檔案管理從紙質到電子化的思考

周瑞媛

（山東省臨沂市郯城縣檔案館，山東 臨沂 276000）

近年來，電子信息技術的高速發展，檔案管理工作也逐漸實現了信息化。不僅拓寬了檔案管理工作的空間，同時也對檔案管理工作發展提出了更高新要求。在工作中，檔案部門需要結合發展方向和發展重點，明確電子檔案管理過程中需要特別注意的問題與自身電子檔案信息方面的需求，構建良好的辦公自動化環境，從而使得電子檔案能夠具備科學性和安全性的管理特征，實現電子檔案管理的成功轉型。

1 電子檔案管理的特點

1.1 便捷性強

推行無紙化辦公，開展電子檔案管理工作，需要加強對電子檔案特點的了解和認識，為后續工作奠定基礎。從以往應用經驗來看，電子檔案管理的便捷性特征較為明顯。電子檔案管理類型分為邏輯歸檔和物理歸檔兩個范疇。在邏輯歸檔中，通過網絡向電子檔案部門提交相關信息，不需要改變文檔的儲存方式和相關位置，嚴格規定了電子檔案管理范圍。在物理歸檔中需要將電子檔案備份到移動硬盤和其他光盤中，并移交電子檔案管理部門統一管理，實現電子檔案權限的多方位移交管理，從而使得電子檔案管理工作能夠具備現代化的特征，為后續工作奠定堅實基礎。

1.2 便于保存

電子檔案相比于傳統紙質文檔來說，在保存和管理方面的優勢較為突出，并且在防霉和防火中的效果也是具有比較優勢的。電子檔案管理中，文件儲存在電腦或者是光盤上，再根據要求，可以隨時調取電子檔案的信息。閱讀上是非常便捷的，也節約了實際儲存空間。比如，與以往的紙質文檔相比，電子檔案只需要進行簡單的歸類和處理，就可以在電腦中實現自動化操作。不僅節約了工作人員的工作壓力，還有助于提升實際電子檔案管理效率和水平。

2 電子檔案管理中需要注意的問題

與傳統紙質檔案管理相比，電子檔案信息內容出錯概率特別低，而且易于檢索。在實際工作中需要加強對安全防護工作的重視，從真實性原則出發，提高電子檔案管理的效率。還需要特別注意電子檔案的完整性問題。電子檔案內容的完整性很難得以全面保障。這主要是由于電子文件常處于流動狀態中。伴隨信息背景的變化，使得文件的處理過程在不斷地累加，其中所包含的形式是多種多樣的，然而一些儲存數據具備分散性的特征，很容易在后續儲存時出現丟失問題，對于電子文件的變化也存在著不清晰的情況。檔案管理人員要加強對電子檔案管理工作的重視程度，突出電子檔案管理的優勢性特征。

3 信息化背景下電子紙質化檔案管理模式轉型的作用

電子檔案管理部門并不直接對所有電子檔案進行絕對性的管理，導致一些電子檔案管理經常會在后續整合和加工時存在遺漏和遺失的問題，想要查找這些電子檔案是非常不容易的。因此，在實際工作中需要融入信息化手段來提高電子檔案管理的效果以及水平，做好電子檔案管理工作的優化調整。同時利用信息化技術進行電子檔案的搜集和整理，然后再在電子檔案信息化管理工作中進行快速檢索和統計。電子檔案管理信息化和網絡檔案管理模式是相互關聯的，可以使相關管理人員直接在系統中查詢相關的電子檔案信息，也可以通過掃描技術將紙質電子檔案，變成電子檔案，方便后續的儲存和管理，從而達到優化電子檔案管理的效果和水平。

4 加強電子檔案管理的思路

4.1 加強信息化建設力度

從整體上看，檔案所包含的內容和類別具有復雜的特征。在實際檔案整理工作中，需要加強信息化，通過數字化技術和掃描技術，在進行日常操作過程中，可以節約檔案整理的時間，從而實現現代化的轉型、升級。在信息時代要通過檔案信息化進行有效加工，通過網絡計算機傳輸方式進行檔案信息的調取及搜集，實現資源的有效性利用，也有助于實現檔案信息資源的全方位共享，在實際工作中要及時記錄檔案的賬號和存放部位等等，完成自動化管理。同時還要加強對設備和資金的投入力度，充分展現出計算機在數據處理方面的優勢，從而優化日常檔案管理工作。

4.2 現代化管理模式

檔案管理模式也適應時代的發展，首先在工作中需要落實現代化的管理理論以及方法，通過實際的創新以及發展推動檔案管理現代化體系的不斷完善。其次還需要用先進的整理方法加大技術設備的投入力度，通過先進的技術方法和成果，融入到檔案管理工作的各個環節中，從而使得實際檔案管理工作能夠朝著智能化和自動化的方向而不斷的發展。

4.3 檔案整理的標準化建設

在進行檔案管理工作中，需要加強對檔案整理標準化建設的重視程度，比如要優化格式標準和類別標準方面的程序和流程，從而使得檔案管理效率能夠得到全面提高。在當前時代下，自動化技術得到了廣泛性的實施，并且已經成為標準化管理工作中的重要組成部分了，比如在進行科學決策之前，需要將檔案進行歸檔，從而保證材料能夠具備完整性和準確性的特征，在實際實施時要特別注意各個檔案記錄和整理工作之間的有效銜接，使得整個工作流程能夠具備流暢性的特征。其次，在后續工作中還需要利用現代化的管理理念，優化檔案整理的相關標準以及流程，更加貼合于人性化和自動化的發展標準，提升檔案整理的精準性。

4.4 優化檔案管理的程序

為了提高檔案管理效率，需要優化檔案管理程序，更貼合實際工作需求，保證工作效率的提高。要適當提高檢索查準率，科學地進行檔案分類編號，通過正確的優化思路保證最終檢索的便捷性。在進行檔案信息錄入時要進行統一性規劃，防止在檢索時存在模糊和文不對題問題，以此來優化整個工作流程以及工作模式。檔案管理人員要具備較為完善的責任意識，從而及時地發現在管理工作中所遇到的問題，并且也可以根據時代發展方向，創新自身工作流程以及工作模式，按照檔案管理的要求，更加有序地履行相關的規章制度。在實際檔案管理工作中，部門需要加強對檔案管理人員責任意識的有效培育，可以開展必要性的培訓工作，提升檔案管理的效率。

其次，在實際工作中，要利用計算機技術將文件的產生和運行的每一個程序和自動化辦公進行相互的銜接，通過文件的起草和修改優化檔案管理的流程。管理人員需要充分發揮信息技術的優勢，不斷提高檔案的管理水平。

5 結束語

在現代化發展進程中，加強對電子檔案管理的力度是非常重要的，不僅可以推動 檔案管理工作的穩定發展，還有助于推動無紙質化辦公模式的成功轉型。在實際工作中，需要在無紙化辦公條件下提高電子檔案管理水平，還要加強計算機軟件和硬件設施的更新和管理力度，制定科學而完善的文件歸檔制度，從而為 各項事業的穩定發展保駕護航。