辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理方法研究

王 樂

（河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院，河北 石家莊 050021）

文書檔案管理在企事業(yè)單位中是一項極其重要的工作，需要專業(yè)性很強的人員進(jìn)行檔案的管理，通過文件記錄的方式對單位管理信息進(jìn)行儲存，內(nèi)容沒有限制性，普遍多元化，其文書檔案管理是企事業(yè)單位的重要內(nèi)容之一。現(xiàn)階段在辦公自動化環(huán)境背景下，文書檔案管理應(yīng)與信息化技術(shù)相結(jié)合，以此提高文書檔案管理的規(guī)范性、高效性從而真正實現(xiàn)文書檔案管理的功能與價值。

1 辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理特點分析

1.1 信息化

在辦公自動化背景下，文書檔案管理應(yīng)以信息化特點進(jìn)行。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中一般采用的是紙質(zhì)檔案，并利用整理、收集、歸類等方式進(jìn)行，不但工作效率較低，工作質(zhì)量也無法得到保障。在辦公自動化環(huán)境下文書檔案應(yīng)利用信息技術(shù)實現(xiàn)自動化管理水平，例如可利用word、Excel等自動管理軟件實現(xiàn)收集、儲存、分檔、統(tǒng)計等文書管理內(nèi)容，從而降低管理人員的工作量，提高管理效率與管理質(zhì)量。

1.2 一體化

在利用信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理時，可提高檔案查詢、檔案調(diào)離、檔案驗收等工作效率。目前在辦公自動化背景下檔案管理工作利用信息技術(shù)代替了以往的紙質(zhì)檔案，并利用計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了共享、傳輸?shù)纫惑w化查詢與管理方式，從而真正發(fā)揮文書檔案的信息價值，為企事業(yè)單位提供良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

1.3 規(guī)范化

在辦公自動化背景下，應(yīng)加強對文書檔案管理電子信息化建設(shè)，以此建立科學(xué)化的檢索體系，幫助企事業(yè)單位歸檔各門類檔案，并實行檔案“數(shù)據(jù)庫”管理，實現(xiàn)對企事業(yè)單位全部文書、檔案、資料的全文檢索。在探索完善檔案管理系統(tǒng)時，實現(xiàn)對檔案、文書檔案和其他類型檔案的在線收集和全過程規(guī)范化管理。從而提高企事業(yè)單位文書檔案管理的規(guī)范性，幫助文書檔案管理工作邁入新時代標(biāo)準(zhǔn)化管理[1]。

1.4 現(xiàn)代化

在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理應(yīng)以現(xiàn)代化的方式進(jìn)行。現(xiàn)代化的管理方式對信息保存和記錄都至關(guān)重要，現(xiàn)代化保管方式可有效提高檔案管理儲存的效率，也能有效避免文書檔案管理出現(xiàn)歸檔錯誤等問題。

2 辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理辦法

2.1 做好辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與調(diào)試工作

在辦公自動化環(huán)境下應(yīng)做好對辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與調(diào)試工作，從而避免文書檔案管理出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤、無法錄入等情況。首先應(yīng)由檔案部門對文書檔案管理內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計，以此確保檔案管理系統(tǒng)的歸檔、整理、統(tǒng)計等功能發(fā)揮效用。其次在系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)時應(yīng)提高檔案管理人員的專業(yè)技能水平，做好系統(tǒng)的統(tǒng)籌與調(diào)試工作，確保在辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理工作可以順利進(jìn)行。

2.2 提高標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的管理內(nèi)容

在進(jìn)行文書檔案管理時應(yīng)提高對文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的管理。根據(jù)企事業(yè)單位檔案的基本情況制定完善的檔案管理制度、文書檔案分類辦法和檔案裝訂整理等內(nèi)容，并詳細(xì)檢查檔案分類管理、檔案裝訂入冊等情況。提高電子文件與網(wǎng)絡(luò)歸檔的規(guī)范性，按照自動化軟件設(shè)計的具體要求，實施規(guī)范性操作，使電子版文書檔案規(guī)范性的得到保障。

2.3 提高管理意識

在辦公自動化環(huán)境下，應(yīng)提高對文書檔案信息化的管理意識。首先檔案管理人員需要具備較強的操作專業(yè)性，以及較高的綜合素質(zhì)。同時，企事業(yè)單位必須注重對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的操作水平，規(guī)范操作，提高檔案管理的效率，培養(yǎng)檔案管理人員的管理意識。通過提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)其整體意識，從而在進(jìn)行文書檔案管理工作時對出現(xiàn)的問題能夠及時解決，避免因拖延而造成較大的損失，從而在很大程度上提高了電子文書檔案管理的安全性，也能夠在保證文書檔案安全性的同時對企事業(yè)單位的利益起到保護作用[2]。

2.4 提高電子文件的管理安全性

在信息技術(shù)與辦公自動化環(huán)境的影響下，辦公倡導(dǎo)無紙化、電子化，很多文件都存儲在計算機里，從內(nèi)容和形式上給文件管理工作帶來了便利，但也帶來了一些安全方面的挑戰(zhàn)。所以，在進(jìn)行文書檔案管理工作時，應(yīng)提高電子文件管理的安全性，電子文件管理應(yīng)當(dāng)堅持統(tǒng)一管理，全程管理，便于利用，安全保密的原則。特別是在機關(guān)單位中，由于有些重要文件需要控制知悉范圍，一旦被誤看、誤刪、誤傳，都會給工作帶來很大困擾，要通過技術(shù)處理增強文件安全性，重點防范。例如，在對重要的文書檔案進(jìn)行管理時，可對文書進(jìn)行加密管理。利用WinRAR等壓縮軟件，在選擇“壓縮文件”后為重要的文書檔案設(shè)置一定的密碼，在設(shè)置完成后依次點擊“確定”、“立即壓縮”，這時文檔會變成壓縮后的文件并加密。通過這樣的方式，有效確保文書檔案的管理效用，發(fā)揮文書檔案管理的真正價值[3]。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息化時代，計算機操作成了工作與生活中不可或缺的部分。在文書檔案管理工作中，應(yīng)實現(xiàn)文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、高效化，從而確保電子文件的真實、完整、可用和安全。讓文書檔案管理工作能夠為企事業(yè)單位有效保存歷史記錄，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，推動檔案管理信息化的健康發(fā)展。