已經開始研究，國家也出臺了相關標準和戰略規劃，目前正在大力推進紙質檔案數字化，實行雙套制保存，即紙質檔案一套，數字化電子檔案一套。電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案具有檢索方便、實時同步備份、存儲空間小，維護方便的優勢，成為檔案發展的必然趨勢。電子檔案的產生和推廣，帶動檔案管理信息化應運而生、快速推廣。

2 當前電子檔案存在的問題

檔案管理最重要的是保持檔案的原始記錄性和安全性。與紙質檔案相比，電子檔案的內容很容易被修改和受到黑客、病毒等攻擊，電子簽章還沒有普及，電子檔案的安全性是制約電子檔案的一大問題，引起政府機關、企事業單位的高度關注。

如何實現電子文件的真實性、完整性和有效性仍是難題，電子文件很容易修改和載體之間的遷移，導致其憑證作用無法定性，法律地位無法確定，就難以在政務中發揮作用。電子檔案難以長久保存，光盤、磁帶、硬盤的壽命都有限，系統的壽命也有限，將產生當初的系統能讀出電子文件、以后支持該系統的軟硬件平臺更新換代后不兼容原來的電子檔案等隱患。電子文件如果要在政務中能流通，那么系統、格式、標準必須要統一，當前一個公司內部都難以統一，何況各個政府部門，這是龐大的系統工程。

3 推廣電子檔案的建議

3.1 制定電子檔案管理機制和執行標準

新檔案法對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統建設等作出規定。各級政府也將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障檔案數字資源的安全保存和有效利用。規定電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。對電子檔案管理信息系統、數字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺的建設提出了新要求。

在對電子檔案的保存與維護過程中，應在充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等實際情況下，統籌設計技術方案和工作模式，采取有效措施確保電子檔案的安全可靠。具體要注意幾個問題：第一，要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示，可以采取同時保存電子檔案相關支持軟件、保存原始檔案的電子圖像和保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品這三種方法。第二，要保證電子檔案載體物理上的安全。電子檔案基本上是以脫機方式存儲在磁、光介質載體上，需要建立一個適合于磁、光介質保存的環境。載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等，必要時配備防磁柜等專用設施。第三，要保證電子檔案內容邏輯上的準確。電子檔案內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存。第四，要對電子檔案定期進行有效的檢測與維護。對保存的電子信息要定期進行檢測與拷貝，對于電子檔案的檢測與維護必須嚴格管理，建立相應的維護管理日志。

3.2 打造高素質專業化檔案人才隊伍

檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案整理、保護、鑒定、編研等工作都需要有先進的科學技術和一支高素質的專業人才隊伍作為支撐。

一是大規模開展干部培訓。要加大年輕干部培養力度，通過專題培訓、專項工作、掛職鍛煉等方式，不斷打牢理論根基、政治根基、業務根基、道德根基，提高解決實際問題的能力。各地區各部門也要制定培訓計劃，對本地區本系統檔案干部進行培訓。使他們掌握最先進、最核心的檔案管理技術，并且保證他們具有良好的職業素質，能夠適應檔案管理過程中產生的困難和挑戰，滿足檔案管理的需要。

二是組織實施人才強檔工程。根據“十四五”時期檔案事業發展對人才的需求，研究制定中長期檔案人才隊伍培養規劃，著力培養一批有深厚檔案學術涵養的管理人才和檔案編研開發、檔案保護修復、檔案科研、信息化技術等方面的領軍人才。開展檔案管理碩士專業學位教育，建設一批“檔案工作實訓基地”。深化檔案專業人員職稱制度改革，突出品德能力業績。組建一支具有超強計算機操作能力、能夠熟練運用高科技設備、熟悉檔案管理專業知識的人才隊伍。

3.3 筑牢電子檔案安全屏障

檔案安全本質上是政治安全，檔案管理的核心要義就是安全保管。電子檔案是新生事物，對其安全性問題必須強化底線思維，絲毫不能放松。各級檔案部門要切實擔負起檔案安全特別是電子檔案安全的主體責任、領導責任和監管責任。檔案主管部門要加大監督檢查力度，抓好安全保密宣傳教育，嚴肅查處檔案安全事故，以責任追究倒逼責任落實。要健全責任體系，完善安全風險管控機制，提高防范化解風險能力。要按照《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》《檔案館應急管理規范》《檔案館災害防治工作指南》等，完善相關規章制度和應急預案。要開展經常性安全隱患排查，對發現的問題隱患建立臺賬、逐項整改，注重堵漏洞、強弱項，提高人防、物防、技防針對性。定期組織開展應急處置實戰演練，不斷提高應急處置能力。同時，要嚴格按照國家等級保護和分級保護要求，加強對重要檔案信息系統的安全防護工作，大力完善電子檔案相關配套的軟硬件設施，積極推進自主可控環境下檔案業務系統建設。充分發揮檔案行業網絡與信息安全信息通報制度作用，提升各級檔案部門網絡安全態勢感知和應急處置能力。

4 結語

電子檔案新生事物，是檔案的新形式，與信息化技術和潮流相適應，盡管當前其發展過程中仍存在一些突出問題，但我們仍要堅定發展電子檔案的信心和決心。各級檔案部門在國家統一部署下，通過強化檔案管理信息化的科學意識，牢固樹立檔案安全的底線思維，制定完善的管理制度，加強對檔案管理人才的隊伍建設，在技術更新帶動下進行電子檔案管理改進與升級，我國將更快地實現電子檔案的廣泛普及，最終實現檔案管理的信息化。