水利工程建設項目檔案信息化建設的研究

蓋 群

（江蘇省灌溉總渠管理處 江蘇省淮河入海水道工程管理處，江蘇 淮安 223200）

水利工程建設檔案的開發利用不僅對水利建設產生積極影響，為促進我國水利事業的發展提供了依據。如何做好水利工程建設檔案信息化管理建設是一個重要的課題，還需要今后進一步思考研究。

1 正確認識檔案信息化建設內在含義

檔案信息化是指利用信息科學技術，將通信技術和網絡技術等最新的高科技方法全面應用于歸檔活動，以及管理、開發、處理和提供歸檔信息資源。從本質上講，這是一個從傳統檔案實體保管到現代檔案信息的數字收集、存儲和傳輸以及以信息形式為社會服務的過程。但在我國該技術的發展時期相對較短，人們對建立檔案信息的認識和理解仍然存在偏差和不足，需要對思想觀念進行進一步的更新和突破。

2 水利工程項目檔案管理現狀及問題

1）水利工程建設項目檔案信息系統不完善。阻礙水利工程建設項目檔案管理信息化發展的主要問題是硬件設備和軟件支持問題，缺乏基本支持設施以及軟件系統不完整。當前檔案管理方法受到現有管理方法的很大影響，與紙質資料和數字信息化資料相比，熟練傳統紙質資料檔案管理模式，并且對檔案管理數字信息資料系統比較陌生。另外，在傳統的檔案管理模式下，紙質檔案是水利工程檔案信息的主要記錄載體，由于紙質檔案的易磨損性和不利長期保存的特性，很難對水利檔案進行長期存檔，在某種程度上，不利于我國水利工程建設項目檔案管理技術的發展。其次，當前，項目管理部門的計算機相關參數的配置相對較低，因此很難同時運行某些檔案管理專用軟件。

2）提高管理信息化整體水平。水利工程建設項目的管理者不重視項目檔案管理而是看重工程建設本身的管理，相關工作者缺乏管理檔案的經驗和缺乏有關檔案“信息化”建設的相關知識，直接影響項目的信息化建設。其次，由于一些檔案管理工作者的學習熱情和積極性不足，無法有效地運用相關的專業知識。

3）檔案管理的安全問題。檔案管理與其他管理任務不同，檔案內容的安全性是檔案管理的重中之重。在信息技術大發展的時代，網絡信息的開放性以及傳播速度快、信息處理能力強的特點，雖然使檔案管理工作者更方便地訪問信息，卻也給檔案信息數據的保密性帶來一定的安全隱患。因此水利工程檔案信息數據庫的創建者應加強防護數據庫的安全，以防止由于網絡黑客和其他惡意病毒對檔案管理信息系統的惡意入侵而導致數據泄漏和數據丟失。同時有必要從數據管理的角度提高安全意識，日常業務數據及時備份，并通過大數據備份功能、安裝防火墻、設置登錄訪問權限等增強整體數據安全性。

3 水利工程檔案管理信息化建設策略解析

1）加強水利工程檔案的信息化建設意識。只有先有了水利工程檔案信息化建設的意識，并且逐漸加強這種意識，才能提高我國水利工程檔案信息化管理的水平，有必要全面加強相關的管理人員的技能培訓，有必要逐步提高對文件管理的正確理解。檔案管理部門可以全面推進信息化檔案的收集、整理和開發利用，提高信息管理水平，并調動管理人員的熱情。逐步提高管理人員的檔案工作意識，確保水利工程檔案信息化建設意識深入人心。

2）完善水利工程檔案信息化管理制度。對于水利工程中的檔案管理負責人，有必要收集檔案管理相關人員的信息化建設意見，并給有價值的意見提供有力的支持。可以成立專項小組，專門負責檔案信息化管理升級的全面流程。對于小組成員，需要結合成員的優勢和技能甚至性格特點，執行全面的工作分工和職位匹配，提高數據收集水平以及對數據進行全面分類。水利工程檔案管理的工作人員必須定期收集國家頒布的相應的規章制度，以實現水利單位對國家政策以及行業規范的了解，同時借助這些規范來完善自身的規章制度，建立自己的管理體系。通過建立健全的標準化管理體系，實現檔案信息化管理的標準化和規范化，增強檔案管理的信息化水平。

3）增加水利工程檔案管理信息化所需設備。信息化管理必須匹配相應的設備，水利工程檔案管理的信息化必須加強設備方面的投入，軟硬件同樣重要，軟件方面，需要構建一個良好的信息平臺和檢索系統，以便以最快的速度找到最準確的檔案，同時要增加網絡安全投入，設置防火墻以維護數據安全。硬件方面，好系統要匹配好裝備，除了基本的硬件設施外，還需建立一個安全、智能的數據中心存儲設備，也要注意硬件安全，設置獨立網關等配套設備。由于我國一貫支持水利工程項目，隨著工程的增多相應的水利工程檔案的數量也在增加，檔案管理部門承受的壓力很大。先進的管理設備是確保檔案管理水平不斷提高的關鍵，引進先進的檔案管理設備可以減輕檔案管理人員的負擔，提高工作效率。

4）加強對檔案管理人員的信息化人才培養。檔案的信息化需要專業的人才來實施以確保信息化改革順利，檔案的信息化不是簡單地錄入，信息采集錄入只是最基礎的部分，后期的信息系統維護以及數據安全同樣決定著檔案信息化的最終成果。所以，信息化人才在整個水利工程檔案管理的信息化改革中發揮著非常重要的作用，人才是業務發展的根本支撐。因此，需要加大人才的培養力度，也有必要引進先進的信息技術人才來加大教育強度，提高檔案管理人員的整體水平。檔案管理人員需要進行全面的培訓，以適應檔案信息化后的管理模式，成為信息時代檔案管理的中堅力量。

4 水利工程檔案管理信息化時代的意義

1）提高水利工程檔案管理水平。水利工程檔案管理信息化有助于提高水利工程檔案管理水平。傳統的檔案管理依靠手動模式，由于諸如檔案存儲不當等因素，以及信息檢索速度慢和信息更新不及時等問題，容易造成檔案損壞或丟失檔案信息。檔案信息化能避免這些問題，提高檔案管理的效率。

2）實現水利工程信息的共享。水利工程檔案管理信息化有助于實現水利工程信息的共享，以及水利資源的最優化配置。水利工程屬于民生基礎工程，檔案信息化建設可以在水利工程建設過程中及時將各種信息收集到檔案管理數據中心，不僅可以有效避免工程數據過時造成的問題，而且可以對水利工程項目建設過程進行全面監督。

3）提高檔案管理水平和檔案管理人員素質。水利工程檔案管理信息化有助于提升水利工程檔案管理人員的業務素質，在新時期，檔案管理也要跟上時代的發展，檔案管理需要更快的速度，更高的效率，更準確的數據，更安全的管理。這對檔案管理工作和檔案管理人員有了更高的要求，水利工程檔案的信息化建設符合水利工程檔案的新要求，有助于提高水利工程檔案管理水平和管理人員的工作效率。

5 水利工程建設項目檔案信息管理的重要性

為了確保水利工程建設和安全運行需要做好檔案管理，并提供有關工程的真實數據和信息。隨著水利信息化的不斷發展，計算機和網絡技術已經普及，水利工程檔案也從紙質改為電子存儲，通過更換載體，使用頻率越來越高，根據水利信息化的發展需要，如果使用現有的檔案管理模式則無法實現，必須改變檔案的管理方式。先進的信息設備的使用以及計算機和互聯網的支持，使檔案管理過程更加簡潔方便，節省了大量的時間和人工成本，大大提高了工作效率。

6 結語

水利工程建設工程檔案信息管理要適應現代檔案和單位發展的需要，加強水利項目檔案信息化建設，檔案管理是水利工程建設管理的基礎，為了在水利工程建設管理過程中增加檔案管理的重要性，促進水利工程建設領域的健康發展，應不斷提高檔案信息化管理水平。