電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利弊分析

孫 波

（黑河市委講師團，黑龍江 黑河 164300）

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理技術(shù)也在不斷提高，對檔案的要求也越來越高。國家越來越重視檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理也在不斷進步。電子檔案已逐漸取代紙質(zhì)檔案。這是時代發(fā)展的結(jié)果，也是經(jīng)濟發(fā)展的表現(xiàn)，電子檔案的特殊屬性和當(dāng)前電子檔案管理工作中存在的一系列潛在問題，要求廣大檔案管理人員提高綜合素質(zhì)，掌握先進的科學(xué)技術(shù)、電子檔案管理軟件應(yīng)用技能，樹立正確、科學(xué)的檔案管理觀念，以便更好地投入到檔案的分類、整理、歸檔和管理工作中去，促進了當(dāng)前檔案管理水平的進一步提高。

1 傳統(tǒng)檔案管理的利與弊分析

1.1 傳統(tǒng)檔案管理可以實現(xiàn)對檔案原件的有效保存

基于對傳統(tǒng)檔案管理的認識，傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢在于對原始檔案的有效保存。由于傳統(tǒng)檔案館有專門的場所和專業(yè)的管理人員進行管理，可以實現(xiàn)對原始檔案的有效保存，保存質(zhì)量也比較高，可以實現(xiàn)對原始檔案的長期保存，對于比較重要的原始檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方法具有很大的優(yōu)勢，可以最大限度地保存原始檔案，避免原始檔案的丟失，或在保存過程中遭到破壞。因此，傳統(tǒng)的檔案管理在這方面具有一定的優(yōu)勢。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理流程相對嚴密，能夠滿足檔案管理需要

除了上述優(yōu)點外，傳統(tǒng)檔案館在管理過程中對管理過程有著嚴格的要求，這對檔案管理產(chǎn)生了重要影響。基于傳統(tǒng)檔案管理流程的實際特點，在實際管理流程中，傳統(tǒng)檔案管理能夠滿足檔案管理的實際需要，實現(xiàn)檔案管理功能的基本管理流程。

1.3 傳統(tǒng)檔案管理占用場地大，需要的場所較為特殊

然而，由于傳統(tǒng)的文件管理需要一個特殊的地方進行文件存儲，這便對檔案管理場所的規(guī)模提出了更高的要求，同時，檔案管理場所還需要有基本的硬件設(shè)施，以保證檔案資料不被破壞。為了滿足這一要求，傳統(tǒng)的檔案管理需要在管理場所投入更多的資金，這也導(dǎo)致了傳統(tǒng)檔案管理的成本相對較高。

2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案進行利弊分析

2.1 檔案的收集和歸檔

傳統(tǒng)的檔案管理是手工對檔案進行分類整理，通過檔案管理人員，對檔案按具體類型、來源、類型等進行分類整理，一般按行政文件和科技文件進行整理，但在整理時間上有嚴格區(qū)分，如果是科技文件，可以隨時歸檔。這種收集歸檔的方式在檔案整理的初期非常簡單，但在檔案整理的后期，隨著檔案數(shù)量的增加，檔案的工作量會增加，對檔案的整理非常不利，增加了工作量。

在電子文件收集整理的初始階段，需要標(biāo)注文件編號和分類，并在計算機上標(biāo)注電子文件信息。標(biāo)識完成后，將文件傳遞給上級管理部門，由上級管理部門保存文件。這是電子文件的收集歸檔方式，雖然前期工作很多，但到了后期，只需輸入相關(guān)標(biāo)簽即可拿到相關(guān)文件，只需幾秒鐘的時間，這對檔案工作的后期工作來說是非常有益的。

2.2 檔案管理方式不同

電子檔案具有一定的特殊性，可以實現(xiàn)檔案的一級管理。因此，檔案管理部門在接收檔案的同時，會及時對檔案進行編號，并制定相應(yīng)的分類號和檔案號，同時根據(jù)上下文件的關(guān)系給出相應(yīng)的檔案號，方便了相關(guān)信息的檢索和查詢。用戶只需對文件進行分類、編號，就可以方便地找到相關(guān)文件及其對應(yīng)的上下級文檔和附件，大大減少了文件管理人員的工作量。

2.3 檔案查詢利用方式不同

作為電子檔案的管理者，電子檔案系統(tǒng)的注冊應(yīng)通過遠程方式實現(xiàn)。只有在電子檔案館確認身份后，他才能獲得查閱檔案的權(quán)利。同時，他有權(quán)借閱、登記和支付查詢費。

3 做好電子檔案管理措施

3.1 創(chuàng)建檔案利用制度，進行檔案資源的整合

建立科學(xué)合理的檔案使用審批制度，檔案管理人員在查詢、使用檔案過程中，應(yīng)當(dāng)取得檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。同時，按照管理制度建立檔案，檔案部門要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)做好檔案的收集和日常管理工作，做到及時收集檔案，保證電子檔案信息的及時更新，以滿足廣大電子檔案用戶的需求。

3.2 網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)

隨著電子計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)。電子檔案管理系統(tǒng)是信息管理系統(tǒng)的一種形式，它為檔案管理提供了一種自動化、系統(tǒng)化的管理模式。當(dāng)發(fā)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在入侵行為時，可以通過封鎖、報警等措施做好電子檔案管理系統(tǒng)的保護工作。這主要是為了檢測網(wǎng)絡(luò)入侵者，補充防火墻等安全軟件的不足，在第一時間發(fā)現(xiàn)黑客在電子系統(tǒng)中的攻擊行為，防止黑客和病毒入侵電子網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部系統(tǒng)。

4 結(jié)論

綜上所述，電子檔案管理已成為檔案管理的一種新形式，對提高檔案管理效率、降低檔案管理成本起著重要作用。傳統(tǒng)的檔案管理和電子檔案管理有著不可替代的優(yōu)勢，也存在許多弊端。我們要取其精華，去其糟粕，不斷探索更有效、更有效的方法。