探討研究電子文件時代文檔管理一體化論

陳 蓉

（阿壩州中心血站，四川 阿壩藏族羌族自治州 624000）

電子文件時代的降臨，為人們的文檔管理工作帶來了很大的便利。人們通過互聯網和計算機設備，實現對文件資料的管理控制。同傳統紙質檔案管理方式相比，電子文件管理擁有更高的安全性、保存時間長、不會磨損丟失的優勢，為人們查閱信息提供了巨大的幫助。但由于傳統紙質檔案管理時間較長，思想根深蒂固，導致一些工作人員在進行電子文件管理時，出現難以適應、未能明確管理定位和一體化論斷的問題[1]，給管理工作質量和效率帶來負面影響。深入研究其中的問題，從而提出相應的管理措施，便成為當務之急。

1 文檔一體化內涵和意義

1）內涵。文檔一體化，就是指相關工作人員采取合理方法，將文件形成、傳輸、管理同檔案采集、歸納、保存、使用等環節結合在一起，沿照統一標準規范，統籌規劃，將其作為一個有機的整體來進行管理。2）意義。通過實現文檔一體化，能夠大幅度簡化檔案文件的管理流程，實現檔案信息和文件資料的合成，擺脫原有檔案文件中條條框框的束縛，實現資源信息集合，節省人力、物力資源，并有效提升工作效率。并最大程度保證檔案有效性、真實性、可用性，幫助人們對管理人員的角色定位加以重新審視[2]，在某些意義上說，也提高改善了他們的工作環境。

2 理論基礎

基于各種文檔類型和生命周期的認知研究，人們確立、形成了電子文檔一體化管理理論。但就文檔的生命周期來看，任何文檔都要從最初的收集、歸納、成型，再到保存，修改、使用，再到最后的銷毀或是永久保存。開展文檔生命周期一體化管理，便是對文檔生命周期中每個環節進行不間斷管理。在非一體化文檔管理中，使用的管理方法往往無法與文檔生命周期規律相統籌協調，致使文檔在運輸和實際使用時，發生損毀、丟失的情況。而一體化管理恰好相反，通過這種管理方式，工作人員可以將文檔生命周期的各個環節階段銜接在一起，持續給予文檔良好有效的管理和保護[3]，并將每次改動詳細記錄下來。

3 一體化管理中的問題

1）管理趨于形式。一般情況下，在電子文檔管理過程中，工作人員往往會把管理軟件劃分數個子系統，這樣做在一定程度上違背了檔案管理要求，也同文件運動規律不相匹配。從表面來說，通過歸卷管理環節，系統能夠將檔案階段和文件階段有效連接，但從本質上講，對于電子文件，自從歸檔開始，就破壞了從其生成之日便開始的“檔案化管理”，比如：在電子文件系統的內部，建立元數據著錄機制。由此可見，在電子文件管理中，相關人員不能一味關注歸檔環節。想要做好電子文檔一體化管理，應當將目光集中在文件管理子系統上，實現文件分類、監控，確保記錄文件登記、審核、簽發等環節有序無誤。還要注意將日志管理、權限設置、元數據著錄機制、實時鑒定等模塊嵌入系統[4]。2）軟件開發缺乏規范。現階段，我國研發的文檔一體化軟件數量有幾千種，但根據實踐來看，一些軟件存在設計缺漏、質量低下的問題，使用這樣的軟件，難免會導致部門、地區間出現信息阻礙的情況，不能同新型網絡技術相接軌，無法實現資源信息共享的目標。所以，制定通用一體化軟件功能規范，實現輸出、輸入接口的統一[5]，便成為當務之急。3）原流程設計同電子文件管理需求不符。電子背景下，文件管理環節間的界限愈加呈現模糊化態勢，比如：在電子文件生成前，鑒定、著錄、保存內容就已經完成。而與此同時，有些緩解實施時間卻延長了，比如：元數據加載的著錄工作，便將整個電子文件的生命周期貫穿，重要的是，從整體來看，文檔一體化管理流程愈加朝著集成化方向發展。不同環節業務或同時開展，或交叉進行，相比于傳統紙質文件管理，電子管理階段界限不再那么明顯。由此可見，重新設計、組合電子功能模塊，便顯得極為重要。

4 一體化管理方法

1）積極轉變一體化管理思想。思想是行動的先驅，想要做好電子檔案一體化管理，順應新時期要求，嚴格管理文檔工作，相關工作人員就要及時轉變傳統落后的管理思想，準確認識一體化管理概念，不斷消除檔案管理同文檔管理之間存在的差異，確保內部工作協調性得到提高，在實踐中努力推行一體化管理新思路、新方法。2）開展一體化管理機制。在傳統文檔管理中，相關工作人員不是將檔案和文檔混在一起管理，就是將檔案和文件分化對待，前者嚴重影響工作質量，后者嚴重影響工作效率。想要盡早實現電子文檔一體化管理目標，相關部門就要盡快制定相關管理機制，對各部門、崗位具體職責加以明確落實，分別設立檔案和文件管理部門，實現責任細化。3）加大投入資金，研發新技術。在電子文件時代，文檔管理工作高度依賴高新技術設備，想要彌補人工管理中的問題，著重突出管理優勢，就要加大投入資金，多角度、綜合性完善電子文檔一體化管理。就文件檢索來說，現階段，只有滿足類目、時間篩選要求，按照操作人員輸入制定、在檔案庫中收集資料信息的電子軟件，才能滿足大批量文件管理需求。所以，檔案管理部門和文件管理部門要加強合作，針對一體化管理中的重點難題，一起研究管理新方法、新技術，注意要做好信息的交互作用，在滿足個性化服務的同時，確保軟件擁有足夠的安全性。4）加強管理人員專業素養。在一體化管理中，電子文檔的管理質量取決于文檔管理人員是否擁有足夠的專業能力。只有確保從業人員的操作規范性，才能避免工作中發生漏洞。通過定期開展培訓、組織工作人員學習專業知識，及時引進新型設備和軟件，確保他們掌握必要的專業技能。另一方面，注重素質教育，培養服務意識，加強日常工作中的溝通能力，為電子文檔一體化管理工作的順利開展奠定堅實基礎。

5 結語

在電子文件時代，文檔管理工作同互聯網、計算機技術緊密相關，同時也是管理方式和科學技術的有效結合，通過深入推進計算機技術培訓，能夠有效推動電子文檔一體化建設，提高工作質量。相關工作人員要不斷提高自身計算機操作能力，從資料信息的收集、整理、研究等各個環節入手，迎難而上，積極探索，正視各種考驗，解決存在的問題，推動我國電子檔案管理事業邁上新的臺階，為人們提供更加優質的服務。